グループウェアの必要性

質問

「そもそも、グループウェアって何のために必要だと思う？？」

という質問を上司にされました。　僕はこう答えました。というよりも、答えることが出来ませんでした。

「情報の共有を簡略化出来る。」←漠然としてますね・・・。
デメリットとしては、紙での承認という重みが薄れる様な気がします。捺印とか。

他にも挙げてみたのですが、返される言葉は、「紙でも出来るだろ」・・・。

そこで、こんな馬鹿を助けて下さい。

そもそも、グループウェアを使うメリット、またそのデメリットは何なのでしょうか？？　僕の考えは漠然としているけど、間違っていないと思うのですが・・・。

回答No.1

wa_jiro · ベストアンサー

ｋｚｔさん、こんにちは。
かなり難しい問題提起を受けてますネ。
この提起されている内容は、本当に奥が深く、いろいろな回答をその上司の方に
話しても蹴り倒されそうです。　（笑）

参考になるかどうか不明ですが、まだ私が若かった頃、某メーカー
においての研修で、（その頃世の中にはじめてグループウエアが紹介
された頃です）何度も何度も教育されました。

それは「距離と時間やその他の隔壁を越えたコラボレーション（協調作業）」

なんのこっちゃい！と思いました。（苦笑）
その後、実際にクライアントにそのシステムを構築しても、同一のフロア内
でそれらを処理しておりました。　　（紙や会議で充分じゃないのかな？）
その頃は、目に見える範囲の中でしか（同一ＬＡＮ上）やりとり出来なかった
のですから。
後ろの人、別の部門でも、ちょっと足を伸ばせば‥。だったのですから。
しかし、その後の年月は、これらの見方を変えさせてくれました。
貴方の「情報の共有を簡略化出来る」は、その内容の集大成だと
思いますヨ。
今では、私もこれらがないと、仕事がまったく先にすすまない状況ですが
この頃、先の言葉がほんの少しの意味が分かりかけてきました。
（もう、少しばかり、遅いかもしれませんが‥）

ある目標物（成果物）を得るために多くの人の協調作業が必要ですが
そこには、距離（本店・支店・研究所、顧客）が離れています、そして
流れが必要です（自社部門から自社他部門へ）。
そしてこれらの協調作業が時間を超えて、有機的に結びついてこそ
いち早くその成果物を享受できるのだという事を。
「いかに早く」「いかに正確に」そして時間を無駄にせず、これらを伝達
する事、更に、それらをいかに有機的に結合するか。

ＳＦぽくなるかも知れませんが、今後ますます進化して、共有意識と
までの表現になるかもしれませんネ。
（実を言うと、私の心の中には、この言葉は根付いていますが‥）

とりとめの無い話しになってしまいましたが、何かの参考になれば
幸いです。

お礼

ありがとうございました。

自分の答えもあながち間違いでは無かったのかな・・・。と思うと、少し自信が出てきました。

多分、上司は何処か虫の居所が悪かったのでしょう・・・。

また、何かあったらご教授下さい。今後とも宜しくお願い致します。

回答No.3

ymmasayan

既にお二人の回答で網羅されているようですので雑感を。
確かに時間、空間を超えて共同作業が出来る、と言うのがうたい文句ですが、実は時間、空間を共有していてもグループウエアが有用なのは事実です。
掲示板があればいい、回覧でいい、コピーの配布でいい、打ち合わせでいい、大声でわめけばいい、とは言うもののたまたまその場にいなかったり、他のことに夢中でぜんぜん聞いていなかったりと言うことが頻繁に起こります。コピーの差し替えをきちんとしなかったり、書類の下に埋もれたりと言うこともあります。

１０人ぐらいの部屋で、お互いにＥ－Ｍａｉｌで連絡を取り始めたら、それまで以上にコミュニケーションが深まり、仕事がスピーディーになった例もあります。（外出の多い職場だったせいもありますが。）

回答No.2

hasshy

こんにちは
自分も仕事上でグループウェアを使っていますが、
メリットとして感じるところは、ひとつの仕事を複数人で行う場合の進行状況が
一目でわかる、もしくは即時に共有できるといったところでしょうか。
また、ロケーションも選びませんので、ネットワークに繋がっていれば、世界中の同僚とやり取りができます。たとえば、進行表を作っておいて各セクションごとに進捗を記入していくとかすると、自分の担当している部分はおわったから、アメリカにいる誰々さん、次頼むよなんてことが、即座に出来ます。関連の資料もその進行表に張り付けておけば、皆で共有できますしコピーやFAXの手間も省けます。あの資料は誰が持ってるんだ？なんてことを避けられます。
デメリットとして感じるのは、リアルタイムに仕事が進行しますので、その共有しているグループウェアは関係する全員が必ず見ているとのもとで仕事が進行しますので、タイムラグがないというか、確認を怠れないことです。緊急の場合はメールや電話で連絡を取り合ったりしますが、通常は進捗があっても告知がなかったりするので、毎日なにか新しいことや進展がないかチェックしなければいけません。これが結構時間をとられます。
思いつくままに書いてみましたが、参考になりましたでしょうか。
では

お礼

ありがとうございました。

そうなんですよね、メリットとデメリットが紙一重な気がして・・・。
昨日、さんざん考えたのですが、答えが出せずに結局、
「金も掛かるし、紙で出来るならそれでいいじゃん！！」
みたいな結論に至りそうにもなりました。

でも、hasshyさんともほぼ同意見だったので、なんとなく自信が持てました。

また何かあったらお願いしますｍ（＿＿）ｍ