経理部での現金出納担当者 の方に質問

質問

オフィス内100名、７部署程度の規模の総務経理部で現金出納を担当しています。各部署の小口現金はなく、全て経理総務で一括で出納しており、200万から300万円は常備しています。現金入金はまれです。一日少なくても100万前後は必ず出金があります。イベント業です。
郵便、交通費、航空券や乗車券などの旅費、会議打合費のほか、通勤定期代、各自名義の携帯電話の仕事使用分、高額医療負担分などまで、また、現場で要した備品消耗品費や参加者への謝礼金やアルバイトへの日当、交通費なども発生するつど担当者が立替払い（あるいは仮払分より支払）しており、それの精算の対応をしています。
商社から転職したものからすると、その現金支払いの多さに戸惑っています。商社では交通費などの旅費精算、自分らが購入する切手印紙程度だったので。
最近では、立替分も振込みで対応して現金で渡さないところもありますし、現金の取り扱いは危険が多いので、業者への支払いは振込みできるものはできるだけそうしたほうがいいんじゃないかなと思っています。
現場のことなので、仕方がないことがあるのかもしれませんが。。。。

というのも、ちょっと負担に感じているからです。
他の会社の、業務の流れというか、
経理規定などを知りたいのですが、担当者の方の実務の話を聞かせていただけると幸いです。
また、そういうことを勉強するのにおすすめの本などがあれば教えていただけませんか？
よろしくお願いします。

回答No.7

ライフ ＊ﾟ+｡(σ‐σ)｡+ﾟ＊（@InTheLife） · ベストアンサー

No.3・No.4です。
他のかたのご回答や、質問者さまの返信内容も、
ひと通り、読ませていただきました。(*＾-＾*)

大丈夫。
社会人の会員さんなのですから、毎日、ここを覗けないのが、当然です。
こうして、1週間以内には、お礼や補足(回答者への返信)をしてくれるのですから、
かなり、優秀な会員さんだと思いますよ。＾＾

今回のご質問にて提唱された、現金差の発生を防ぐ対処法としては、
No.5様にて示された具体例が、参考になると思います。
社員が現金払した立替分を、社員の指定口座に振込む方法です。
私の勤め先では、振込手数料を懸念し、現金支給が前提ですが、
いずれは、給料担当の人事部と連携をとり、(給料は口座振込です。)
毎月の給与精算と併せた、社員立替金の一括精算を検討する声も出ています。

＞現会社の精算の状況についてさらなるアドバイスを…

ごめんなさい。m(＿ ＿)m
こうした文章のやりとりだけですと、
質問者さまの置かれた状況に関して、
知り得る情報が限られておりますし、
自分の会社での成功例が、あなたの会社に適切という保障はないため、
あなたの会社の内情に関して、無責任な指摘は、できません…。

ただ、ここで、あなたの補足内容を読ませていただいた印象ですと、
立替精算のみならず、その証憑関連についても、対策が必要みたいですね。

会計上、費用・収益は、当月発生分の当月処理が、掟です。
領収証がないから・・・という口実があるとはいえ、
何ヶ月も前の立替内容を、当月費用として認めるのは、問題有りです。

会社内部の人間を相手にするだけに、
正面切って、立替金の信憑性の追及はしにくいものですので、
まず、経理部内で、経理規定を見直し、
「ここだけは譲れない」という絶対条件を設けることが大切です。

またも、自分の身の上話となり、恐縮ですが、経験談として。
私の職場では、「3営業日締め」という絶対条件をつくり、
毎月、月次決算を行なっています。
11月5日には、10月分の月次処理を終わらせる予定です。

部署別の庶務係には、締切日までに、前月分の会計処理を確定させ、
(社員の立替精算分の払出も、遅れは認めない姿勢です。)
経理部に提出してもらいます。
この制度を始めた頃は、庶務係から、非難の嵐でしたが、
2ヶ月ほどすれば、経理処理も、何とか、軌道に乗るようになりました。

また、会社には、経理部とは別に、「経営企画室」という部署があり、
半期ごとに、「部署の経費として、これだけ使ってもよし」という毎月の予算額が、
各部署の実績(昨年度に、実際、使った金額)を考慮して、組み立てられます。
どの部署が、予算に対し、どれだけの経費を使ったか、一目瞭然ですので、
月ごとの精算に関して、緊張感を保つには、適した環境かも知れません。

