現金出納帳のつけ方

質問

経理超初心者です。
会計ソフト「会計王」を使用しています。

現金出納帳のつけ方の基本を教えていただきたいのですが。
例えば、消耗品を個人で立て替えて購入し、後日精算するとします。
ちなみに決算月は11月だとします。
その場合、
・領収証の日付（11/28）
・実際に出金した日付（12/5）
どちらの日付で入力すべきでしょうか？

簿記のことはよくわからないので、これまでとにかく出金日に合わせて
現金出納帳をつけ、小口現金の残高や預金通帳の残高と合っていればよし。
と思っていたのですが、例のように決算月をまたぐような場合は決算書の
数字も変わってきますよね？
（未収とか未払とかの仕訳のつけ方をイマイチ理解していません。）

きちんとした質問になっていないと思いますが、このあたりのことを
詳しく教えていただければと思います。
どうぞ宜しくお願い致します。

回答No.5

dnnguadct · ベストアンサー

もともと企業が会計業務を実施する場合の基本的なルールとして企業会計原則というものが存在します。それによれば今回のような消耗品（購入時に経費処理していることを前提にします）などのように、会社の損益に関わることは、原則として発生主義で認識することになります。
つまり今回の場合ですと、11/28に経費が発生しているためその時点で経費を計上することになるのですが、個人が立替えているため、会社としてはまだ現金は動いておりません。あくまで帳簿は会社の日々の取引実績等を記録していくためのものですから、それを踏まえて記録しようとすると以下のようになります。
　11/28　（借）消耗品費　○○円　／（貸）未払金　○○円
つまり、『経費は発生したけど、まだ会社でお金を払ってない（一時的な借金のようなもの）』状態を意味しています。この時点ではまだ現金出納帳には何も記録されません。

後日立替えた人にお金を渡す際には、会社として未払だった分を現金で支払うので、それを記録すると以下のようになります。
　12/5　（借）未払金　○○円　／（貸）現金　○○円
つまり、貸方と借方に存在している未払金が相殺されてゼロになり、『未払だった借金を現金で払った』となり、ここで初めて現金出納帳に記録が残ります。

結果として、11月に発生した経費はちゃんと11月に計上され、現金は12月に出金されたことになり（決算日時点では動いていない）、また未払金については会社の負債として残り、決算書の数字は正しいものになります。

簿記についてまだご理解されていないようですので、長々と説明してしまい申し訳ございません。ただ経理をやる上では多少なりとも勉強されたほうが仕事がスムーズにできますし、その分自分の時間が増えるので悪いことではないかと思います。
　ちなみに今回は『未払金』を使って説明しましたが、これと間違いやすい『未払費用』なるものがあります（その他いろいろ）。もしその壁にぶちあたったら、またご質問されるのもいいと思います。

お礼

ご回答いただきありがとうございます。
非常にわかりやすい説明で、理解できました。
疑問に思っていた点がスッキリしました。
「未払金」と「未払費用」の違いは何となく程度の理解ですので、
きちんと勉強した上でまた質問してみたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.7

tasukai-20

※簿記とは何か？
(1)例えば１１／２８日付の領収書を１１／２９日に会社で起票すれば１１／２９日の日付で仕訳したのです。だからこの日が起票日です。
(2)消耗品を立替えたと言うけれど，証拠は？どのように検証していますか？現物と領収書を確認していますか？
(3)その簿記は誰がしていますか？あなたが簿記をするなら１１／２９日でよいです。
１２／５日「１１月２８日の領収書を１２月５日に出金すれば，この日です。要するに会社の現金がこの日に動いたのです。」
(4)会社と従業員間で立替払に計上はしません。あくまでも領収書等の証拠書類で即支払いします。沢山の人が立替払いをする場合は給料計算で行います。
(5)立替払いをする場合は，会社が保険料を従業員分として立替払いするときです。
（Ｄｒ）　　　　　　　　　　　　　　　　（Ｃｒ）
法定福利費２００，０００　／　預金４００，０００
立　替　金２００，０００
(6)１１月決算だとします。領収書は１１／２８日付（その領収書を受け取った日は何時ですか？要するに１２／５日に出金しました。）それなら，領収書を受け取りその証拠書類によって会計処理をします。
１２／５日(借方)消耗品費X,XXX　／(貸方)現金X,XXX
伝票ＮＯを証憑書類台紙に記録してＯＫです。
（例）
未収金（資産勘定）＝会社がまだ受け取っていない代金。会社が機械装置を売りました。代金は月末に入金の予定。
（借方）未収金XXXXXX　　／（貸方）機械装置XXXXXX
未払金（負債勘定）＝会社が応接セットを買いました。月末支払う予定（借方）工具機具備品 XXXXXX　／（貸方）未払金XXXXXX

