通話明細のチェック方法(法人)

質問

会社で通話明細のチェックをしています。
(固定・貸与携帯)
電話番号を逆引きして
私用電話でないか調べたりするのですが
量が膨大なので(60回線以上)
効率よく調べる方法など
何か案がございましたら是非お教えください。
お願い致します。

回答No.2

hue2011

No.1の回答者です。

すでにやられているなら話はもっと簡単です。

会社の連絡先リストからひっぱれない電話番号を抜き出して、リスト印刷してください。

リストは、その電話を使った人間ごとにまとめて1ページずつにします。
できれば、その不明電話番号に対して何回コールがあったかという情報もついているとベターです。
ただし、全員分をまとめてください。

そして、不明な電話番号があるので、どこであるか書いてくれ、会社の連絡先リストに追加するから、というお願いを1枚作って、回覧しましょう。
もしわかるのであれば、送信者自身でなくてもかまわないから誰でも書いてくれ、といういいかたにしましょう。
当人が出張していたりしても、知っている人間なら書けるという理屈です。

もし未登録のお客様があったりすると困るので、という正当な理由になります。

当人は隠しておこうと思うことがあっても同僚が書く可能性、というのを残すと、誰かがチクるかもしれないという危険があるので、どうしても自分が書かざるを得なくなります。

これを月1回必ずやればいいのです。
不明電話番号に対するコール回数は、行をわけたほうがいいです。
たとえば、01-2345-6789と言う番号に11月に5回あったら、11月5回、と記載します。
そしてまたその番号に12月に2回あったら、12月2回、と記載します。

情報を求めるためには人を責める口調は避けましょう。
人間は責められたら隠す方向に動作しますので。
当人に対面で説明も求めないように。何かを言わなければいけないとやはり言い訳、きれいごとを作るというムダな労力と時間を費やします。
会社の費用なんだから控えるように、とも言わないでください。そんなこと、わからない人間はいません。
もともと見えないところでこっそりやっているなら、自然隠す方向になります。

もちろんそれが自分の自宅だったり、親の家だったりすることもあります。また、息子の勤務先だと言う話もあるかもしれません。
それは私用ですけど、ある程度は認めていい範囲だと思います。
明確になったら、取引先リストに登録しておきましょう。
次の月からは回覧板に載らないことになります。

さあ、自宅関係でもない、取引先の登録データでもない、不明なものがいくつか残るでしょう。
何百もあるならだめですけど、数件から十数件ぐらいだったら、目視でチェックしてください。

こういうことがあります。割合盲点になります。

取引企業が09-8765-4301という代表電話だとします。もちろんこの番号は取引先リストに登録しています。
もしこの電話で通話がされているときに同じ電話をコールするとどうなるか、というと、電話交換機は、自分の管理する電話回線の２番目で受けます。
09-8765-4301のつもりでも09-8765-4302が応答するのです。これもビジーなら09-8765-4303,09-8765-4304という順で受けます。

これを知っていると、いきなり09-8765-4304にかけるということをする人間が発生します。
相手先担当者が決まっていて、自分からの電話はどういう場合でも09-8765-4304にかけるよと言っておくのです。
そうすると、電話機をみていて回線の1と2が誰かに使われているのに3のランプがつかないで4がつくことになります。
3がつかないで4だけついたら、あ、だれそれさんの電話だ、と担当者がいきなり受話器を取ることができます。
事務の誰かが受話器をあげ「こちらは**のだれだれですけど、*課の誰さんをお願いします」などという応対が必要なくなるからです。
折り返し電話なんかするときに使うテクニックです。
そういう使い方をしていないか、を、客先電話番号と見比べてチェックしてください。客先の代表電話と連番になっているような番号がないか、です。

それでもやはり不明な番号がある。
その扱いですが、こう考えてください。
ある月だけにある、またはたった1回限りというなら、それだけのことです。目をつぶりましょう。
何度もかけられる場合、その数値はおそらく少なくなっていくと思われます。見られていることがわかると自粛が始まると思われます。

あくまで当人には問い合わせをしない前提で処理してください。
隠しだすと、電話ではない別の方面で障害が発生する危険があるからです。
毎月20回以上かけている不明な相手がいる、というような極端な場合は問い詰めてもかまいませんが。

さて、これをすると、おそらく急激に不明電話記録が少なくなるはずです。

理由は、「監視チェックされている」ことがわかったからです。
見られているというのであれば、昼休み時にカノジョのところにかけるのを控えておこう、という気持ちになるのです。
自分の個人持ちの電話のほうを使おうと思うでしょう。

そこで健全化になるはずです。

回答No.1

hue2011

簡単でしょう。

まず、会社の取引先や協力先の電話のリストがどこかにあるでしょう。
それをExcelのシートに展開しておきます。シート名「会社」とでもしておきます。

電話の発信記録も、携帯なんかだったら電子データで取得できるはずです。
それもExcelのシートに展開します。シート名を担当者名にしましょう。
発信記録のほうのリストの右側のカラムに、「発信先」というような列をつくります。
そこにlookupで、自分の電話番号が「会社」のリストにあればその社名を表示するように設定します。

これだけです。こんなことは、社内でExcelができる人間ならあっさりやれることです。

発信先、がブランクなところは、会社の連絡先リストにないものですから、そもそも連絡先リストから漏れている取引先かもしれません。
しかし会社が全くあずかり知らないところかもしれません。

電話を持っている当人に問い合わせればいいのでないでしょうか。

お礼

hue2011様

ご回答くださりありがとうございます。

データはCSVでダウンロード出来ますので
降順に並べ替えて長電話をチェックしたり
固定電話への発信があれば
逆引き電話帳で検索して確認しています。
本人にも確認します。
質問に記載せず申し訳ありません。

長電話を注意したり
通話明細をチェックしていることは
定期的に発信していますが
効果があまり感じられません。

ずっと同じやり方でチェックしているので
最近すっかり手練れてしまい数時間で１ヶ月分のチェックは終わります。
なので何かを見逃してるんじゃないかと不安になります。
新しい目と申しますか
何か斬新なアイディアをお持ちの方がいらっしゃればと思い
質問致しました。

ありがとうございました。