また、定期的に、監査法人という所から、会計士が会計監査に訪れます。
特に、最近では、
「現金出納管理の流れ」を、徹底的にチェックされており、
現場の庶務係まで、金庫の中身を細かく調査されたり、
現場で管理してある出納簿や元帳の呈示を、求められるため、
「いい加減な会計処理をしてはダメ！」という意識が、
会社全体に、自然と浸透している側面はあるのだと思います。
他所の会社では、ある程度、ごまかしをきかせる部分でも、
一切、認められない厳しさがあるので…。

我社では、そうした「法を守らざるを得ない」環境が、
現場の庶務係の重い腰を上げることに成功してきただけです。
庶務係には、簿記を知らない人も、まだまだ多く、
あるべき意識を浸透させるのが、難儀な面もあります。
会計処理の正確性に関しては、
会社の規模、雰囲気、担当者の性格にも左右されるでしょうね。
私は、個人会社にて、経理業務を何ヶ月か経験しましたが、
日々の出納帳の管理もない、出たとこ勝負な丼勘定に、驚いたものです。

No.6様のご意見も、納得できますが、
(会計士が最も苦労するのが、現金実査や貯蔵監査ですからね＾＾ゞ)
出納業務は、経理上の一連の流れを知るには、外せない任務です。
経理部の中でも、とりわけ、
正確性・信頼性を求められるのが、出納業務です。
大抵の企業において、
経理部の仕事は、出納係からスタートするはずです。
他の主計業務ですと、
間違いが生じても、訂正伝票を起票し、笑って終わらせられますが、
ご承知のとおり、現金誤差は、笑って済ませられる問題ではありません。
大変だけど、こうした地味な職務を、きっちり、遂行できるということは、
「この人になら、他の仕事を任せても、安心。」という信頼に繋がります。

会社機構図が、多岐に枝分かれした企業の場合、
各部署の上長の名をもって、各部署に通告を出すのが、通常です。
そのためには、先ず、経理部上長からの意識改革も必要ですが、
あなたの補足やお礼内容にある、曖昧な経営管理が、
あなたの前任者の代まで、ずっと、容認して来られたわけですから、
迅速な解決案は、まだ、望めない状況かも知れませんね。

受け身の仕事。単調な業務。だけど、責任は重大。
「わりにあわない!!」というお気持ちは、痛いほど解りますが、
縁の下の力持ちも、会社には、居なくてはならない大切な存在です。
「意見の前に、自分の仕事を完璧にしろ」と、逆に、批判されないように、
先ず、今の状況の中で、現金過不足を出さない結果を見せることです。
新しく入社されたかたの「現金以外での精算方法」のご意見と併せて、
経理処理の改善策を、上司に提案してみると、結論が早いかも知れませんね。

申し訳ございません。
私は、諸事情につき、しばし、このサイトを離れます。(*＾－＾*)

自分の力量では、ここまでの回答が精一杯となりますが、
出納係に任命され、わずか、3ヶ月の身ながら、
会社の業務方針の現状について、問題意識を持ち
前向きな改善意欲を持てる、あなたのまじめな勤務姿勢には、
私は、大変、感銘を受けています。

あなたの考え方には、大いに、頷ける部分があり、また、共感もできます。
どうか、今のお気持ちを忘れることなく、前向きに、がんばって下さい。
心より、応援しています。( ゜－Å )。。

余談ですが…No.1様のご紹介本は、なかなか、面白そうですね。＾＾

お礼

再度再度、迅速丁寧なご回答ありがとうございます。
私の担当する業務の大切さなども教えてくださり、
モチベーションを維持する励みになります。
このサイトをしばらく去られるということですが、
私のお礼が大変遅くなってしまったので、
ごらんになってもらえないかもしれません。
すぐにお礼をいえず申し訳ないです。
また何かの機会でごらんになっていただけると幸いです。

先日、意見を出す機会が数回あったので、
出納業務のボリュームを減らすことには触れず、
出金基準の規定にしぼって下のような意見をだしました。
＊現状では出納担当（私）でチェック機能がないこと
＊出納の場でチェック機能をもたせないなら、各部署でのチェック機能　を徹底させること
＊チェック機能のために出金基準を整備すること
部署ごとのチェックの現状に対する問題や不安も具体的にあげたのですが、（承認印の権限をもつ上長も含め）営業マンは言っても聞かないと言われてしまったり、全体会議での総務部の意見として出す中で大して重要視されなかったり、、、期待できる反応はありませんでした。

