経理事務の効率化のポイントについて教えて下さい

質問

私は零細企業（製造業、社員約50名）に勤めているのですが、この度経理事務の効率化を目的とした(最終目的は間接人員の削減なのですが）改善プロジェクトの任を与えられました。ただ私は経理部門外の人間でして経理事務経験はゼロです。現在ヒアリングを行っているのですが、会計パッケージソフトは使っているものの、手書きの台帳・振替伝票等も多くまずペーパーレスが課題かな、と感じています。ただ、経理部門としてはお金を扱っている以上、照合作業・確認作業も多く、他部門のように単純にペーパーレスとはいかないと難色を示しています。
そこで、質問させて頂きたいのですが「経理事務の効率化」に取り組む場合、どのポイントを押さえながら進めていけば良いのでしょうか。たいへん曖昧な質問で恐縮ですが、成功事例も含めて皆様のアドバイスが頂ければ大変幸いです。
どうか宜しくお願いいたします。

回答No.8

sou99 · ベストアンサー

＃４です。

手書き起票は１割もないです。私に処理方法がわからない伝票と機密保持のための伝票のどちらかに分類されます。
機密保持系としては労務に関係する伝票です。私には起票に必要な給与台帳等の資料の閲覧権限がありません。閲覧権限のある上司（＜上司は入力作業をしません）が振替伝票を手書きで起票しています。個人データの特定を不能にさせ、私が閲覧可能なレベルに落としています。

あとは、起票に必要な資料を手元に置いてすべて直接入力しています。毎月の固定処理はソフトに自動起票の機能がついていますし、変動する決まった引き落としなどは1月ぐらい前にはわかっているので月に一度くらいにまとめて先に入力しておきます。当日には事前入力した伝票を訂正し、不定期な処理を入力するだけです。

運用権限のある方はお一人だけということですが、他の方は集計途中の不正確な試算表データも見ることができないのでしょうか？
担当している各起票担当者がソフトに入力をし、正確なデータを見ることができる人にチェックと照合してもらえばもっと効率がよくなるのですが・・・。

チェックに関しては入力者以外の人が、作成した会計ソフト以外の客観的資料（通帳や領収証）を参照して照合すると正確性を保持できます。確認した資料に確認者が検印しておけば責任の所在が特定されてなおいいです。

苦労したのは、ソフトの導入時の初期設定です。自社の流儀にあわせるのに試行錯誤しました。
あとは資料です。起票に必要な事項が効率のよく記載されている資料を用意するために、既存の資料に手を加えたり、増減させました。手書きの既存台帳の方が会計ソフトの機能より使いやすいものは、導入して数年にたってもそのまま残しています。また、資料の変更や追加は他部署にも影響を及ぼす場合があるのでその関係部署に相談をして許可をもらいました。

お礼

実際ご経験されたお話として大変参考になりました。現在会計ソフトはボス以外誰一人として入力・閲覧できない状態でして有効活用できているとは思えません。まずボスの理解を取り付けた上で、sou99さんのアドバイスを参考にさせて頂きながら手書き伝票を削減して行こうと思います。
これまで大変ご丁寧な説明をして頂き、ほんとうにありがとうございました。

回答No.9

Marvin

＃２です。補足説明いただいた内容に基づいてのアドヴァイスです。

＞こうした役割分担の見直しも効率化へのポイントになりそうです。

本質的な改革を行うためにはこの点から手を加える必要があるでしょう。
ただ当面の効率化のためには、この体制のままでも省ける部分はありそうです。

ボスによるチェックや会計データの機密保持は必要だとしても、
必ずしも手書き起票とＰＣ入力の二段階の作業を必要とすることにはならないと思います。

多くの会計ソフトにはエクスポート、インポートの機能が備わっていますので、
部課員が各担当分野に関してのみ、手書きの起票に代えてＰＣ入力を行い、
プリントアウトなり、エクスポートしたデータなりでボスのチェックを受ける。
ボスはチェックを行った上で問題なければ、
ボスの管理するＰＣに当該データをインポートする。

このように出来れば、部課員は手書きに代えてＰＣでの起票が可能になりますし、
その分野についてはボスはチェックだけを行い、入力作業をせずに済むことになります。

御社においてこの方法が直ちに導入できるかどうかはわかりませんが、
参考にしていただければ幸いです。

お礼

大変貴重なアドバイスありがとうございます。これもアイデアだなと、はっと思いました。まずは会計ソフトへのＰＣ入力の方向で進めていこうと思います。もしそれがダメならMarvinさんのアドバイスである分散入力→データインポートの運用を考えてみたいと思います。
大変ご丁寧に説明を頂き感謝いたします。どうもありがとうございました。

