管理会社の変更が集会決議されそうですが？

質問

現在、私の住むマンションでは管理会社に不満を持つ方が多く、近々、集会で管理会社変更の決議がされそうです。
そうなると、管理会社が契約更新してくれないのではないかと不安です。
次の管理会社が見つかるまでに3ヶ月、見つかってから引き継ぎとかするのに3ヶ月、合計半年ぐらいかかりそうですが、その場合でも今の管理会社は、次の管理会社が引き継ぎするまで管理してくれるでしょうか。
自主管理になどなったら面倒で大変です。
よろしくお願いします。

回答No.2

ゆのじ（@u-jk49） · ベストアンサー

集会というのは、マンション管理組合の「総会」のこととしてお答えする。で、総会で管理会社変更決議がなされれば、「管理会社が契約更新してくれない」のを心配している場合ではなくして、契約更新が法的に不可能になる。契約更新してはいけない。

管理会社などというものは、どこにやらせても一緒。今の管理会社を変えたところで、全く変化しないと思って間違いない。何も期待してはいけない。マンションの委託管理というのは、簡単に言えば、大手が確立しちゃってて、それを中小が、しっかりと守っている。とぼけ方も、皆、面白いように、一緒。大手の拵えたノウハウを皆がやってるだけ。

しかしね、一度、リセットする、一度、書類とか、鍵の数をチェックすることがマンションの管理には必要で、時々、そういうものの確認の為、リプレイス(管理会社変更)は、した方か良いという感じはあるね。

しかしね(再び)、こういうことは、銀行通帳(解約済のものを含めて、これまでの全通帳)、書類、鍵などの引継ぎに、必ず、理事長なり、役員なりが立会うという、当たり前の「管理会社」業務の引継ぎを実施する心積りがあればの話。全部、文書にして、引継ぎを実施すれば、その時点での、保管文書、鍵類が明確になる。

大変だ、面倒だと思うのなら、その時点で、リプレイスは却って危険。

引継ぎに立会う時間が無いとか、そういう手間を嫌がるようだと、管理会社を変える度に、重要書類が紛失する。大事な設計図を失くしてしまうのも、引継ぎ時に多い。立合いが居なければ、互いの新旧管理会社が罪を擦り付け合うだけ。結局、訳の分からない状態に拍車がかかる。

実はね、引継ぎ業務なんか、数日でできる。半年もかかるというのは、管理会社に騙されているということ。

そしてね、管理委託契約書には、必ず、「善管義務」と「誠実義務」が明示されている。何があろうと、契約期間内に、それに背けば、それは明らかな「契約違反」として、目に余れば、裁判すれば良い。

ということになるので、切られる管理会社も、協力的に動かざるを得ない。第一、非協力的だと、何かあるに決まっているが、次々に、前管理会社の法律違反とか、義務違反が発覚した時、大変に困ったことになるので、たいてい、ウソみたいに、次の管理会社に協力的になる。大変に協力的な引継ぎを受けた新会社は、どうしたって、前管理会社の悪口を言わない。新しい管理会社が前の管理会社の間違いを正して、それで、マンション管理が素晴らしいものに変貌するということは無い。そういう希望的観測を素人はしがちだが残念。新会社は、明日は我が身なので、前管理会社のやっていたことをそのまま受け継ぎます。何も変わらないよう、最大限に努めます。良くしちゃったら、前の会社に非難が集まって、思いもよらぬ、仕返しを喰らう。良くしちゃうことは、前管理会社に対する悪意と判定される。

それにね、引継ぎって、先の各種書類、様々な場所の鍵、備品目録の確認、機械警備(24時間遠隔警備)の機械(部品)交換、隠し(一般住民は知らない鍵の隠し場所、事故などの発生時、専門業者が、速やかに入館する為に必要)の鍵ボックス(管理会社フロントマン＆メンテ部員用・エレベーター保守点検業者用・遠隔警備者用)の新規設置(隠しボックスだから場所を変えないと無意味)。そして、ちょっと遅れて、銀行通帳の引継ぎ(決算の関係で通常一ヶ月ほど遅れる)。管理員は、マニュアルを用意してあれば、素人が最初からできる。どんな管理会社でも、管理員は未経験の新人だが、日本語が読めれば最初からできる。清掃手順だけは、大まかに会社で教わる。

リプレイス手順は簡単。

(1)どこでも良いから、現在の月額管理料金より安くできるという管理会社を探す。郵便ポストに、今までも、管理会社の勧誘メール、いっぱい来てるはずなので、そのすべてに見積を出させれば良い。見積はどこでも無料。有料と言った時点でサヨナラする。
仕様は統一する必要が無い。仕様も含めて新管理会社の「提案」とする。統一仕様でないと、見積額が違うのが当たり前だから、仕様を決めてくれと言ったら、その時点で排除する。統一仕様と言うこと自体、より良い管理を目指していない証になる。「善管義務違反」、「誠実義務違反」。

いずれにせよ、総会上程では、月額委託管理料が安いよ、という一点突破が分かり易い。あれやこれや、現在の管理会社の不都合を言い募っていると、場合によっては名誉棄損で訴えられる。情報間違いだったり、噂だったりしたら大変なこと。

(2)見積が集まったら、数社を理事会に呼んで、プレゼンさせる。プレゼン後、理事会での内定を与えたところに、様々なアドバイスを求め、リプレイスが、スムーズにいくようにする。

