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返信の焦点がずれる担当者への対処法
- ビジネスメールのやり取りで、下請けメーカーの担当者から主旨からずれた回答が返ってくることに悩んでいます。回答が必要な質問に対しても明確な回答がなく、往復メールが増えてしまいます。改善策を求めています。
- 具体的な回答期限を記載するなど対策は取っていますが、改善が見られません。この担当者の思考や能力の問題なのか、どのように対処すればいいでしょうか？業務量も多く、この担当者の相手ばかりする時間はありません。
- このような担当者に対処するためには、以下のような対策が効果的です。まずは具体的な要求や質問をまとめ、文章を明確にしましょう。また、返信期限を厳しく設定することで担当者の意識を引き締めることができます。さらに、不明点や追加質問がある場合は、一度にまとめて質問することが重要です。さらに、他のチームメンバーや上司とも連携し、問題を共有し解決策を考えることも大切です。
- babyracco
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- ビジネスマナー・ビジネス文書
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質問者が選んだベストアンサー
頭書きと用件を分けて、箇条書きにすべきですね 冒頭の文なら いつもお世話になっております 先日は連絡がなく○○が変更されいたため、当社内で混乱が生じました 今後は、事前に連絡を頂く様にお願いします さて、現在懸案のＡに関してですが、下記状況をお知らせください 1.設計（納期）変更の計画はありますか？ 2.変更の予定があるなら、時期をお知らせください なお、社内での手続きの関係から回答を○月○日までにお願いします
その他の回答 (3)
そういう人いますよね。 下請けに多いパターンですけど、 客先でもたまにいますよ。 能力の問題ですね。もっといえばその会社の問題だとも私は思います。 あまい、というかヌルい組織なんでしょう。 その担当者、メールの受け答えだけでなく実務もダメなんじゃないですか？ 聞きたいことにまともに答えてくれないというのは、 いくら明快に丁寧に書いたところで、読解力がなければ 毎度同じ結果だと思います。。。焦点のズレてる人は一生治らないです。。 こういう人に電話で口頭だけのやり取りは非常に危険です。 言った・言わないの問題になります。 （だから文字化して証拠を残すんですよね） 私なら、、、 めんどうくさいですけど、先に電話してやり取りを先にクリアさせて、 「では、今のやり取りをメールにして送信してくれ」って言いますね。 そのうち、その担当の上司と連絡取って（相手が下請けの場合のみ） 担当替えてもらうように言います。
お礼
回答ありがとうございます。 まさに、その通りです！色々私でできる改善はしてきたつもりではありますが、 手をかえ、言い方を変え・・・結局相手の受け答えに進歩は見られないのです。 そしておっしゃる通り、文字に残さないことは危ないので、メールメインのコミュニケーションになってしまいます。 相手が何を望んでいて、その望みにどのように答えるべきか・・想像力が無い人たちなのだと思っています。 担当変更も視野にいれてみます。
- sunsowl
- ベストアンサー率22% (1025/4491)
電話で話せば、一発で解決するのではないかと考えられますが。
- trytobe
- ベストアンサー率36% (3457/9591)
そういう場合は、直接電話でお話して、「この文面にも書いた件ですが 、今回のAについては変更がないかご確認頂けますでしょうか？」とメールだけに頼らずに口頭でのダブルチェックもします。 重複と思っても、相手はそうしないとわからないのですから。
お礼
早速のアドバイス、ありがとうございます。 明快です、恐れ入りました。 私自身の書き方に問題あり・改善の余地ありですね。反省します。 明日から早速心がけます！