回答No.7

wildcat

再び＃３です。キーマンはすでにいてパッケージソフトの運用権限はその人にある、とのこと。どんなによい効率化方法を考えても、部外者による改善プロジェクトでは根本的にどうこうするレベルに達するのはまず無理でしょう。キーマンを積極的に改善活動に参加させることができるかどうか、キーマンの理解をどの程度得ることができるかどうかで成否は決まってしまいそうですね。

お礼

全くおっしゃるとおりです。結局そのボスを動かさないとだめなことは理解しております。ただボスの上に居座っている大ボスも動かさないとだめでして、社内独特な体制的問題もはらんでいるのが現状です。
現状打開すべく頑張って行こうと思います。ほんとうにありがとうございました。

回答No.6

wildcat

#3です。現金、預金、手形が決め手というのは、この科目は会社全体の取引の基本となるのでこれらの科目の流れをキチンと押さえないといけないというくらいの意味です。１ヶ月の金の流れを出る金と入る金とに分けてスケジュールを作ってそれを仕訳してみることで、事前準備できるものと突発的取引であり準備できないものとに分けることができると思います。このうち、事前準備できるものは仕訳の形式だけか、金額までかを判断することで効率化をどの程度推進できるか予測できるのではないか、とおもいますけど。

お礼

再度ご回答頂きまして恐縮です。アドバイス頂いたことを念頭に、現行の業務フローを作成し分析していこうと考えています。また類似の件で質問投稿させていただくかもしれませんがその折はまたご教授頂ければ幸いです。ほんとうにありがとうございました。

回答No.5

7nakamura

会計事務所に勤務しています。
会社によっては手書きで起票後、会計ソフトに入力をしているところもありますが、それは手間がかかって大変です。一例として、預金は通帳のコピー・照合表をもらい、現金・手形・掛などはエクセルの集計でもらってきて会計事務所のほうで月々の試算表、決算時には総勘定元帳・振替伝票を作成します。
税理士さんと顧問契約をされているなら相談してみてはいかがでしょうか？

お礼

大変貴重なアドバイスありがとうございます。少しでも手書き伝票を削減する方向で知恵を絞って行きたいと思います。また質問投稿させていただくかもわかりませんが宜しくお願いします。ありがとうございました。

回答No.4

sou99

質問者さんより規模の小さい会社でパッケージングの会計ソフトを導入して
伝票の入力をしています。

導入に関しては以下の２点が重要です。
１．会社機密の保持性。（主に社内で）　２．データの正確性。
片方でもかけるのならその方法は効率以前の問題で不採用です。
その上で導入のメリットの有無をはかります。

実際、パッケージングソフトはどうなのかというと・・・楽です。
帳票等を自分で書かなくて良いところが特に！
ソフト導入当時には会計処理に素人だったので
（自力で振替伝票等を起票できなかった）
会計処理の収得を目的として
全処理伝票をすべて手書きで起票してから入力していました。
その後上記の２点を守る為の方法を処理毎に取った上で、
２ヶ月後くらい併用して振替伝票の手書きをやめ、
機密保持に問題があるもの以外はソフトだけで起票入力をしています。

ソフト会社もよいソフトを出してきてはいますが、オーダーメイドでありません。
他の回答にもありますが、パッケージングソフトには
短所とまでいわなくても自社の方法にそぐわないものもあります。
無理にすべてを会計ソフトで処理しようとしたり、
ソフトの機能を一度に導入しないことが肝要です。

機密保持や正確性について具体例が必要なら補足してください。

補足

Marvin様への補足に記入させて頂いたような理由により、ソフト起票入力は皆無に等しいのが現状です。会計パッケージソフトは、出納帳からの起票入力など便利な入力画面が備わっており、手形管理や固定資産管理も装備されています。
機密保持・正確性の観点から手書き起票とソフト起票入力を使い分けられているとのことですが、具体的にどの部分を手書きで残し、どの部分をソフト起票入力に切り替えられたのか、また移行に際しご苦労された点などがございましたら、差し支えない程度でご教示頂けないでしょうか。是非参考にさせて頂きたいと思います。

回答No.3

wildcat

私もかつて経理事務の効率化に関連して2回ほどそういうことを経験しました。会計ソフトを使う当面の目的は転記と集計です。手書きの伝票や台帳は
全面的に会計ソフトの処理に委ねていかなければならないと思います。しかし、経理事務の担当者は自分なりの流儀が身についてしまっている人が多く、簡単には切り替えられないでしょう。したがって従来の処理方を当面は認めなければいけない、と思います。
その間にやらなければならないのはあなた自身でペーパーレスの率先垂範をすることと、効率化推進していくためのキーマンを見つけ味方にすることです。
仕訳伝票を借り方、貸し方でＮ対Ｎの複合仕訳にすると貸借平均原則で
金額のエラーチェックができます。しかし、台帳出力すると相手勘定が特定
できなくなるので相手科目と相手の摘要がでなくなります。

