ファイル管理について

質問

ファイル管理について教えて下さいませんか？

販促専用のスタッフが入社しました。販促・営業・事務など全ての部署の者で、販促のツールや文書を共有したいと思います。
・誰が見ても、わかりやすく分類するにはどうしたら良いでしょうか？
・皆さんの会社では、どういうファイル管理をしておられますか？良い方法はないでしょうか？　ソフトなどでも構いません。
・皆さんの会社では、フォルダなどは、どういう構成で管理していますか？　どんな項目別で（どういう切り口で）【具体的に教えて頂けませんか？】

●当社の状態
食品製造販売業　営業３名・事務２名・販促担当者１名　

販売促進で作った　広告・リーフレト・資料・写真画像・グッヅ・お客様別広告・グッヅなど　のファイルがあります。

月別・商品別・イベント別・プロジェクト別・顧客別などの項目や切り口があります。
【ひとつの広告が、商品別とイベント別に重なる場合があります】
そのあたりに明確なルールがなく、ファイルが重複したり、探しにくい状態になってしまいます。

以上、ファイル管理について教えて下さい。　どうか宜しくお願い致します。

回答No.3

showado · ベストアンサー

ファイリングデザイナー検定というのがあります。ファイルの管理で基本的なことがわかりますので、勉強することをお勧めします。
低いレベルから試験がありますが、資格は取れなくても、勉強することで取り扱いをどうするべきかわかるので、できれば全員がかじってみたらいいと思います。ファイルの分類のしかたもわかります。

ファイリングの基本は、パソコンのフォルダと同じです。アルファベット、かな順にならべます。
それとファイルにつけるキーワードがポイントです。このあたりは「ファイリング」「文書管理」などがタイトルについた本でも参考になります。

お礼

ありがとうございました。非常に参考になりました。
ファイリングデザイナー検定ですか・・本なども探してみます。

回答No.2

taka405hoge

業務プロセスや規模などによってやり方が異なりますし、アドバイスするには詳細をヒアリングする必要があります。多少の出費は可能ですか？

補足

どのぐらいの費用かかるのでしょうか？教えて下さいませんか。

ご返答ありがとうございました。

回答No.1

ibm-no7

共有Server等のフォルダ構成のことでしょうか？

結果論ですが、
様々な切り口があり過ぎて、満足するものは、作成できません

深く考えずに、「とりあえず」やってみて、だめなら「直す」で
考えないと、業界の罠に入り込みます

コンピュータは、はい、いいえ　の2種類しか判断できません
そこで、
「どうすれば良いかわからない」から

「使いにくいからので、ＸＸを変えてみよう」
「ＸＸを変えるには」
の積み重ねしかありません

補足

共有サーバーのフォルダ構成の事です。
とりあえずやって見ましても、頭が混雑してしまいます。（笑）

たしかに完璧な切り口はないのでしょうね？
ありがとうございました。