社内報告を電子化したいのですが・・・。教えてください。

質問

ある企業の支店（１００人程度）で社内報告の電子化を求められている者です。以下、ご説明しますので、少しでもヒントをいただければ助かります。

現在は、「紙」の報告書を支店内の上司・関係者に順番に回覧していますが、
(1)「紙」を削減できない。
(2)順番に回覧するので、全員が見終わるまでに時間がかかる（⇒意思決定に時間がかかる）
という弊害が生じており、この改善を求められています。

改善イメージとしては、
(1)Windowsのアプリケーション（Word、Excel、Access、PDFその他諸々）を使って報告書を「電子データ」化し、
(2)これを関係者が、順番に、または一斉に見られるようにする。
(3)紙に押していたハンコの代わりとして、報告を見た関係者が、その痕跡（ハンコの画像、チェックマーク等々）を何らかの形で残せるようにする（プラスの機能として、関係者は「誰が見終わっているのか」を確認できるようにする）
(4)最後の関係者が見終わったら、自動的に、ナンバリングして、一定の場所に格納される。
というのが理想です。

「お金をかけて新しい承認システムを導入すればよいではないか」というご意見もあるとは思いますが、我が社は支店レベルでは新しいシステムは導入できないので、「Windowsのアプリケーション＋PDFの範囲内」というのが条件となります。

改善イメージ全体に対する回答でなくてもよいので、少しでもヒントになる回答をいただければ助かります。
よろしくお願いします。

回答No.2

lv4u · ベストアンサー

>>(1)Windowsのアプリケーション（Word、Excel、Access、PDFその他諸々）を使って報告書を「電子データ」化し、
>>(2)これを関係者が、順番に、または一斉に見られるようにする。
>>(3)紙に押していたハンコの代わりとして、報告を見た関係者が、その痕跡（ハンコの画像、チェックマーク等々）を何らかの形で残せるようにする（プラスの機能として、関係者は「誰が見終わっているのか」を確認できるようにする）

以上のことは、Acrobatのバージョン７（たぶん）以降のPro以上を購入されれば、ＰＤＦファイルを電子メールで配布することで可能になります。Proは回覧を発行する人だけが必要で、回覧メールをもらうほうは、無償のAcrobat ReaderでもＯＫです。アンケート募集など、フォームを使っての入力も可能ですので、返信されたファイルをプログラムで処理することも可能となります。

ただし、参加者全員が、電子メールの送受信が難なくできること。そして、ＰＤＦファイルへのスタンプとかコメントの入力がこなせること。「他の人はいいけど、俺には紙でまわせよ。ＰＣが使えないからな」と文句をいう人がいないことが条件となりますが・・・。

お礼

アドバイス、ありがとうございます。
Acrobatの～Pro以上を購入すれば、可能なのですね。
PCスキルのほうは問題ないのですが、これが会社として購入されているのかどうか、確認してみます（支店には購入権もないもので。。。）
購入していれば、改善につながりそうですので、アドバイスに従って試してみることにします。
また困ったときには教えていただけると助かります。
今回は、有益なアドバイス、ありがとうございました。

回答No.3

neKo_deux

Outlook、Outlook Expressとかのメールソフトを正式に使うのなら、開封確認とかの機能が使えます。
セキュリティホール、そのターゲットになりやすいって問題はありますが。

Word、Excelであれば、読み終わりの確認ボタンを押す事で、確認メールを送付するとかって事は可能です。

お礼

アドバイス、ありがとうございました。
開封確認、確認メールの送付によって、関係者が確認するというのは解決策の一つとして有効と思いますので、他の方から頂いたアドバイスと併せて会社の同僚との間でさらに検討を深めてみたいと思います。
何か他にも良い解決策となりそうなものがありましたら、また教えていただけると助かります。
今回はどうもありがとうございました。

回答No.1

n09430515

MS Office(ただし、Excelしか使わない)を支店全員で導入している前提で。
Excelに回覧名簿(各人が閲覧チェックできる欄あり)のシートと
見せたい文書をイメージでも何でも貼り付けて「ブック共有」する。
そのExcelブックを全員が見える共有サーバに置けばできるのではないでしょうか。
(3)までなら（100点ではないけど）できる一案です。
(4)はナンバリングの仕組みをVBAか何かでつけてあげないとできないかもしれません。

お礼

さっそく教えていただきまして、ありがとうございます。
教えていただいたBookの共有は、解決策のひとつかもしれません。
あとは、やはり限られた人しか見てはいけない報告書をどのように扱うか、というところでしょうか。
もし何か良いアイデアがありましたら、またの機会に教えていただけると助かります。
今回はどうもありがとうございました。