請求書を催促してくる会社に困っています

質問

当社は私1人で経理と総務を兼務しております

毎月1日に前月分の請求書を出力し、取引先へ郵送します。
請求先は36社くらいで、午前中に出力作業、午後に封入し、
近くの取引先には手渡しで持っていきます
早くほしいところには金額のわかるページのみ午前中にFAXします。

ところが、PM2：00に「請求書早くください。」と電話してくる会社がいます(手渡ししている会社)
私としては、確認しながらあせらず全部封入してから持っていきたいのですが、
毎回電話してくるので、なによりもその取引先を優先し、先に持って行ってから、
残りの会社分を封入して又他の近くの取引先へ持っていきます。（つまり2度外出しています）
前回は他取引先同様FAXしましたが、それでも詳細がほしいと言ってくるので、
「では全部FAXしましょうか？」といいました。(断られました)

「もう1時間くらいなぜ待てない？？？」っと思ってしまいます。
3：00を過ぎて持って行ったことはありません。

ここの一社だけなのですが、どう対応したらよいでしょう。
この一社だけのために私が昼休みをなくすのも納得いかないのです。
精神的にやられます

そこで、同じ職種の方へ質問なのですが、

　・このまま、この一社の為に、昼休みをなくし請求書を間に合わせる
　・担当者or上司等に何とか言ってもらう

どちらかを考えていますが、どちらがいいでしょう。

ちなみに1時間会社に早く来ても意味がありません
その会社の担当者が10：00か遅いときには11:00近くまで、請求書につながる業務をして、
それが終わってからの出力になるので、私にはこれ以上早く作業することは不可能です

その1社は売上は毎月200万くらいで、大手グループ会社の中の1支店で、他の地方の支店には
午前中FAXしているのです。

他にもいい方法があればアドバイスよろしくお願いいたします

回答No.3

ben0514 · ベストアンサー

あなたの会社の営業担当者と取引先の担当者で調整してもらえばよいのではありませんか？
それが難しいのであれば、あなたの会社の担当者の上司に相談しましょう。

取引先とはいえ、あなたへの指揮命令権はないのです。取引先の希望に沿うようにという上席者からの指揮命令があれば別ですが、それでも、あなたには拒否権があると思いますよ。昼休みはあなたの権利なのですからね。

ただ、会社というのは閉鎖的な空間の部分があり、自分の権利を主張しすぎたりすると、仕事がやりづらくなることもあるので注意が必要ですね。

取引先の会社の求めに応じるのであれば、可能な限り、担当者間の業務を早く終わらせ、あなたの作業想定を含めて間に合うように設定されることですね。
すべてのしわ寄せをルールもなくあなたにかかるのはよろしくありませんからね。

私の会社では、取引先が少ないのですが、その中でも急がせるところがあります。
人材派遣での請求で、末締めの締め後2営業日以内の請求書到着というものです。
このようになると、派遣されている従業員の勤務表などの確認作業から請求書作成、社内での決済を1日で行わなければなりません。月末月初に休日などが入ると、従業員への確認も難しくなります。一番怖いのが月末月初に有給休暇などを従業員がとるようなときには困りものですね。

私の会社では、取引先担当者と調整の上、請求書の原本は後日としてでも、期日内にＦＡＸかメールで送ればよいとしてもらいました。期日の日も遅い時間でも問題ないようにしてもらうことで、最低限の期日を守る手段を決めていますね。

同一会社であっても、各支店単位での決済などの流れが異なる場合もあります。決済すべき人数や立場によっても急ぐ場合があるのでしょう。私の取引先では、末締め50日払いですので、十分な日数があるとは思いますが、支店の営業担当者・所属長・支店長・本社担当者・所属長・役員の決裁があり、毎回契約内容などの確認を含めた決裁をしているようです。そのため、あまりに遅れると、支払が予定通りとならず、月単位でずれ込むと言われています。

あなたがあなたの上席者と相談の上で、担当者などにどうにかなるように調整してもらうべきだと思います。もちろん忙しい時にはいろいろな調整で負担することがあるのも仕事ではありますが、毎月同じような状況というのは問題でしょうからね。
あとはあなたが人が良すぎているのかもしれません。仕事・勤務時間などで割り切れれば、そのようなことができないとはっきりと伝えるかもしれません。契約の条件となるような場合には、上席者に耐えられる状況でないことを相談すべきでしょう。

お礼

担当者に相談します！ありがとうございました

回答No.6

yosifuji20

多分その会社の月次締切が非常に速いのでしょう。
請求書はそれをもとにk所地らに支払ってくれる書類ですから、面倒といわないで相手に要求する期限までには出すべきです。
催促してくれるのは喜ばないといけません。
遅れたら黙って支払いを遅らせるよりもはるかに親切です。

毎月それが解っているのであればどうして1日の午前に出さないのでしょうか。少なくとも前日までのデータを整理しておけば最後の納品があった直後には請求は可能だと思うのですが。
私は請求書発行部門の長をしていたことがありますが、こういう場合は残業をしても間に合わせるという方針でした。

それが遅れて取引上迷惑をかけるほうがよほどまずいと思ったからです。

補足

>ちなみに1時間会社に早く来ても意味がありません
>その会社の担当者が10：00か遅いときには11:00近くまで、
>請求書につながる業務をして、
>それが終わってからの出力になるので、私にはこれ以上早く
>作業することは不可能です

早く出社しての作業、もしくは前日の残業ですむのなら、そもそも質問して、皆様のご意見をいただくこともなかったのです
私は10:00~12：00までの間月次作業をして約800枚近くの請求書を出力しFAX等しております。
で、昼休みをけずるべきことなのか？との質問でした

文章が足らず申し訳ありません

回答No.5

TooManyBugs

無視していればいいんです。

言えば持ってくるからそうなるのだから電話が来ても「順番に処理しています」と言ってわざと遅く行くようにする。
それでも行ってきたらバイク便の着払いで送りますと言ってやれば。

お礼

心強いお言葉ありがとうございます。
とりあえず、担当者に相談してみます

回答No.4

keirimas

請求書をそう性急に請求しないでほしいと伝える。

なぜそんなに性急に？

・とにかく毎月1日には請求書を見ないと気が済まない会社であれば、締日を20日にして月末には届くようにする。

・末日締めでないとだめなのであれば、納品と同時に請求金額を明確に伝え、相手にまめに計算してもうらうようにする。

お礼

ですよね～
っと、私と同じ考えです。
担当者に相談してみます

回答No.2

yuyuyunn

こんにちは

担当者に言ってもらう
もしくは前日までに出す　かな・・

お礼

はい、担当者に相談してみます

回答No.1

tamiemon96

請求書を作成しているシステム・ソフトが分からないのですが、

PDFで出力できるような設定・機能は、ありませんか。

あれば、メールでいったん送って、原本は郵送でいかがでしょうか。

あなたと、相手の会社　両方の時間が、多少は短縮できるのかなと思うのですが。

お礼

PDFの請求書です。そして、お言葉いただき、調べましたら、今ってすごく便利に編集できるんですね！これを元に担当者に相談してみようと思います。ありがとうございました