大変、評価していただけてうれしいですが、正直恐れ多いです。
もっともっと自分の仕事に集中して、私の立場でできることをみつけて
やっていくことに意識をむけないとと、思うばかりで、できていないのが現状なので。もっと私自身も、社員の方とコミュニケーションをとっていい流れをつくっていけるように頑張っていこうと思います。
ありがとうございました。

補足

補足ですが、、
私の会社も月次決算をしており、
当月発生分の当月処理の原則はあるにはあります。
ただ、イベントに関しては各イベントごとに会計処理しており、
原価に該当するものに限っては原則の対象とはせず、融通をきかせているようです。（出金時に原価計上しているわけではないので。）
とはいえ、対象である一般経費も、全体からみれば量的に少ないというのに原則を守っていないので、やはりそれは問題で、これからはその都度言っていこうと思います。（これは私の仕事ですね。。。）

それと、
会社『経理・財務』の基本テキストと、
経理規程と実務マニュアルの作り方という本を購入しました。
実務上、管理や手続きの際
やっていいこと、わるいこと、やらなきゃいけないことなどの
基本や原則を、わからないままやっていたところがたくさんあるので
きちんとした知識を身につけるにはとてもいいなと思いました。
後で知ったのですがFASSという検定の公認テキストだったので、いずれは検定受験も考えようと思います。
経理規定の本についても、これは小さな会社向けの単純なものか、
ある程度の規模の会社を対象としていたとしても役職者向けのものだと思い、手にすることはなかったのですが、
読んでみると、経理規定とマニュアル、その設定の背景や流れは、
私のような担当者レベルでも理解しておかないといけないものだと感じました。
この本に目を通したのは、InTheLifeさんが、会社のことを教えてくださり、その組織的なしくみを知って、自社と比べ、やはり会社としてどういう規定作りがされているべきかなどもっと知りたくなったからです。本当にお世話になり、ありがとうございました。

回答No.6

kinoman

なぜシカトされたのか知らないですが、２０００人規模の監査法人でも、小口現金は一切ありません。

立替経費は経費精算書を提出のうえ、給与の時に一括で精算されます。出張、打ち合わせの際の食事代は、ほとんどクレジットカードで支払います。カードは翌月引き落としなので特に困ることはありません。

現金の出納係なるものが存在すること自体ムダなような気がします。

お礼

ご回答が遅くなり申し訳ありません。
コーポレートカードの参考ページをみてからと思っていたら
遅くなりました。

社長や一部役員は、コーポレートカードを利用しています。
他の大勢の一般社員も使うとなると心配なことが出てくると思いますが
。カード利用をしないにしても、最悪、振り込みで精算することがベストというお考えですよね。
そうできたらいいんですけど。。。。
そういった話は全くもって、社できいたことがありません。
新しく入社された方が
現金精算なことに驚かれていたので
前の会社ではどのように精算されていたか聞いてみようと思います。
ご回答ありがとうございました。

回答No.5

tosiro

(1)ほとんど出金だけが発生する（現金入金はまれ）
(2)担当者が立替（または仮払い）

以上の事から社員への支払いをいかに効率化するかが重要と思います。
具体策として、支払いを現金でするのをやめ、給与口座への振込にする。
とにかく現金は気を使うし業務のネックになります。
振込にすることで、勘定が実際の残高と合わなくなるという事が防げます。
もちろん、振込額合計と仕訳記帳額合計および伝票合計をその日のうちに
（というか振込の時に）、チェックする事が前提です。
最悪、合わなくなっても振込だと記録が残りますから後からチェックできます。

振込手数料が気になる場合は、全社員に会社の銀行と同じ銀行の口座を
振込用に作らせます。（業者でなく、社員なら不可能でないはず）
同一支店であれば手数料０円て所もありますから、そうできればなお良いです。
振込はパソコンで行います。そうしないと効率化の意味ないです。

