管理会社変更に伴う引き継ぎで気をつけること

質問

先日、総会決議でマンションの管理会社が正式に変更されることになりました。
これから引き継ぎ作業が始まりますが、個人情報の記載された紙や電子ファイルが
多くあると思いますので、何らかの覚書を新管理会社から提出してもらうことが
必要ではないかと思っています。
ググって探してみましたが、適当なものを見つけられませんでした。
サンプルが載っているWebページなどありましたら教えてください。
他に気をつけるべき点などあれば、ご教示いただけると助かります。

回答No.1

yokohamahope

覚書のサンプルです。
委託業務に関し、新たに情報セキュリティに関する事項を追加した時に作成した覚書です。
当年度のみ覚書とし、次年度以降は委託契約書に条項として盛り込みましたので使用して
おりません。
なお本覚書とは別に情報管理規定として、対象とする情報、対象者、教育、管理簿の運用、
報告の義務、監査等について作成しています。

　　　　　　　　　　　情報セキュリティに関する覚書
１　委託業務の名称　　○○○○○○○○業務
２　履　行　期　間　　平成○○年○○月○○日から
　　　　　　　　　　　平成○○年○○月○○日まで
　上記の委託業務（以下「本業務」という。）について、（発注者）（以下「甲」という。）
と（受注者）（以下「乙」という。）とは、情報セキュリティに関し、次の条項によって
覚書を締結し、信義に従って誠実にこれを履行するものとする。

第１条　情報セキュリティを確保するための体制整備
　　　本業務を行う事業者は、当該業務の実施において情報セキュリティを確保するため
　　の体制を整備しなければならない。ただし、本業務の履行に係る体制と同一の体制と
　　して良い。

第２条　取り扱う情報の秘密保持等
　　１．本業務の実施のために提供する情報、その他業務の実施において知り得た情報（
　　　以下「知り得た情報」という。）については、その秘密を保持し、また当該業務の
　　　目的以外に利用してはならない。
　　２．知り得た情報の盗難・紛失等を防止するため、その取扱いに留意すること。
　　３．知り得た情報を許可なく複製してはならない。
　　４．知り得た情報を当該業務の終了後においても他者に漏えい又は目的以外に利用し
　　　てはならない。

第３条　情報セキュリティが侵害された場合の対処
　　　本業務の履行において情報セキュリティが侵害され又はそのおそれがある状態を発
　　見した場合には、速やかに報告すること。これに該当する場合には、次の事象を含む。
　　１．知り得た情報の漏えい、盗難・紛失、目的外利用、破損、改ざん
　　２．外部の者による不正アクセス、不正プログラム感染等の情報セキュリティ侵害

第４条　情報セキュリティ対策の履行状況の確認等に関する事項の通知
　　　本業務の遂行における情報セキュリティ対策の履行状況を確認するために、次の報
　　告を求める場合がある。
　　１．情報セキュリティを確保するための体制
　　２．知り得た情報の取り扱い状況
　　３．再委託先に取り扱わせる情報の秘密保持等に係る管理状況

第５条　再委託に関する事項
　　　本業務の一部を第三者に再委託する場合には、本条で定める情報セキュリティに関
　　する対策と同水準の内容を契約に基づき再委託先に行わせること。なお、再委託先に
　　行わせた対策及びこれを行わせた結果等について報告を求める場合がある。

第６条　協定外の事項
　　　この覚書に定めない事項又は覚書に疑義が生じた場合は、甲乙協議のうえ定めるも
　　のとする。

　　本覚書の証として本書２通を作成し、当事者記名押印の上、各自１通を保有する。

　　　　平成○○年○○月○○日
　　　　　（甲）　　住　　所　　　　　　○○○○○○○○
　　　　　　　　　　氏　　名　　　　　　○○○○○○○○株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○○長　　　○○○○○○

　　　　　（乙）　　住　　所　　　　　　○○○○○○○○
　　　　　　　　　　氏　　名　　　　　　○○○○○○○○株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○○長　　　○○○○○○

お礼

お礼申し上げるのが遅くなりました。
網羅されているという点では大変参考になりました。ありがとうございます。
マンションの管理組合として使えるものか、今一度吟味してみます。