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ＩＳＯ14001の審査について
会社（印刷業）でISO14001を取得に当たり私は運用管理に任命されました。今月末にセカンドステージ（現地審査）がありますが、審査の対応に自信がありません。 運用管理者として責任・権限・手順等についてマニュアルは作成したものの、確かな知識として不安があります。 審査員の質問に対して明確な答を出す自信がないのです。 あと３週間となり夜も眠れない不安があります。 現地審査では実際どんな質問がされるのか予備知識だけでもあれば私としては対応にいくらかでも自信が持てそうな気がするのですが、今までの経緯からして社内的に一人に責任（環境管理責任者はおりますが、率先して動いてくれません）が押しつけられそうです。 全社員のQ&Aを作成するように社長からも指示がでていますが、Qが解らないことには対策の仕様がないと思い、悩んでおります。トップダウン方式のＩＳＯでこんな質問をするのもおかしいのですが、どなたか審査を経験された方がおりましたらお教え下さい。よろしくお願いします。
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＞１．4.2環境方針・4.3.1環境側面・4.3.4目的及び目標の要求事項で部門責任者（各所属課長）がインタビューされることで多い事は何でしょうか？ ・環境方針はどのように周知していますか ・目的目標 〃 ・環境側面に対するルールはどのように啓蒙していますか （ちなみに私の会社では、環境方針と目的目標を 名刺サイズの両面焼きを作って社員に携行させてます） 上記はスタンダードの質問ですね。 定期であればその見直しのプロセスを聞かれるところですが初回なので、やはりどのように周知、啓蒙、教育、活動の動機付けをやっているかはアピールが必要ですね。 環境方針、目的目標、環境側面の他に教育について聞かれますね。 研修受講履歴は必須ですし、一般研修だけでなく、特殊教育についてのニーズの把握と必要性の評価及び受講履歴等がやはり必要ですね。 ＞審査プログラムには該当する項目（役割として管理項目・緊急事態の特定、目標の設定、実行計画・手順書の作成、教育の実施）の「責任・権限・手順等」とあるのですが今一Ｑ＆Ａが具体的に思いつきません。 どうか宜しくお教え下さい。 時間が無いので、思いつくことを並べます 例えば、 ●目標 ・目標（当初及び見直し）は誰が設定するのか その目標の達成度評価と見直しはだれがいつ（どのような機会 ＝ ＭＲとか）やるのか、 ・その時は手順はどのようになっているのか。 ・その目標は会社の事業計画とどのように関わっているのか ・上記の達成度評価の下位組織からの報告及び達成度評価の手順は？ ●教育 ・全社的教育のニーズの把握はだれがやるのか（役割分担）又そのニーズの把握どのような方法（要領、手順書等）で行うのか ・研修を行うことは誰の権限で認めるのか ●緊急事態 ・緊急事態が起こったときには、誰が緊急事態を発動するのですか？ ・またその時の連絡体制はどうなっているのか？その時（緊急時）の役割はどうなっているのか？ ・シナリオ（緊急時の実行手順）はあるのか？ ●実行手順計画 ・実行の計画（プログラム）は？ ・誰が承認するのか ・実行状況はだれがチェックしだれが承認するのか ・どのようなとき不適合としているのか ・その時の不適合から是正処置への流れは？ ・上記の事項はＭＲのインプットになっているか（手順を確認） 以上です（時間がなくて20分ぐらいで書いたものです。不足誤り等あったらごめんなさい、規格とつき合わせてください） では明日頑張ってください 事務局側は堂々と思ったことを言ってもいいですよ ＰＳ：指摘が規格にあってなかったり、わかりにくい場合は、堂々と質問しましょう。 不完全なまま指摘を受け入れてしまうと後の是正処置が的外れになる場合があるので、自分が理解するまで説明してもらいましょう。 自分に自信があり審査員と見解が違う場合はとことん話しあってください、すごく勉強になりますよ。