回数は、週一、月一等決めるのが理想ですが、毎日やったって良い。
そんな負担にはならないでしょう。
少し問題なのは、当日振込がパソコンだと駄目な事が多いです。
それは急なお金は出せない事を、周知徹底させるしかありません。
例外を認めない事です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
振込みによる精算の魅力を感じて仕方がありません。
落ち着いて仕事ができるだろうなぁ、、、
ミスも少なくなるだろうし
記録が残るのでミスもわかりやすい。
そうできれば楽なのにという思いがある分、
よけいに今の業務にストレスを感じてしまいます。
でも、
流れをかえるとなると、、、
色々と考えないといけないことが増えるので
なかなか現実化は難しそうです。。。。
でも、そういう変更をすることになったら、
今あいまいな精算規定なども見直すことにもなるので、
ほんとにいい機会になるのになぁと思うのですが。
（でもこれだと、ちょっと前後が逆ですね）
そういう業務の流れを検討したり、実際に変えるのって
どれくらいの頻度で行われるものなのでしょうか。
会社によってそれぞれでしょうけれど。。。

回答No.4

ライフ ＊ﾟ+｡(σ‐σ)｡+ﾟ＊（@InTheLife）

No.3です。

再回答が遅くなり、申し訳ございません。
実は、昨日の夕方から、自宅パソコンが故障しており、
No.3の回答、及び、この回答も、携帯電話からの入力なのですが、
ログイン環境が、パソコン画面のそれとは異なり、
他の回答者さまのご回答と質問者さまのお礼文、
また、No.3の自分にいただきました質問者さまからの補足文章も、
回答作成時には、全く閲覧できない状態であります。
よって、この回答には、重複や欠落の部分もあろうことを、
先にお詫び申し上げます。
また、URL貼付も、不可能な状況下です。

回答には、至って不具合な状況と知りながらの投稿は、
質問者さまに対して失礼かと、まことに心苦しい限りですが、
パソコンが直るのを待てないため、
今の自分に出来る限りで回答させていただきますね。
o(^-^)o

我社の従業員数は、総勢800名ほどです。
各部署の人員は、5名から100名前後と、様々です。
配属させた庶務係は、部署の規模に合わせて、1名から5名まで。

出金伝票は、現金勘定で処理しています。
昔は、小口現金勘定を使用し、
部署ごとの出納管理者が、
部署の金庫にある準備金を、現場の求めに応じて出金し、
小口現金の補充が必要になれば、
経理部に、まとまった金額を出金要請する状況でしたが、
近年、伝票入力や元帳作成の機械化や、人員の削減に伴い、
現金の流れを、現場から本社まで、一本化させ、
経理部が、各部署の出納状況を把握すべしという、
内部統制の考えの許、業務を行なうことになりました。

消耗品や飲食費、駐車料金、高速道路通行料、交通費、宿代など、
個人の財布で立て替え可能な金額は、個人で支払ってもらい、
その領収書を証拠に、経理部が後払い精算する形です。

いわば、従業員からの自己申告に基づいた経費精算スタイルであり、
現場従業員と、各部署の庶務係との連携を信頼し、
伝票の確認を成り立たせておる状況です。

不自然に多額な出金は、従業員本人から証言を求める場合もあります。

後払い精算を基本にするのは、不正な申告を防ぐためです。

No.3で、出金が多額になる日があると書きましたが、
イベントの他、社用での出張や、
現場で雇ったバイトさんに支払う人件費が、その要因です。

現場で出張があった際、経理部が、その全部を把握するのは難しいため、
出張の目的や期間を記すための台帳を、用意しています。
現場の上長が押印した台帳を、出金伝票と併せて提出、
経理部が、その中身を確認し、出張の実態を知る流れですね。
日当精算は、出張した本人から、社内規程の領収書をもらいます。

バイトさんへの人件費は、社会保険料差引金額を現金支給しますが、
タイムカードを証拠に、給料精算する形ですね。
これも、信用が全てです。

部署の庶務係においても、経理部内でも、
お金を合わせるのが大変…な状況は、時々、起こります。

会計処理が忙しい決算期日の前後になって、
現場から「ごめんよ(#^.^#)」と、束ねた領収書が来た日には、
ちょっとした殺意が芽生えますね…（冗談）。

会社によっては、
領収書発行日の何日以内に伝票を起こさないと、
お金は、出しません。

…と、社内規約を取り決めた経理部も、あるようです。
つまり、何処も、似たりよったりの悩みがあるわけです。

日々の現金出納帳に、前日残高を記しておき、
現金を出すたびに、その費目を出金欄に記し、
何度か数えて、現金封筒に納入する。
全部の件数を出金し終えたら、
金庫の実際残高と出納帳の帳簿残高を確認する。
双方の金額が合ってなければ、
再び、現金封筒を開封し、中身を数える。
それでも、合わなければ、出納帳の記帳金額に誤りがないか、確認。
これで、現金過不足の要因は、ほぼ、見付けられます。

