社内ＯＡ文書を電子化して共有できるソフトを探しています。

質問

WindowsNT4.0をサーバーとして、Windows95クライアント10台程度繋がった小規模イーサネットLAN（10BASE-T）があります。このたびペーパーレス化の一環として、社内ＯＡ文書を極力電子文書化してサーバーに置き、社内で閲覧できる仕組みを作ろうということになりました。電子文書化については、紙は極力スキャナーで電子化(TIFF or PDFファイル）し、WORDやEXCEL文書はそのままの形で保存するかPDF化することになると思います。問題はどのようなドキュメント管理ソフトが適当なのか悩んでいます。まだ自分自身細かく要件定義できていないのですが、皆さんのご経験から、お奨めのソフトがありましたら是非ご紹介していただきたいと思います。グループウエアソフトの一機能としてのご紹介でも結構です（グループウエアの検討もしておりますので・・）。またドキュメント管理がうまくいくコツや気をつけるべき点などもご助言いただけたら幸いです。宜しくお願い申し上げます。

回答No.1

Baxter · ベストアンサー

10台程度の規模でしたら、
文書番号の仕組みを作り、文書番号をつけることにして、
Excelなどで文書の分類毎に台帳を作成して運用することで十分ではないでしょうか？

実際私の部署ではこの方法で管理しています。
（PCは40台以上のネットワークです）
ISO9001、ISO14001の文書・記録の関係もこの方法で管理していますが十分です。

グループウエアーも良いのでしょうが、一度導入すると、抜けられなくなり、維持管理＋バージョンアップで結構な費用がかかると思います。

自作のシステムなら、自分でバージョンアップも出来るし、Excelでしたらリンクやマクロでかなりのことが可能です。
自動採番なども出来ますよ。

ポイントは、文書番号の仕組みづくりでしょうね。
A～Zを利用して、Aは連絡書、Bは指示書・・・
03をどこかに入れて、１年毎に台帳を更新、00の追番から初めて変更になったら、01、02・・・と言った具合に版数を更新、と言ったところでしょうか。

お礼

Baxter様
この度は貴重なご提案を頂きほんとうにありがとうございました。Baxter様のEXCELで管理するというシンプルなご提案になるほど！と思いました。難しいことばかり考えてつい「灯台もと暮らし」になっておりました。ここ２～３日検討しました結果、まず共有フォルダで管理するという全く原始的な方法から始めることにしました。そして浸透具合を見て段階的にツールを使っていこうと思います。Baxter様のお陰で発想の転換をすることができました。ほんとうにありがとうございました。

回答No.2

papa0108

コピー機のカウンタの件でも回答させていただいたものです。
その節はご丁寧なお礼コメント、ありがとうございました。

グループウェアでの管理もいいと思います。
サイボウズなどが比較的簡単だと思いますよ。

No.1さんがおっしゃるとおり、維持管理という点もありますので、システム担当者がいらっしゃるのでしたらグループウェアもオススメできます。
維持費用の負担が可能であることも条件です。

ただ、担当者がいないようですと、メンテが大変ですね。
文書量がそれほどでもなければ、文書番号のつけ方を工夫して、フォルダ毎に管理するという方法もあるかと思います。

アドバイスが的確でなくて申し訳ございません。
文書管理システムについてはコピー機のメーカーが得意分野にしています。
よく聞くのは富●ゼロックスかな・・・？

一度ご相談されてはいかがでしょうか？

ご参考になれば幸いです。

お礼

papa0108様
いつも貴重なアドバイスを頂きほんとうにありがとうございます。ここ２～３日いろいろ検討いたしました。サイボウズの体験版を使っても検討しましたが、管理したい文書の中にWEBブラウザからアプリケーションの関連付けがうまくいかない文書（図面等）があり、ダウンロード後閲覧しなくてはならない場面に遭遇し断念しました。結局共有フォルダーで管理する方向で検討することにしました。まず原始的な方法でスタートして社内の浸透具合をみながらツールを再検討しようと思います。
今回もいろいろとお世話になりほんとうにありがとうございました。またこの分野の質問をさせて頂くと思いますが、機会がありましたら宜しくお願いいたします。