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明日に迫りましたか、 きっと肉体的にも、精神的にも疲れていると思いますが、もう1日です頑張ってください。 運用管理者（私の会社では事務局の立場）の場合の質問ですが、今回はそれほどじゃないと思います。 運用管理者が聞かれる部分のうち大きな部分の構築状況については、一次審査で腹いっぱいになるほど聞かれていませんか？ 審査機関の方針にもあるでしょうけど、二次審査は基本的に活動の審査ですから、活動の状況をヒヤリングとエビデンス（記録）から審査します。 ところで一次審査前に内部監査とマネジメントレビューは終わっていてかつ一次審査でその部分のヒヤリングと記録の確認は終わっていますか？ もし終わっていなければ 初回審査の二次審査における運用管理者の審査の中心は、内部監査とマネジメントレビューが中心となると思います。 マネジメントレビューは経営者や環境統括責任者等の審査時間でも聞かれるので、運用管理者のフォローが必要になります。 私の時は社長と運用管理者にＱ＆Ａ集を作って３回ぐらい1時間ぐらいづつ（審査前日は3時間ぐらい）の審査練習を行いました。 そのときのＱ＆Ａ集がずばりはまっていたので、ここでお見せしたいのですが、中に会社の情報がいっぱい詰まっているＱ＆Ａなのでここには公開できません。 残念！！ 運用管理者が聞かれることを大項目で整理すると 一次審査 ・文書の構築状況 ・品質方針の内容 ・品質目標の内容 ・品質マネジメントプログラムの内容 ・著しい環境側面の決定の流れ ・守るべき法規制の決定の流れ ＊内部監査 ＊ＭＲ 二次審査 ・一次審査で指摘やコメントされている部分の対処状況、指摘であれば是正処置が必須 ・環境側面、法規制、構築した文書の変更状況 ・上記の＊部分は二次で見る？少なくとも内部監査の結果は聞かれます 内部監査の方針 → 計画 → 結果 この場合の結果は、方針に対してどうだったか、計画に対してどうだったかが答えられのがベスト ・法規制の遵守状況 ・法規制が構築時と変更となっていないか？どうやって法規制の変化もみているか ・非常時（災害時）にはどのように、対応計画、復旧計画をたてているか、またその演習の計画は ・環境マネジメントプログラムはしっかり見られます。この中ですでに計画の期間に実施時期がきているものは、状況を聞かれます。 ・不適合、是正処置、予防処置の状況 今、思いつくのはこれくらいでしょうか。 審査メモを時間かけてみれば、もう少し細かい単位でお教えできるのですが、時間がないので勘弁してください。 それと、経験上、運用管理者（つまり構築した方）はたぶん審査では十分に耐えれると思います。 心配は経営者とか責任者のプライドが傷つかないように配慮してうまく、フォローしてあげることです。 審査側もあまりそのような人には突っ込んだ質問はしないはずです 実際の現場の方への審査ではきっと答えに詰まるかたもいると思いますので、うまくフォローしてあげてください。 事務局は黙っていろと言う、審査員もいれば、うまく事務局がフォローするのを待っている審査員もいますので、審査員によってうまく動くのも事務局側の役割です。 以上ですが、ほかに心配ごとがあれば昼前までに補足しておいてください。 できる限り、昼休みに回答します。 では、審査前の１日を有効にお使いください。 明日はがんばってください。
補足
ご親切にありがとうございます。 感謝申し上げます。お忙しいと思います、午前に心配事を補足できなくてすいません。ご親切に甘えて・・・ １．4.2環境方針・4.3.1環境側面・4.3.4目的及び目標の要求事項で部門責任者（各所属課長）がインタビューされることで多い事は何でしょうか？ 審査プログラムには該当する項目（役割として管理項目・緊急事態の特定、目標の設定、実行計画・手順書の作成、教育の実施）の「責任・権限・手順等」とあるのですが今一Ｑ＆Ａが具体的に思いつきません。 どうか宜しくお教え下さい。
● 社員全員への教育は？ 教育のエビデンス（証拠）は？ ● ＭＲのインプットは明確に定めているか、そしてＭＲでそのインプットがちゃんとそろっていたか アウトプットも同様 ●内部監査の、年度方針、年度目標、個別の実施方針、実施計画、実施結果、実施結果のフォローが明確に定められ、実施の証拠が残っていますか （これは、あなたの会社の手順によります） ●環境活動に関するプロセスは何？と聞かれたら明確に答えられますか ●緊急事態は想定できますか、その緊急事態時に何をするか５Ｗ１Ｈで明確になってますか。 又、報道対応等をどうするか決まってますか？ 又又、その訓練をしていますか、 ●苦情窓口は決まっていますか？ その苦情があったら、その苦情内容によってどのように動くか決まってますか。 重要なのはこのくらいかな、あとは、総合的な計画書（プログラム）ができていて、個別の手順にそって実行され記録がちゃんと取られているかですね。 あっそうそう 重要なことが ★ 中長期的な目標を達成するために年度の目標が立てられていると思いますが、その目標の立てた根拠（つまり中長期的な目標の達成のために、なぜ年度目標はこの数値でよいのか）を明確にすること。 また、見直し契機や見直しの基準を明確にすること。 これは環境側面の見直しも同じ。 ★ 環境側面に関連する作業する人に必要な技能とその技能を持つための研修計画、研修結果は重要ですね。 前ページも含めて30分ぐらいで書いたので抜けはあるかもしれないので、参考程度にしてください。 頑張って審査対応してください。 応援しています。
