社内の情報共有化について

質問

商社に勤めておりますが、会社の業務改善方法として情報の共有化を考えております。具体的にはＡさん、Ｂさん、Ｃさん・・・・・が各々自分の担当の仕事に必要な情報（得意先、商品の種類、簡単な説明　処理方法など）を箇条書きにしてそれをまとめてホストコンピューターに入力、誰でも閲覧出来るようにして、担当替えなどをスムーズに行えるよう、社内の情報を限りなくフラットにする。というものです。
　これってグループウエアと似ていると思うのですが、グループウエアの場合、掲示板のような所で前向きに議論するというイメージがあると思います。
この情報の共有化はグループウエアとは言わないのではないか？
このような事をやっている事例は他の会社であるのか？
パッケージのソフトなどうっているのか？
が知りたく質問しました。
どうぞ宜しくお願いします。

回答No.2

ng001 · ベストアンサー

>グループウエアの場合、掲示板のような所で前向きに議論するというイメージがあると思います。
>この情報の共有化はグループウエアとは言わないのではないか？
>このような事をやっている事例は他の会社であるのか？
>パッケージのソフトなどうっているのか？

ＮＯ．１の方はベンダーの方のようですが、私はユーザーとしての立場からアドバイスさせていただきます。

グループウェアという言葉が先歩きするのではなく、実質的に何をしたいのか、そしてその目的は何かという点を突き詰めていくと、自分が欲しているソフトがだいたいイメージされてくると思います。グループウェアの代表格のように言われている Lotus Notes などを使うとかなりの仕事ができます。以前私も３０００人規模で Notes を利用していました。当初考えていたよりもはるかに便利だと実感したのは、始まって半年くらい経ってからです。

そこでは本部から末端への連絡事項を始め、メール、掲示板、施設予約、スケジュール表、マニュアル、フォーラムなど数百のデータベースが稼動して、まさに情報の共有が図られていました。

現在は数百人単位の職場に変わりました。そこではまだグループウェアが導入されておらず、以前の経験から情報の円滑な伝達のためにはそういうツールが必要だと痛感しています。

とりあえず通達、メール、掲示板のようなメニューから始めたいと思っています。そこでどんなツールを使うかが問題です。Lotus Notes のような汎用性のあるソフトは大変便利ですが、構築するのに時間とお金がかかります。開発部署に十分な人材がいれば問題ありませんが、小さな組織ではそういうことに金と暇をかけるわけにはいきません。

実は（別に特定企業を宣伝するつもりはありませんが）簡便なパッケージソフトがあることを最近知りました。サイボウズとアイオフィスという二つのパッケージです。これはＷＥＢ技術を使ったソフトで、なんといっても楽なのは、クライアントがわにブラウザさえあれば、あとはサーバー側に簡単な設定をするだけで使えます。メール、掲示板、ファイル管理、スケジュール、施設予約など１０種類くらいのメニューが用意されています。

恐らくNotesを使ってこれだけのソフトを作ると千万円規模になると思いますが、このソフトは１００万円以下で入手できます。そのかわりせいぜい２００人前後（メーカーのページには平均ユーザー数が７０人前後と書いてあります）で使うように設計されています。それよりも大勢の場合はサーバーやソフトを別立てにする必要があります。

こういうソフトを導入するときに問題となるのが、どうやって普及させるかです。会社の方々が積極的に応援してくれることは期待できません。一方では使いたい人がいて、もう一方では拒否反応あるいは無視を決める人がいて、温度差が大きいのが一般的です。

このあたりをクリヤーするにはまず親しいもの、あるいは限られたメンバーだけで便利さを実感したのちに、順次周りを説得することが必要だと思います。

いろいろ難関はありますが、あると大変便利です。サイボウズやアイオフィスは６０日間のお試し版がネット上からダウンロードできます。一度試されると良いですよ。（私もいま検討中です）

回答No.1

19inch_rack

お客様に業務改善にむけた情報システムの導入を進めている者です。

おそらく質問欄では書けない内容もあったかと思いますが
もしそれ以上出なければ、私はグループウエアの導入を薦めません。

一般に社内LANが整っている企業で
情報の共有だけであれば、ファイルサーバの中に
Excelファイルをいれて、それで顧客情報等を管理すれば済む問題です。

むしろグループウェアを入れるメリットは機能別で言うと下記があがります。
●メール：社内個人メールの管理
●掲示板：共有情報の管理
●サーバ：各種ファイルの保管
●予定表：各自の予定の管理
などなど・・・そして・・・
●ナレッジマネジメント：上記の個別機能を連動させた更なる知的生産性の向上

グループウエアは各自の機能を融合させることにこそメリットがありますので
最後の「ナレッジマネジメント」が終局目標にない場合は
私の場合導入をお勧めしていません。

グループウエア導入の事例は・・・
各社グループウエア販売企業のホームページにありますので
どういう風に活用されているか、じっくり見たほうがよろしいかと思います。