1.自分が率先垂範して実行する。
2.キーマンを見つけて味方にし、彼の影響力を活用する。
3.会計ソフトの特徴（短所と長所）を把握し、長所を伸ばす、また、短所の
　使い道を研究してみる。
とまあ、私も結構曖昧な書き方になりました。
現金、預金、手形の勘定が決めてです。頑張ってください。

お礼

大変貴重なアドバイス感謝いたします。経理の方にとっては会社の大事なお金を扱っており、機密事項も多いわけですから、自分の流儀を簡単に変えられないというのはよくわかります。それゆえに改善する立場としても、そのあたりを理解しながら進めていかないと事がうまく運ばないだろうと感じています。矛盾との戦いですね。
同じような経験をされた方のご意見として大変参考になりました。肝に銘じて頑張って行こうと思います。
どうもありがとうございました。

補足

現金、預金、手形の勘定が決めてというのは、何か効率化のポイントが隠されているのでしょうか。差し支えなければ教えて頂けないでしょうか。

回答No.2

Marvin

＞会計ソフトの特徴は振替伝票データから種々の台帳を自動転記してくれるとともに試算表を自動作成してくれるところだと思っています。

この認識は別に間違いではないと思います。

＞手書きの振替伝票を完璧に完成させてから後からゆっくり入力処理を行うといった流れです。

何故一度手書きで完成させてから、
改めて会計ソフトに入力しなおす必要があるのでしょう？
（初めから会計ソフトで振替伝票を作成すれば
　よいのではないでしょうか？）
勿論「間違った使い方」ではありませんが、
そうしなければならない特別な理由がないのであれば、
「無駄のある使い方」と言えそうですね。

＞「意味のない」という判断について、自分自身実務経験や知識のバックボーンが乏しいため説得力に乏しいのが正直なところです。

自分の経験や知識で不十分なところは、
専門家や経験者を上手く活用することが不可欠です。

御社は税理士や会計士との付き合いはないのでしょうか？
もしあるのならば、御社の内情をある程度わかっている専門家である
彼らのアドヴァイスを仰ぐことは決して無駄にならないと思いますよ。

お礼

税理士さんと顧問契約しているようですが、付き合いは希薄のようです。できるかぎりアドバイスを頂きながら進めていこうと思います。
貴重なアドバイス大変ありがとうございました。

補足

いろいろ調査してわかったのは、経理のボスが一人いまして、その方が唯一会計パッケージソフトの使用権限を持っているようでした。他のメンバが売掛・買掛・経費等を担当していまして、振替伝票の起票までの業務を行っています。そしてボスが手書き振替伝票をチェックして自ら入力処理を行っています。ゆえに手書き振替伝票が必要になってくるみたいです。会計データの機密性を保持したいという理由からこのような体制になっているみたいです。こうした役割分担の見直しも効率化へのポイントになりそうです。

回答No.1

maisonflora

１．仕事全体の流れ図を作る。まず各自に書いてもらうか、ヒアリングする。
　　　　月日
社内　　
経理
業者等

２．なぜ、その仕事をやっているか、目的をハッキリさせること。法令に反しない限り、意味のない転記、保管、コピーなどは、やめる。
３．パッケージソフトがあって、台帳が手書きというのは？です。

お礼

貴重なご意見感謝いたします。
１．について
自分の頭を整理する意味でも、まさに作ろうと考えていたところでした。早速着手しようと思います。
２．について
「意味のない」という判断について、自分自身実務経験や知識のバックボーンが乏しいため説得力に乏しいのが正直なところです。ただここは合理的な発想で取り組んで行きたいと思います。
３．について
現時点のヒアリングでは、手書き台帳（伝票）の主なものは受取・支払手形台帳と振替伝票でした。パッケージソフトの使い方としては、手書きの振替伝票を完璧に完成させてから後からゆっくり入力処理を行うといった流れです。会計ソフトの特徴は振替伝票データから種々の台帳を自動転記してくれるとともに試算表を自動作成してくれるところだと思っています。その考えからすると手書きで振替伝票を完成させてから入力処理を行うことは何ら間違った使い方ではないと思うのですが、手書き振替伝票の起票作業を省いて、もっと効率的にパッケージソフトを活用できる方法は無いものかと考えています。
パッケージソフトの有効活用という点で何かアドバイス頂けたら幸いです。