お礼
DEVO様へ お礼が大変遅れました事を心よりお詫び申し上げます。 いよいよ明日が審査日になりました。 DEVO様のアドバイスを含め総合的にＱ＆Ａを作成しております（今だ現在進行形）。 しかし、現在の状況は暗澹たるものです。 経営幹部の人達はもう、取得出来るだろうと思って名刺にマーク印刷しないととかＰＲの方法（ステッカー、広告）はどうしたらよいかなど・・・まだ審査も終わってないのにですよ。 まったくトホホな立場になりました。 ところでお世話ついでに、私は運用管理担当者ですが、自分にはどんなことが質問があるのでしょうか？ 森ばかり見て自分の木を見ていませんでした。 本当にお世話になります。
私は、会社のISO9001,個人情報保護（Pマーク）、ISMS、ISO14001について、全ての事務局ま任されています。 経験上、現在の状況をお察しいたします。 経験上終わってしまえば、目から鱗です。 私の場合はISO9001で大変な状況を経験していましたので、ISO14001は、はっきりいってすごく楽でした。 初回審査（一次審査と二次審査）は、楽しく受審できました。 （自分の会社は、著しい環境側面でたいしたものはなかったので楽だったとのこともあります。印刷会社では、騒音、インク等の廃棄物の処理、特に印刷で使う重金属、毒物関連の廃棄に関して、著しい環境側面がありますから大変だと思います） 今後の審査に向けたアドバイスです。 (1)会社内または知り合いにISO9001、ISO18001関連の経験者はいませんか？ その方がいれば、マネジメントシステムに関する審査質問は一緒です。 (2)同列会社や取引のある会社で近々審査を受けるところを知りませんか、聴講させていだだければ、とても参考になるはずです。 (3)私のような経験者に審査状況を確認する。または 模擬審査してもらう。 もし、私と連絡が取れるならノウハウを教えてあげたいのですが、この掲示板の性格上できませんからね。 そこで長くなりますが、事前の押さえどころを下記にしましますね ●環境方針について、社長、会社幹部に表面的な言葉だけでなくその内容とその方針の作成した契機、情報の出所等を理解してもらう。 ●目標について（3ヵ年とか5ヵ年とか）なぜそのような目標にしたか、根拠と考え方を明確にし、やはり社長、幹部に認識してもらう。 ●著しい環境側面を抽出した考え方を明確にしておく、現在の著しい環境側面以外に、著しい環境側面になりそうであるがグレーな状態で、著しい環境側面にしていないものについても、なぜしないかを明確にしておく。 ●法規制の遵守事項の出所は？法規制の変化はどのようにリサーチするのか？はかならず聞かれます。 法規制は、地方自治体の条例も入っていますか？ 又、遵守評価はちゃんとしていますか。 ●お客様からの要求事項はありませんか？ 一歩進んで、お客様から要求事項や苦情を言いやすい環境としていますか？ これは重要ですね。 大きくなったので次ページに
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無償模擬審査というのがあります。 余談ですが因果な仕事ですねえ。
お礼
早速のアドバイスありがとうございます。 無償ですか・・・ホームページを見ましたが、無償の目的が良く判らないのですが？ 経営者にどう説明したらよいものか・・・無償というのがひっかります。
お礼
助かりました。感謝申し上げます。 詳しい結果は後でご報告いたします。 とりあえずありがとうございました。
補足
DEVO様へ この度は大変お世話になりました。 お陰様で無事ISO14001を取得することが出来ました。 これも偏にDEVO様の親身なアドバイスのお陰だと思います。世知辛い世の中であ～手助けしてくれる人もいるんだなと心の励みが最後の審査に反映されたと思います。 今後ともご活躍されることをお祈り申し上げております。 本当に感謝申し上げます。