立て替えたくない！

質問

こんにちは。
教えてください。
うちの会社は、基本的に経費は自分の財布のお金で立て替えて、給与振込の際にまとめて清算してもらいます。私が立て替える現金額は毎月たいしたことなくて（切手代とか郵送費とか）気にしてなかったのですが、今年は、暑中見舞いのはがき何百枚という（金額に直すと3万円くらい）大金を立て替えなくてはいけなくなり、郵便局は現金払いしか無理といってくるし、困ってます。

そこで相談ですが、
(1)はがきの発注枚数と支払日（代引き）は分かっているので、支払日までに銀行から「仮払金」としてお金を引き落とし、それを支払いたいのですが、その場合どうやって申請すればよいのですか？そしてその場合の処理は？
(2)おつりはどうすればいい？
(3)他の人は、大金でも立て替えている、もしくは、営業の人は先に仮払金として10万くらいを給与と一緒に振り込まれていて、その中から出張旅費とか出して清算してるみたいです。そんなシステムの会社で、今月だけスポットで、はがき代だけ仮払いして、処理はややこしくならないですか？
(4)正直、どう切り出せばよいか分かりません（口下手なので）経理という部署はとくになく、申請するなら社長かその他の役員の人です（ちっこい会社なので・・）うまい申請の仕方をご口授ください

以上、よろしくお願いします！！

回答No.2

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

うちの会社ですと、営業と現場所長は２０万現場資金を貸し出しています。
基本的に事務にはありません。
質問者様は事務職の方でしょうか？

＞(1)はがきの発注枚数と支払日（代引き）は分かっているので、支払日までに銀行から「仮払金」としてお金を引き落とし、

お金を引き落とすというのは表現が違います。
社内向けの請求書を起票する→上司の承認をもらう
→経理（もしくは銀行預金の管理担当者）に渡す。
銀行預金の管理担当者が通帳と銀行の出金依頼書（または小切手）に銀行届出印を押して銀行に持ち込む
→現金が引き出される
（会計処理は　借方　仮払金×××円／貸方　銀行預金×××円）
→質問者様へ現金が渡る。受取の記名捺印
→給料が振り込まれる
→銀行預金の管理担当者へ仮払金を返す
→現金を銀行に預ける

以上です。
（２）社内的にはおつりも本人が持っていて返すときにまとめて返します。
（３）社内のご事情がお有りと思いますので何とも言えません。
（４）「暑中見舞いのはがき代を立て替えるのが厳しいので・・・先に仮払金で貸していただけませんか？」というしかないですね。

ただし営業の方は大金を立て替えているので上司にはねられる可能性があります。
その逆もあって事務の部署同士なので簡単に出してくれる場合もありえますが。

お礼

ありがとうございます！
大変参考になります。。
回答いただいた流れで処理するとして、仮払いを返し→銀行に戻入したときの仕訳はどうなるのですか？質問が二重ですみません・・。

回答No.4

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）

No.2です。細かすぎるからいいかなー？と思って端折ってしまいました。
＞回答いただいた流れで処理するとして、仮払いを返し→銀行に戻入したときの仕訳はどうなるのですか？

（会計処理は　借方　銀行預金×××円／貸方　仮払金×××円）
でございます。

お礼

ありがとうございます！
すっきりしました。
経理の勉強になります。何度もすみませんでした。

回答No.3

taxtatatat

社長のポケットマネーから出してもらうように頼めませんか？

「はがき買いに行くのでお金をいただけませんか？」と言ってみてください。
その後の処理は、おつりと領収書を社長に渡せばそれで終わりです。

お礼

アドバイスありがとうございます！
ポケットマネーでは出してもらえませんが、大きな仮払いをしている役員さんに立て替えてもらうようにしました。おつりと領収書はその人に返して、その人が清算してくれます。

回答No.1

PU2

素直に金無いから仮払いしてっていえばいいのでは？
ややこしくないと思うのですがこれって経理の担当者次第ですね

私の場合、出張の度に足りない分立て替えしてましたけどね
(３万くらいあっという間でしたけど)

ちっさい会社ほど融通効くと思いますけど、、、、

まぁー会社次第です。

お礼

ありがとうございました！
素直にいいました。
融通利かせてもらいました♪
今回は結局処理がややこしいというので、役員さんがかわりに立て替えてwくれることになりました（経理的に根本的な解決ではないですが・・・）