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NW機器の保守サービスの次年度更新についての運用改善
- 次年度のNW機器の保守サービスの契約更新について、運用が円滑に回らない問題が発生しています。契約満了5ヵ月前に確認を行っており、EOLを迎える機器へのリプレース提案や保守品の配備状況の確認を行っています。しかし、確認結果の管理やNW機器情報の登録、確認担当者の人手不足などの理由で運用が滞っています。この問題の解決策を検討し、保守サービスの円滑な更新を実現したいと考えています。
- NW機器の保守サービスの契約更新において、次年度のEOLを迎える機器へのリプレース提案や保守品の配備状況の確認を行っています。しかし、確認結果の管理やNW機器情報の登録が滞っており、運用が円滑に回っていません。さらに、確認担当者が1人であるために確認が追いつかず、更新不可な契約が更新されて問題が生じる可能性もあります。このような問題を解決するために、確認プロセスの改善や人手の補充などの対策が必要です。
- 次年度のNW機器の保守サービスの契約更新において、運用が円滑に回らない問題があります。契約満了5ヵ月前にEOLを迎える機器のリプレース提案や保守品の配備状況の確認を行っていますが、確認結果の管理やNW機器情報の登録が滞っているために問題が発生しています。また、確認担当者が1人であるために確認が追いつかず、更新不可な契約が更新される可能性もあります。この問題を解決するためには、確認プロセスの効率化や人員の増加が必要です。
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＞結局、こういうのって人力でないと難しいですよね。 そうなんですよね。結局のところ、「どこまでハンドで作業する部分を 残すか」って言う話なんですよ。 人間が作業する場合、「なんとなくヤバそうだな」という「感覚」があり、 事前に障害を予想することができますが、システムではそんなことが できません。問題が起きてからデータの不備を指摘することになり、 それでも「システム屋」的にはオッケーなんですが、営業的には致命傷 になるんですよね。 なので、一定部分ハンドで作業するのは、別に悪いことじゃないです。 特に「致命傷」になりかねないデータは、ハンド部分をうまく組み込むと 実務的にはうまくいくことがありますよ。 また、やってるとわかると思うんですが、全体の2割に満たない異例な 処理がプロセスの8割以上を占めるってよくあることなんです。なので、 異例処理をどれだけシステムに「取り込まない」かが、中小企業では 結構重要な判断基準になる・・・と私は考えています。 一つのシステムで済ませない（EOLの管理だけ別システムに掃出し、 伝票のウォーニング管理と併用する）なんてのも一つのアイデアかも しれません。 経験からのおせっかいです。参考になればいいんですが・・・。
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- FEX2053
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なるほど確かにちょっと件数が多いですね。 でも、例えば関西地区だけExcelでやってみるとか、地域を限って 現行システムと併用してみるというのもアリかも。要は「Excelで業務 を回す」のではなく「Excelを併用してみて仕様を固める」のが目的 なんですから。 多分管理を行うなら「100列」もの項目は不要じゃないかと思います。 実施してみて「ほとんど見ない項目」は伝票ベースに戻しちゃっても 実害はほとんどない場合が多いですよ。この列数が20～30に限る ことができれば、入力画面が1枚になり、効率が著しく向上する筈です。 どれが「普段は見そうにない」「照会しても使う意味がない（他の項目と 連動していることが多い）」なんてのは、システム屋が業務を実際に やってみないとわからない場合が少なくないんです。 ・・・大概、この手の仕様出しは実務担当者はやってないですから。
お礼
