秘書検定1級 お客様への上司のスケジュール告知

質問

こんにちは。
独学で秘書検定1級の勉強をしています。
おなじように勉強されているかたや、すでに1級を取得されてる方に
アドバイスをお願いいたしたく、お願いいたします。

問題集をといていると、よくあるパターンなのですが

(1)上司が面談中。終了時間になっても、まだ終わらない。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　→長くはかからないことを示唆

(2)専務から、「早急に確認したいことがあるから、専務室まできてほしい」
と内せんが入った

(3)と同時に、友人が突然「近所まできたからよった」ときた。

(4)秘書はどういう行動をとるべきか、順を追って説明しなさい。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　→業務が重なったときの対応

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

(1)友人に、上司は面談中だがまてるか意向を確認し、
まてるなら部屋に通す

→　「面談中」と告げているが、個人的には抵抗があります。テキストによれば、「上司のスケジュールは告げない」と書いてあるものもあります。
→　「上司は取り込んでいるので、会えるかきいてくるが、まてるかと友人にきく」という対応では点数をとれないのでしょうか？

(2)専務に、上司が来客中であり、長引く可能性があるが、
いつまでに上司が行けばいいか確認する

(3)面談中の上司にメモで(1)と(2)を伝え、指示を仰ぐ

(4)先に専務のところに行ってから友人にあうのであれば、
友人にもう少し時間がかかることを伝え、待ってもらえるかきく

(5)先に友人にあってから専務のところに上司がいくのであれば、
専務に面談予定所要時間をつたえ、その後に行くと伝える

→　「順をおって対応を書きなさい」という問題は、どこまでの対応を書けばいいのか？
→　(3)の次に(4)「上司の指示に従い対応をする」という答えでは、点数を取れないのか？

===============================＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

先輩方、今私と同様勉強されている方のアドバイスをお待ちしております。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

回答No.1

noname#177566

秘書検定1級取得者です。仕事でも、そんなことをしています。

現実社会だと、本当にこういうことってケースバイケースですよね。

面談後に優先するのは、専務、お友達の順です。
専務は「早急に」と言っていて、お友達は「近くにきたから寄った」＝大した用事ではない、からです。
これが、この問題の、優先順位を判断するポイント（ヒント）です。

点線の下は、choksさんのご回答でしょうか。

（１）は、待てるかどうかより、会えるかどうかわからないことを説明したほうがいいかもしれません。

（２）は、専務は「早急に」と言っているのだから「いつまでに行けばいいか確認」する必要はないかも。そもそも、問題に「面談は長くならないことを示唆」とあるので、長引く可能性は少ないです。
私なら専務には「もうすぐ面談が終わりそうですので、終わり次第うかがいうよう伝えますが、よろしいでしょうか」と聞いてしまいます。面談中にメモを入れるほど緊急かどうかの判断がつきます。

（４）（５）は上記に書いた通り、お友達より専務を優先させます。

chokさんは、お友達を大事に考えすぎているかもしれません。
現実では「あー、会いたかったのに！」なんて、言われそうですもんね＾＾。
でも、近くに来たから寄った＝大した用事で来たわけではない、ので専務より優先しなくて大丈夫です。
世間話より、仕事が優先です。
しかも、上司の上司が「早急に」と言っているので、大切な用事です。

秘書検定風だと、私が上記で書いた（２）の後に、(1)「専務が面談終了まで待てないほど緊急」だと言った場合(2)了承いただいた場合、みたいに、枝分かれをさせて、それぞれの回答を書いておくと、いいみたいです。
(1)の場合は、chokさんのおっしゃる通り、メモを差し出す展開になりますね。

私が受けてみて思ったのは、テキスト通りでなくても、かなり脱線していなければそれなりにマルはもらえるな、ということです。私はひやかし半分だったので、「私だったらこうするけれど」で全部回答しました。テキストに沿っていなかったと思います。でも結果、合格しました。一般知識の問題で点が取れたからかもしれませんが・・・。

つまり、イメージ的には、1級は「小論文」の添削みたいなもので、こうじゃなきゃバツ、という感じではないと思います。
四択五択の二級や準一級のほうが、よっぽど難しい気がします。

長くなってしまいました、ごめんなさい。
自信を持って、頑張ってくださいね。

お礼

ありがとうございます！
私も、実務をこなしているのですが、問題をとけばとくほど
頭がこんがらがってきました。
・・・実務では、結構自分で判断しております。

とりあえず、自分らしく受けてみます。
ありがとうございました。