仕事の段取りが悪い

質問

こんばんは。

みなさんが、仕事の段取りをとる上で、意識していること、心がけていることなどなんでしょうか？

最近、残業が増えました。
立て続けにいろんなことが起きて、仕方ないと思うのですが、終わってみると、「なんでこんなにばたばたしたんだろう」と思うのです。
これは自分の仕事の段取りが悪いからでは？と思ったのです。また、ひとつイレギュラーなことを頼まれると、すぐにあせってパニックになります。
冷静であろうとするのですが、頭が真っ白になります。

回答No.6

kimshin · ベストアンサー

仕事はすぐ終わるものを先に片付けるのがコツです。
とにかく、目の前の仕事がひとつ減るだけでも精神的に落ち着きます。

難しい案件や、わからない案件を後回しにするのとはちょっと違います。
「邪魔なもの(簡単な仕事)をやっつけるまで待ってろよ」的な感覚でやるのです。

あと、身の回りの整理はできていますでしょうか？
物を探す時間ほど無駄なものはありません。
常に整理整頓を意識すれば、パニックがひとつ減りますよ。

お礼

回答ありがとうございます。

時間のかかる仕事を終わらせるべきだと思っていました・・・。でもたしかに、すぐおわるものからしないと仕事はたまる一方ですね・・。
「すぐとりかかるちょっとまってろ」という感じでしょうか。

整理整頓、心がけていますが、仕事を「これはあと！」と思っているうちに書類がたまります。
探すとき確かに時間の無駄を感じますね。心がけます・・・

回答No.5

jakyy

次のように行動されるとパニックにはなりません。
【実行することを書き出す】
５センチ平方の紙にすべきことを書く。
京大カードの大きさがベストでしょうね。
すべきことを別々に書きます。例えば次のようなことですね。
銀行に行く。ガソリンを入れる。手紙を書く。
酒を買う。知人に会う。メールを読む。本を買う。
在庫を整理。商品発送。映画鑑賞。新聞の切り抜き。
【優先順位を決めて並べる】
書き出したことの中から最初にすべきことを３個ほど決める。
後はやり易いように並び代える。
【実行に移す】
メモを見ながら、すべき仕事を実行に移す。
【追加】
しなければならないことが増えたらさらにメモを
追加する。
メモを並び替えると効率的になります。
【終了した仕事】
終わった仕事のメモは別のところに入れて、
手帳にメモって破棄処分する。

大変に見えますが、慣れると簡単です。
京大カード、ポストイットの大きいサイズがメモには
お勧めです。
カードには詳細に書きこんでおくと、間違いは少なくなります。
書きかたは、下記の様にされるといいでしょう。

「11月10日ミスサイゴンを観る。帝劇。５時３０分開演　チエット背広のポケットに」
「11月10日、帝国ホテル　３時待ち合わせ　書類、印鑑、土産持参」
「宝塚のチケット購入。12月1日午後の部２枚」
２時頃有楽町に到着、土産購入。宝塚大劇場に立ち寄り、
帝国ホテルで人と会って、５時に切り上げて、
帝劇にいくという予定がわかります。

参考URL：

http://www.kanshin.com/?mode=keyword&id=434443,http://www2.cds.ne.jp/~macride/memo/index.cgi?TYPE=Y&NO=035

お礼

回答ありがとうございます。

参考サイト拝見しました。メモのほうはさっそくお気に入りに追加です。
やることを一枚ずつメモしていく、確かにそれなら、項目だけ書いて「何をすればいいんだっけ？？」ということもないですね。

回答No.4

noname#8083

こんばんわ。
私も、やるべきことはリストに書き出して、チェックしてこなしていきます。
午前中はこの仕事・午後はこれ、と決まった仕事については、1日のルーチンワークプログラムを自分なりに作り、突発的な仕事は、その都度、優先順位でこなしていきます。
仕事をいくつもスパスパこなしてゆくイメージを持って、こなせると、私ってスゴォーイ!! と心で励まして、頑張ります。(笑)