度々ありがとうございます。 確かに100列あるのですが、実際に入力する箇所は7項目程度です。 100列あるのは、それだけで情報を掴めるように詰め込んでいるから なんです。 恐らく、確認する上でいくつかは不要な項目があるかもしれませんが 先ほどの回答に書かせて頂いた通り、契約情報や委託情報、前回の確認結果 などあり、結局それらに目を通した上で「可否」を決定しています。 なので、項目を削ぎ落としたとしても7~80ぐらいにしかならないかもしれません。 4万行もあれば、それだけでもだいぶ違うと思いますが。 もう一点、時間がかかっている原因としてはEOL情報についてです。 EOL情報とは別に現行機器情報があり、それぞれDBに登録されております。 ※EOLの機器と現行機器は排他です。 基本的に客先に設置されているNW機器とEOL情報、現行機器情報を紐付けた 場合、いずれかにマッチするのですが、現行機器にマッチしたとしても、 あくまでも「現行機器DBに登録されたときは現行だった」ということであり 現在、必ずしも現行かどうか分からない為、現行機器登録した日から 2ヵ月経っているような場合は、再度メーカーのWebサイトで確認したり 電話で問い合わせしております。で、現行ということが分かったら、現行確認日 を更新・・・となります。 結局、こういうのって人力でないと難しいですよね。 上記の作業が運用の中に取り込まれている限り、滞ることなく回せる気が 薄れてきました。。
- FEX2053
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この手の問題は「健康診断」とか、予約と実施がばらばらに発生 するもので結構あるんですけどね。 とりあえず、「確認担当者」は特定の機器ごとに「EOL」や部品在庫 を適宜チェックして入力できるように設計、営業担当者は月単位で 当該企業の機器を引っ張り出して状況確認という形かと。 このような「横入力／縦集計」システムはDBをよっぽどうまく設計 しないと回りません。業務が回らないのは多分にDB設計、特に確認 担当者の入力項目に問題があると思います。要は「要件定義」が きちんとできてないんですね。 件数次第ですが、システム担当が半年くらい張り付いて、Excelで 同時に回してみることはできませんかね。というのも、Excelは DB機能を持っているので、システム担当が一定期間回すことで、 DB仕様の詳細な洗い出しが可能だからです。 仕様を洗い出せさえすれば、あとはどうとでもなりそうな気がします。
お礼
ご回答ありがとうございます。 仰る通り「要件定義」につきると思います。 ＞件数次第ですが、・・・ についてですが、現状契約数が2000件ほどで保守対象のNW機器が40000点ほど、 保守品が5000点ほどです。保守品は自社内で保管しているものと、委託先へ 配備しているものがあります。 Excelだと40000行で100列ほどになり、サイズとしては40MBぐらいになる為 スペックがそこそこのPCであっても、開いたり保存したりするのに若干時間を 要し、スクロールさせたり・・・要するに操作しづらいところではあります。 ※100列＝契約期間や拠点情報、委託情報、前回の確認結果等 なので、全てをExcelで回すというのは難しいです。 例えば、確認結果(可否)のセルが1つズレただけで、本来更新NGなのにOKと なってしまうこともあり得るのかなと。 インターフェースとしてはExcelが扱いやすくてよいのですが、それはそれで 色々なチェックを施す必要がありそうです。 ＞仕様を洗い出せさえすれば、あとはどうとでもなりそうな気がします。 そうですね。営業や確認担当を含めもう少し詰めてみたいと思います。 ありがとうございました。
お礼
>全体の2割に満たない異例な処理がプロセスの8割以上を >占めるってよくあることなんです。 ホントこれですね。 全ての保守契約が「1年間」であればよいのですが、「数か月」の ものや「5年間」など様々です。 例えば5年間契約に対し、ルールに従って「満了5ヵ月前に確認」となると 契約締結してから4年半ほど確認もせず放置した状態になって しまうので、必ずしも「満了5ヵ月前確認」とはならないので こういうものも毎年拾って確認しなければならなかったりします。 EOL/現行に関していえば、基本的には別の担当(専属ではりません)が 定期的に見直しをしDBを更新しております。 約200メーカー、4000機種ほどありますが常に最新の状況にしておくのは さすがに難しいところです。 なので結局、確認する際ににEOL/現行の情報が古い場合が出てくるので その都度調べることになります。 根本から見直したいと思います。 ありがとうございました。