(3)臨時総会ではなく、通常総会で、「期間満了をもって、現管理会社との契約は終了、《新会社との新規契約》の件」という「議案」を第二号議案とする(一号議案は、理事会業務報告と、収支決算報告の承認案件)。
出欠票、議長(または、個別組合員への)委任状、議決権行使書などは、管理会社に集約させた後、理事長の元に届けさせ、委任状などの総数を総会前に確認すること。出席者が過半数に達しなければ、総会不成立。折角、新会社との契約が承認されたと思ったら、実は、総会、不成立ですね、などと、切った筈の管理会社フロントマンに言われたら堪らない。

(4)総会直前の15分間、新管理会社(候補)による「重要事項説明会」を実施する。説明会の前に、つまり、「総会上程議案説明書」と同時に「管理委託契約書(案)」文書も、全区分所有者に届けることが法的に義務付けられている。「善管義務」があるから、総会資料は、切る積りの管理会社に送らせて大丈夫。総会補助業務は委託業務範囲。

で、新会社候補の「契約書(案)」は、新会社に送らせるとして、それには、区分所有者(組合員)の住所リストが必要。そういうリスト、理事会が持っているかな。今迄、丸投げでやってたりすると、この「区分所有者住所氏名リスト」の入手に梃子摺る可能性がある。が、はっきりと、新会社が「重要事項説明会」の資料送付に必要だから、リストを出してくれと言えば、すぐに出る。リプレイスを隠して、遠回しにリストをくれと言うと、プライバシー問題とか、馬鹿なことを言い出して、なかなかリストをくれない。だが、「重要事項説明書」としての「契約書(案文)」を送ると言っているのに、それに非協力である場合、法に定められた行為を妨げることになるので、リスト、出さないわけにはいかなくなる。リプレイスを隠して、コソコソとやるのではなく、正々堂々、管理会社変更すべし。リプレイス案件の協議の場合、理事会にフロントマンの出席を拒むという人もいるが、それは無意味。却って、何も分からないと、「怪文書」をポスト投函して掻き回してくる。

(5)総会承認されたら、旧管理会社フロントマンが同席していようといまいと、管理会社の本社に、速やかに、文書にして「総会決議により、貴社との契約は、契約期間満了をもって終了させていただきます」というのを送り付ける。で、改めて、新会社の契約書(案)とされていたものの「案」を取った文書に、理事長が署名押印し、新規契約を完了させる。案文に変更なく、新規契約の承認が得られていれば、理事長、管理会社代表、主任者の署名押印部分(一頁)のみ、総会議事録に添えて、送る。改めて、分厚くなっている全ページを送るのは、郵送料を考えると馬鹿馬鹿しい。

契約期間満了の三ヶ月前が毎年の「通常総会」のはず。総会で、管理会社を切ることになった時、法的にも必須な「三ヶ月前の契約廃棄通告」を行う為にも、総会は契期満了の三ヶ月前でなくてはならない。で、いま、「切る」と言ったが、文面上は、切るのではなく、穏便に「契期満了による終結」とするのがポイント。

総会後の三ヶ月、刑期の満了までに、引継ぎは滞りなく完了する。これかできないという新管理会社候補は、最初から排除する。気合の入った理事長が、全ての引継ぎに立会うから、数日でやれと言えば、必ずできる。引継ぎ目録だけ、事前に決しておけば良い。目録は新会社に作らせて、絶対に無くては困るものを明確にする。また、旧管理会社が事前調査で、目録に記載されたものの内、もし、無いものがあれば、それに対しては、無い理由を明確にさせる。

長過ぎるし、分かり難いしで、好いところが無い。ゴメン。

お礼

わかりやすい解説ありがとうございました。業界の裏話も分かり参考になりました。
リプレイスの方法も大変分かりやすく解説していただきました。
見積をとるとき仕様を統一する必要が無いとは驚きでした。
なんとか滞りなく管理会社変更したいと思います。
これからもマンション管理で悩んでいる理事の皆さまの強い味方になってください。
重ねてありがとうございました。

補足

たいへんご丁寧な解説、ありがとうございました。あと、数回読んで内容を理解させていただきます。取り急ぎ、補足でお礼させていただきます。

回答No.1

merciusako

現在の管理会社と管理組合の間では、管理委託契約が締結されています。

この契約の中には、「契約を解除する場合は、何ヶ月前に相手方に通告すること」という条項があります。
契約解除予告期間と言います。
この予告期間が守られないと契約違反ですから、違約金を請求されることになります。

従って、まず総会で「現在の管理会社との契約はしない」となっても、この予告期間に抵触しないようにそれなりの期間を見て契約を解除します。

予告期間を満たしてはいるけれど、「現在の契約満了をもって更新しない」という場合は、次の管理会社が決まっていないと空白期間が生じることになります。

管理委託契約の契約期間は１年ですから、「次の管理会社が決まるまで」では中途半端であいまいな契約となってしまいます。
現管理会社が暫定管理を受け入れることはまずありません。

そもそも、管理組合としては現管理会社がダメで、一刻も早く別の管理会社の方が良いと考えるわけですから、現管理会社に「次の管理会社を決めるまで今まで通り管理して欲しい」などと言えるはずもありません。

そこで、「現管理会社との契約はしない」と同時に「新しい管理会社を決める」ということになります。
理事会が、事前に新しい管理会社を選んでおいて、総会の議案としては「現管理会社との契約更新はしない」、「新しい管理会社はこの管理会社としたい」というものになるはずです。

引き継ぎなどの問題はあるでしょうが、これならば空白期間は生じません。

不安であれば、理事会に問い合わせてみてください。

お礼

ありがとうございました。空白期間をつくらないよう努力します。