１人じゃないですもんね。
仕事をくれるクライアントや上司の性格、能力、一緒の職場で働いている人々によって、かなり仕事の進捗状況に影響してくることも有り得ます。

仕事中断しても、おしゃべりにつき合わないと協調性保てなくなることなんかもありますしね。
あまり自分で背負い込まないで、上司に求められたこと、いつも100%でこなそう、なんて思わずに、その70%できたら自分では合格、50%できれば充分、くらいの気持ち
が、真面目な人には大切、、、なのだそうですよ。
それは決して怠け、、、ということではなく、ある時は協調性を生み出すこともあり得るからです。
１人がいつも優等生のように完璧だと、周りが活躍することがなくなったり、周りに圧力をかけたりすることになって、結局は会社の仕事全体に影響与えることもあります。
そういうこと全てふくめて、チームワーク、、、と言えるんですよね。
リラックスしている時が一番、仕事能力も高まると思います。
パニックしてしまう時には、落ち着いて、よく段取りを考えましょう。
そして、パニックする原因が、上司や外部にあるとすれば、そのことは相談する必要があります。
例えば、すぐ怒るとか怒鳴ったりする上司・同僚なら、問題は自分以外の方にあるわけですし、対応策は、経験豊富な会社はいくつでも持っていると思うので、相談すること
が必要だと思います。

自分自身の心や緊張の問題なら、大したことを要求されているわけではない、、、といい聞かせ、慣れてしまえば、きっと簡単なこと、大したことないと思える仕事・・・と、
冷静沈着を心がけることがいいのではないかな?

回答No.3

pco1633

こんばんわ。

私も＃１さんと同じ意見で「メモを取る」事をお勧めします。
また、次の日に持ち越す仕事なども前日の帰り際にささっとメモって帰ると、朝にあわてる事がありませんね。

あとは、社会人になりたての頃に先輩に教わったのですが「出来る自分を想像して」から寝るってことｗ
まぁ、ようするに朝って多少寝ぼけてるから睡眠学習して段取りつけとけって言う事だったようですが、
やってみると結構出来るようになりました。
もちろん、職種にもよると思いますけど。

残業が多いと疲れて大変だけど、頑張ってくださいね。おやすみの日はリフレッシュしてね！

お礼

回答ありがとうございます。

メモを取ってはいるのですが・・・。
出来る自分を想像、ですか。出来なかったらどうしようばかり考えていました（＞＜）
意識は大事ですね。

回答No.2

nikenike1

こんばんは
わたしも仕事でパニックになるほうでした

絶対的な仕事の量が多い場合はどうにもできませんが、私の場合は納期（時間期限）の許す限り仕事の処理時間が短いものから片付けるようにしてからだいぶ楽になりました。ちがう仕事に手をつけるとき現状の仕事にすぐ復帰できるようにメモをつけて管理しています。性格上”解決してから次の仕事”をモットーにしていましたが現実的には厳しくなってきたので・・・

健闘をお祈りします

お礼

回答ありがとうございます。

私も、「今の仕事を終わらせてから、次へ」と考えていましたが、どうも終われないまま仕事がたまっていくような・・・？　気づくと、「あれもこれもおわってない！？」とさらにあせってしまいます。
すぐ終わるものから処理、確かにそれなら仕事がたまることもないですね。

回答No.1

kuma-ku

こんばんは
私は、片付けなければならないことを、都度ノートや付箋に書き出しています。
それを見ることで、優先順位や残りのタスクが分かるので、順序立てと時間配分ができます。

イレギュラーなことが入ったときに、既存のタスクを忘れない為にも、メモっておくことをお勧めします。

がんばってください。

お礼

回答ありがとうございます。

メモは取るようにしているのですが、順序までは考えていませんでした。時間配分も大事ですね。
少しでも能率がよくなるよう、がんばります！