それでも判らなければ、他の経理部の人間に相談し、
皆で数えることで、解決した例もあります。

現金が合わないツボに、一旦、はまり込むと、大変ですよね。
数えても、数えても、なかなか原因が判らない。
お金のことだけに、他人に相談しにくく、一層、憂鬱になります。

会計監査人のアドバイスによると、
そんな時は、誰かの助けを呼び、
違う目で確認し合うことが、一番の解決策らしいです。

とにかく、ひとりで抱え込まないことですよ。

出納を離れたい…？
皆、想いは同じ…シーッ(*д*)~

私も、業務に関しては、前任者からの口頭での引き継ぎのみです。
質問者さまと同じく、旧来の方法に、疑問や懸念を抱きつつも、
未熟な自分が意見するなんて生意気…。
と、口を閉ざしていた時期もありました。
しかし、経理部長には、
「仕事に遠慮は要らない。職場環境改善のための意見は必要。」
と言われたことがあります。
（それでも、なかなか、言えないです…~_~;）

質問者さまも、業務に差し障りが生じるぐらいのご負担なら、
上司のかたに、ゆくゆくの振込統一化を提唱なさるのも、手ですね。

だって、振込手数料より、
質問者さまにかかる人件費の方が、遥かに上。
現金出納に、手回しする時間を、他の主計業務に活かせると、
経理部全体の業務負担の量も、違ってくるはずですから。

まだ、たったの三ヶ月。
経理業務の定着には、一年は必要と言われます。
ともあれ、がんばってみましょう！
同じ出納職員として、
草場の陰から、見守っていますからね！

補足

パソコンの調子が悪い中
親身になって回答くださりありがとうございます。
なのに、お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。

現会社では
「経理部が、各部署の出納状況を把握すべし」という回答者さまの会社と同様な考え方でいこうと方向づけているところです。
ですので、経理部で一括精算している意味について考えさせられました。
ただし、実際は、
お金を経理部で出しているだけで、
承認印がおされているので、追求せずに、その通り出金するという状態です。少なくとも私に限っては。
にも関わらず、経理規定が徹底されていないことが多いように感じています。
回答者さまの会社で
「出張の台帳と、出金伝票と併せて提出、
経理部が、その中身を確認し、出張の実態を知る」
という流れを実際に行われていることに脱帽でした。

というのも、それができていないことが私のストレスの一因であると思うからです。
私がそれをしないにしても、各部署でそうされているということがわかればいいのですが、そう感じることができないというか。信憑性にうたがいをもっています。
社員立替分の精算の期日がきまっていなかったりするのがそうです。
1ヶ月も前の交通費（電車賃などの領収証を求めていないもの）が平気でまわってくるのですが、個人個人いつからいつまで精算したなんて把握していませんから、悪く言えば、いくらでも請求できるのです。ばれないかぎり。その部署の上長がそれを把握して承認印を押しているかどうかも怪しいので。もっと悪く言えば、ぐるになることだってできますね。
出張にしても、申請書を提出するというのは、
徹底しようとしているようですが、実際精算する私が目を通したことは一度もありません。何人もの出張精算をしている中、領収証の必要のない日当を日をあけて二重で請求されたって気づきません。

業種がら、現金の流れが多いのだから仕方ない、
出張が多いので、精算の期日を決めることができないのも仕方ない
と自分を説得させたり
全てを把握しようとしたり管理しようとしたり、したくても、
無理なことはあるし、無駄なこともある。
各部署を信用することからはじめないと、、、と思ったり
そんな神経質になる必要もないと思ったり、、、

でも、
お金の精算は、二の次という今の体制は、なおすべきなんじゃないかなと思うようになりました。忙しいとかをいいわけにしてはいけないというか。できないなら、できない状態がおかしいと感じることが大切というか。振込みをお願いすることも考えたいですが、その前に基準をもっとしっかりつくることが先かもしれません。

