社内文書回覧方法について教えてください。

質問

現在私の会社では、多くの文書が紙で発信されてきます。社内向けのものであれば電子化が可能なのですが、営業所むけの文書はいまだに紙を利用しています。営業所には電子媒体がなく、紙で送るしか方法がないのですが、その写しの文書を社内で閲覧する場合はどうしても紙になってしまいます。その他、新聞や、工場が作成する社内報も受信が紙ですのでどうしても部内周知のための紙回覧は避けられません。しかしながら、紙での回覧はスピードが遅く情報がなかなか入ってきません。経費削減のためコピーは不可なのですが、何かよい具体的な改善事例があれば教えてください。他社はどのように回覧を実施しているのか等教えていただきたいです。

回答No.2

skoncho

初めまして。スコンチョといいます。(^_^)

どうしても取り込んじゃう人がいるので、回覧は遅くな
りますよね。そこで、この方法は如何でしょうか。

まず、回覧するべき文書がきたら、みんなの目にとまる
掲示板に張り出します。これに、回覧用のチェックシー
ト(判子やサインを記入する表)を貼り付けておいて、数日
はそのままにしておきます。３～５日目からは、従来の
回覧形式で、未だチェックの入っていない人だけ回しま
す。

もちろん、朝礼などでこういった文書が回ってきている
ので、早めに確認しておいて欲しいという催促もしてお
いた方が効果的ですね。

頑張ってください。

回答No.1

riderfaiz

うちは小さい職場なのですが、紙のものは紙で電子のものは
電子で流しています。電子でというのは簡単なイントラネットを
組んでいて、そこにアップロードし、メッセンジャーで
何をアップしたかをお知らせします。
新聞記事は可能な限り同じ記事をネットでみつけてきて
イントラネットにアップロードしています。
うちは使っていませんがスキャンするとPDFで保存できる
スキャナーソフトがあるようですのでそれを使えば全部
電子データ化できると思いますが、そこまでするほどの
情報じゃないので紙のまま回しているという感じです。