注文書の保存期間

質問

はじめまして。
生活雑貨商品を通販サイトとカタログにてお客様に提供しております者です。
カタログでお客様より注文を受ける際にFAXにて注文用紙を頂いております。
その際、お客様から送って頂いた注文用紙の保管期間ですが何年間保管しておいたら宜しいでしょうか。
わかりますでしょうか？

教えてください☆

回答No.4

kadusaya2 · ベストアンサー

文書情報管理士です。

注文書は 「国税に関わる書類」 と見なされますので、商法では7年、会社法で10年の保管義務があります。
国税庁から経団連やJIIMAに方針の通達があり、今後はネット販売や通販においても 「帳簿」や「関連する書類」 の保管義務は厳しくチェックされるそうです。
ですので、すでに廃棄したものは手遅れですが、今後は必ず保管をしてください。

電子文書での保管ですが、税務署に 「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」 を提出して承認を得る必要があります。
また、そのためのシステム要件などがあります。
詳細は
http://www.e-文書法.jp/ ← IE7以降のURL
http://www.XN--E--5L7DU6CP6N.JP/ ← IE6以前のURL
をよくご覧になってください。

FAXで送られてくるのがほとんど注文書であるのなら、NECのNetSpartが便利でしょう。
http://www.nec.co.jp/pcom/netspart/products/index.html
受信したものが直接、PDF化されます。

お礼

ありがとうございました★

URLまでつけて頂きまして本当にありがとうございます。
こちらの内容を参考に取り組んでいきます。
ありがとうございます。

回答No.3

wret615

契約て商品やら代金やらのやり取りする前の話やな。請求書は商品のやり取りした後の話やもの、契約書にはならへん。

あなたの場合は、通販サイトなら注文データと注文受けたでいう返信メールみたいなんとがセットで契約成立の証。

カタログ販売なら商品送る前にＦＡＸ受領したんでこういう商品送付するでてメールか何か送ってるならそれが証。そやけど、ふつーそんなん送らずに商品発送するもの、注文書と納品書控えみたいな発送証書（発送データ）とのセットが証で契約成立の証では特に注文書が重要。

ＦＡＸの数が多くてかなわんいうのはよく分かるわ。条件きついがスキャナして保存おけになる場合もあるもの、ｅ－文書法てキーワードで調べてみ？

トラブル回避を最重視するなら債務不履行損害賠償とか考えて１０年やけど、これひとりごとな。そこまでするのは少ないし。

お礼

ありがとうございます☆
早速、e-文書法調べてみます♪

お忙しい中、本当にありがとうございます☆”

回答No.2

wret615

きちんとしたいなら商法とか税法とかで５年か７年な。

カタログ販売ならその注文書が契約成立の証拠になるで。そやからかなり重要書類よ。

お礼

回答ありがとうございました。
お礼の言葉遅くなりまして申し訳ございません。

注文書が契約成立の証拠になるとの内容だったのですが、その後、請求書等を送ってる場合、それが、最終契約成立の書類と言う形にはならないのですか？

FAXで受付た注文書を保存する収納がいっぱいになってきてしまってまして、これをPDFにおとしてデータ化して保存しようかと思ってるのですが、原本はやはり、保管しておかないといけないでしょうか？

回答No.1

yosifuji2002

之は任意です。特に保存か期間の定めはありません。

納品書等の売上記録については、保存の必要がありますが、注文書は顧客との間で事後的なサービス等の可能性がなくなれば後は必要ないでしょう。

貴方の実務的な必要性で判断されたらよいと思います。

お礼

回答ありがとうございました。
お礼が遅くなりまして申し訳ございません。

今、お客様の注文書がどんどん増えてきてしまって、収納するスペースがなくなってしまって困っておりました・・・。納品書でしたり、請求書といった最終的内容の書類はデータベースとして残っているのですが、会社間のやり取りと同じ様に、注文書も残しておくべきなのか否か、疑問に感じたところがありまして。

NET上で経理系の保存書類で調べてみると、5年から７年との情報もありまして。この場合、私の認識違いかもしれないのですが、業者間とのやり取りに思われました。
たとえ、一般のお客様としても、建物の着工とかの注文書、請書の内容かなっと。

通常のFAXでの注文は書面で来た分は、PDFとかにおとしてしまって、紙ベースは１か月くらいの保存にてまわしていけたらと思っております。こんな感じの認識で間違いはないでしょうか？