電話管理部門は情シス？or設備部？

質問

私の会社では、現状次のようなかたちに分かれて資産を管理しています。

１．作業用・非作業用不動産及び償却資産・・・・「設備部」
２．ＯＡ機器(ＦＡＸ、コピー機）・・・・・・・・・・・・「設備部」
３．什器・備品（机、ロッッカー、調度品)・・・・・・・・「設備部」
４．ＯＡ機器(オフコン、パソコン、プリンター)・・・・・・・・「情報システム部」
５．通話用電話(携帯含む)・・・・・・・・・・・・・・・・「設備部」
６．情報通信用回線・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・「情報システム部」
(７．事務用品、消耗品・・・・・・・・・・・・・・「総務部」)

今般、これまで拠点単位、部門単位でバラバラであった通信のインフラを
再構築しようということで、社内でプロジェクトが発足したのですが、
近頃ではコピー機も複合機化し通信回線は関係するは、もしもし電話も
ＩＰ電話が出てくるはで、私の考えとしては、この際、電話に関する業務、
コピー機等ＯＡ機器に関する業務を全て「情報システム部」に移管すべきで
あると思うのですが、当の情シスが納得いたしません。

皆さんの会社ではどのような状況か、どのように管理されているのか等、
教えていただければ幸いです。
宜しくお願いいたします。

回答No.3

ymmasayan · ベストアンサー

私の会社（といっても過去の話ですが）でも似たような話が有りました。
通信といっても、コンピュータ通信あり、有線電話あり、無線通信ありと大変な輻輳振りでした。所管部門も、情報システム部、設備部、総務部と入り乱れていました。結局は、設備元、運用元、管理元、総合調整元を整理することで切り抜けました。皆さんがおっしゃっている様に、過去のしがらみ、人員問題等色々あって、なかなか難しいです。引き取りたくないと言う話と逆に、手放したくないと言う話もあるのです。

結局は、全体の一元的管理を情報システム部が担当し、資産元や、運用元や保守管理はどこであっても構わないと言うのが、当面のあるべき姿ではないでしょうか。
実際には、要員の移管を伴った設備移管も行ないました。電話交換機、ＬＡＮなども移管しました。パソコンの資産元は個別ですが、ＬＡＮ接続に関しては情報システム部の基準に従ってもらいました。

「せいてはことを仕損じる」とよく言います。まずは、全体を管理する、義務・権限だけでも情報システム部に集約する事が最優先課題だと考えます。

蛇足ですが、コピー機が通信機能を持ったり、インテリジェントになったからと言って、情報システム部の所管と言うのは行過ぎでしょう。そんなことしてると企業の中の全ての設備が情報システム部の所管になってしまいますよ。

そういう設備は総務部所管で結構。ただ通信回線につなぐときには情報システム部のルールに従ってもらいます、ということでいいのだと思います。

お礼

ｙｍｍａｓａｙａｎ様、お忙しい中ご回答いただきましてありがとうございました。

もしもし電話ではマイラインサービスの開始、データ通信では各種サービスが入り乱れ、
だんだん個々の通信コストについてはブラックボックス化しているような気が
します。

当社は情報系システム導入にあたり、新たなインフラとしての通信コストを負担して
いかなければならなくなりますが、そのあたりを一元化出きればいいのになと
考えております。

また、良いアドバイスがあれば宜しくお願いいたします。

回答No.2

you-m

私の知っている顧客では、特に大きい会社ほどシステム部が電話関連を管理しています。
発端は、恐らくネットワーク系のWAN回線は交換機を使用するケースが多い（社内に交換機がある場合）とか、メインフレーム接続にかつては、電話線を使用するケースが多かった等の理由からかもしれませんが、いずれにしても電話系は、システムで管理しているケースが私の知る限りにおいては多いです。携帯もしかりですね。

ただ、FAXについてはコピー機と複合のものも多く、どちらかと言えば総務が担当している事が多いですね。
システム部は、あくまで電話線の導通までが責任範囲とか。

ですが、o_tooruさんがおっしゃられているように、そういった管理責任の所在は会社それぞれに事情があり、仮に一般的でなかったとしても、方針の転換は難しいケースが多いです。
leo329さんの所のシステム部も、今まで無かった業務が増えてしまえば、それだけ負担が増える事になりますよね。
引継ぎすればとか、人を増やせばとかいう問題でもありません。

昨今、ERP導入などの場合にも言われる事なのですが、ある業務を行うべきはここだといった視点では、うまく回るはずが無いのです。
その会社のワークフローが本来どうあるべきかというトップダウンな視点の下に、システム部を含む全体の業務を見直すくらいのドラスティックな組織・業務変更を伴わなければ、単にシステム部の負担が増える・今までよりも電話やOA機器に関する対応が遅くなるといったデメリットのみが先に立つことになるような気がします。

あくまで私見なので、ご参考までに・・・。

回答No.1

o_tooru

こんにちは、疑問はつきませんね。

さてご質問の件ですが、私の所ではやっぱり情報の部署では管理していません。PCはPC電話は電話。

まあ、ベキダ論をしてもなかなか通じませんよね。会社といっても組織ですから、お互いの合意の上で成り立ちます。外の社会からみて、どんなに非条理な事であっても会社の人が同意すればそれで良いわけですから。

まあ、焦らず、予断を持たず、ねばり強く交渉しましょう。