それは自分にも言えることで、
正直、自分がとてもいい加減に出納業務をしていたと痛感しています。量をこなすとうことにやっきになっていたので。。。
そして、いわれたお金を出すだけのつまらない仕事のわりに
過不足が出たときの責任の重さはわりにあわないとやる気がなくなっていたので。
ですが、誰がどんな風にお金を使っているかを、その部署以外でみることができるのは自分のポストしかない（少なくともリアルタイムでは）んだと思うとその一瞬一瞬が大切なのだと、気づきました。

内勤なので他の会社の人と接点がなく
仕事の流れを知る機会なんてほとんどないので
同様の担当者の方の話を聞けて本当に参考になりました。
この補足内容、特に現会社の精算の状況
についてさらなるアドバイスをいただけると幸いです。

回答No.3

ライフ ＊ﾟ+｡(σ‐σ)｡+ﾟ＊（@InTheLife）

運輸業、旅客業、売店、工場など、10以上の部署を有する企業で、
本社勤務の経理担当者をしております。

我社では、各部署に経理庶務係を配属させてます。

現場の従業員が、会社の経費を使用した際には、
証拠となる領収書を庶務係に提出してもらい、
（航空券や電車賃など、領収書受領が難しい場合、券面コピー）
庶務係が、領収書を添付した出金伝票を作成し、
我々、本社の経理部に、その伝票を提出。

我々、出納従事の人間が、伝票を承認した時点で、
その翌営業日に、
該当部署の庶務係に、現金を手渡し、或いは社内配達。

このような流れで、
私は毎日、各部署宛てに、現金を出金しています。

日によっては、何百万単位の準備金が必要な場合もありますが、
上述の流れを、現場の従業員に徹底することで、
出金が必要となる前日には、
予算を準備できる状態となり、慌てる事態には陥りません。

本社の金庫には、現金を置かない主義のため、
部署から入金があれば、一枚ずつ手で数えて確認後、銀行に預金。
出金のための資金は、順次、銀行から引き出します。
その際、出金伝票を起こすのは我々で、社長の承諾が必要です。

質問者さまが「負担」とおっしゃる理由は、
まず、日々の資金繰りの面でしょうか。
部署からの入金額が少なく、大口の出金額が必要となると、
その都度、資金の調達のため、銀行に走るのは、
確かに大変でしょう。
我々も、その作業で小一時間取られるのは、大変と感じます。
しかし、会社に大金を置いて、盗難に遭った時の被害を思うと、
手間隙かかるのも、仕方なしと割り切ります。

安全性の点の「負担」は解ります。
まず、会社に何百万もの大金を常備する危険。
また、現場を介した高額現金のやり取りも、確かに荷が重いです。
業者宛てに直接、振り込む方が、安心だし、利便性は上ですね。

我社は、取引業者の数も何百件に及ぶため、
銀行に直接、振込を依頼するのでなく、
会社に、銀行との電話回線を設置し、
経理規定に定めた日に合わせて、総合振込を行なってます。
手数料は、通常より割安ですが、件数が多いと、これも大変です。

手渡し、振込、どちらにもメリット・デメリットはありますね。

ちなみに、我社は、
イベント業については、他の出金とは別扱いで、
イベント担当者に、必要経費を、仮払金として前渡ししています。

担当者の上司には、その仮払金の領収書に、署名捺印してもらいます。

出金伝票は、庶務係が書き、
上述の仮領収書と共に、我々まで提出します。
伝票は、《　仮払金　／　現金　》

イベント終了後、庶務係が、
イベント担当者から受け取った本領収書を添え、
仮払金を費用へ振り替える振替伝票を書きます。
伝票は、《　費用　／　仮払金　》

前渡しした分の残金は、本社の金庫に入金します。
伝票は、《　現金　／　仮払金　》

本屋の財務・経理・簿記会計の部門を探せば、
『初心者のための、よくわかる経理』
…といった類の参考書が見つかると思います。
『会計人コース』『税務通信』などの定期購読も、勉強になります。

補足

庶務係が、領収書を添付した出金伝票を作成する
というのは、小口現金勘定で起票しているのですか？
でなければ、、
社員が立て替えている状態で、出金伝票を起票しているのですか？
もしそうなら現金勘定をあわせるのが大変そうなのですが。。。。
また、各部署の人数はどれくらいですか？
やはり、私の勤める会社の規模ほど小さくはないのでしょうか？

以前勤めていた会社では、
今ととんとん、少ないくらいの規模の会社でしたが、
現場との勤務時間のちがいもあり、各部署に同様な出納係がいました。
交通費や消耗品の購入などの諸経費はそんなに多くはないのですが
現金仕入や現金売上がわりと多い会社だったからです。
毎日20万円渡しており、部署の出納係がレシートや領収書により
立替者へ出金、総務の経理係へは、それらの証票と残金及び売上入金分が合算した状態で提出され、
総務現金担当だった私は、その中から売上分を銀行へ入金し、
残金に過不足がないことを確認、使用分の振替伝票を起票し、
各部署へ決まった金種にそろえた20万を渡すという流れでした。
残念ながら回答者さんのところのように徹底されていなかったので、
現金の出し入れは、各部署の現金総務へ直接くることもありましたが、
そう多くはなく、総務で常備しているのも50万程度でした。

このような経理を担当していたので、
現在の会社でも、各部署で出納係がしてくれたらいいのに、、と思ってしまうのです。
負担を感じているというのは、
３ヶ月以上たつのに、まだ現金があわない日があり、おじけづいているからというのと、現金出納に重点がおかれている今の状況から脱したい（もっと他の仕事もしたいという意味で）という理由が大きいです。
（本当は、そういうことは今の仕事をこなせてからにするべきなのですが。。。）
資金繰りについては、すぐ近くにＡＴＭがあるので、普通預金から2から3日に一回出金しており、時間的な負担という意味ではありません。普通預金の残高管理面でもとくに問題はないようです。

現金取引を極力少なくしたいと、思っていましたが、
少金額を振込みする手数料の負担についての意識が
すっかり抜け落ちていました。
現会社は回答者様の会社のように、
社内のＰＣより総合振込みをしており、
支払日もわりと多く設定していますし、早急なものは都度対応もしていますので、そちらの利用を多くしたらいいのにと思っていたのです。
でも、私の前任者は、対応できていたし、
流れを変えるというのもそう簡単なことではないので
やはり、自分がしっかり今の仕事をこなせるようにならなきゃと思います。
ただ、、、会社では社員の人数が増えてきているので、
いつまでもこの業務の流れで行く不安も否めませんが。
総務からは一応各部署の上長が承認（押印）した上で
精算されているとはいえ、事故や使い込みなどの危険が
おこらないもないとはいえませんから。

末尾ではありますが、詳しい説明本当にありがとうございます。
また、本のアドバイスもありがとうございます。
とても参考になりました。

回答No.2

m_inoue222

＞業者への支払いは振込みできるものはできるだけそうしたほうがいいんじゃないかなと思っています。

金額にもよりますが少額なら出来るだけ現金で．．．

１日２０件の振り込み．．．手数料４２０円×２０件×２０日×１２ヶ月．．．

さていくら必要でしょうか？．．．

社員に対してはまとまった金額を仮払いしておいて精算書で週に１回とか精算させれば出金の回数は減ります

お礼

回答ありがとうございます。
月締めにして振込みすることはできないか、
などと考えていたのですが。
そのような契約できるように、取引先が限定していないことの他、
回答者さんのおっしゃる小額での振込みによる手数料負担についての意識がぬけおちていました。
出張や、特定のものに使用する場合は
仮払い→精算書による精算をしているのですが、
日々の雑費や打ち合わせ費、交通費などはしていません。
それらを週一回きまった日に精算すると徹底できると確かにいいですね。（仮払いするしないにかかわらず。）
長期間ためてためて持ってくることがあるのですが、
そうなると、信憑性（特に証票がつかない電車賃など）にも欠けるので。そのあたりもっと意見できればいいのですが。。。

回答No.1

kinoman

経費精算は月に一回、給与時にまとめて振り込むのが合理的です。
高額な支払はコーポレートカードの利用も有効です。

http://www.amazon.co.jp/%E3%80%8C%E5%84%B2%E3%81%8B%E3%82%8B%E7%B5%8C%E7%90%86%E3%80%8D%E3%81%AB30%E6%97%A5%E3%81%A7%E5%A4%89%E3%82%8F%E3%82%8B%E7%A9%B6%E6%A5%B5%E3%81%AE%E6%96%B9%E6%B3%95-%E5%85%90%E7%8E%89-%E5%B0%9A%E5%BD%A6/dp/4534039190/ref=pd_bbs_sr_1/503-0770689-8115903?ie=UTF8&s=books&qid=1193466305&sr=8-1