※経理処理をするときは会社側になって考えてください。
※何度も書くけど従業員が立替えた領収書をポケットに入れていて忘れた頃に持ってくる場合があります。このときも現物と領収書を確認して会計処理して下さい。
※会計とは金銭・物品の出納記録・計算・管理を言います。
※経理とは。
※未払勘定とは簿記で，後で支払われることが確定していて，まだ支払われていない費用・債務などを整理する勘定。未払費用[負債勘定]（給与など）未払金[負債勘定]（税金をまだ納付していない。）
※個人が１１月２８日に立替払いしてもその領収書を持ってこなければ何時払っていいか分からない，だから領収書を持ってきた日つまり会計伝票の金銭を出金した日でよいのです。
※決算は１１月末日です。だから１１月２８日の領収書であっても，１２月５日は決算業務はするけれど出納には支障はありません。よって，１２月５日出金でよい。　よく読んで理解して下さい。

お礼

ご回答いただきありがとうございます。
簿記、経理、会計の概念をもっと勉強しないといけないということが
よくわかりました。一つずつ理解していこうと思います。
色々とアドバイスいただき勉強になりました。
ありがとうございました。

回答No.6

dnnguadct

＃５です。1点補足します。
今回の場合、立替金は使用しないかと思われます。立替金は会社が立替た際に使用する勘定科目です。今回の場合は、会社ではなく個人が立替ているので立場が逆になってしまいます。
まだご理解するのは難しいかもしれませんが、立替金は資産勘定という借方項目です。つまり会社にとっての資産になりますので、いきなり資産がマイナスになることはないかと思います。
ご参考までに。。。

お礼

重ねてありがとうございます。
そうですよね、「立替金」という言葉もチラホラ出ていたので、
そういう仕訳の仕方もあるのかと思いましたが、よく考えると
立場が逆になりますから。。。
いろいろ勉強していきたいと思います。

回答No.4

mappy0213

その会社でたとえば出張とかの立替金とかは１週間でまとめて
出金するとかって決めているのであればその日付になりますが
会計王レベルでの会計をしているのであればレシート日付＝出金日
にしてて支障はないです。

あとこの場合未収未払の勘定ではなく立替金の勘定になると思いますが
期をまたいでこれが残っているとちょっとややこしいので
基本的にはレシート日付＝出金日でＯＫです

お礼

回答いただきありがとうございます。
小口現金より出せるような小額のときは、レシートの日付で処理している
こともあるのですが、小口で間に合わない時は普通預金より引き出したり
しているので、通帳の日付と出納帳の日付が合わないのはまずいかな？
と思い、実際に出金した日に合わせていました。それで、期をまたぐと
ややこしいなと思い質問させていただきました。
アドバイスありがとうございました。

回答No.3

srxmk3pro

「現金出納帳」では、あくまで「現金」の出入りを記録するので、「実際に出金した日付（12/5）」で記録します。

しかし疑問に思われたように、会社の為に個人が立て替えを行ったら、その時点で認識すべしという考え方もあります。そうした考え方を「発生主義」といい、実際にお金が動いた時点で認識するのを「現金主義」といいます。

今の会社の会計は、基本的に「発生主義」で処理することになっていますが、実際では小さなことまで「発生主義」で認識するのは難しいので、会社により、○○円以上の取引は「発生主義」で処理し、それ未満の金額の場合は「現金主義」で扱うかのルールがあるのが普通です。おつとめの会社のルールを確認してみてください。ちなみに私のつとめ先は50万円以上で「発生主義」でした。

なお発生主義で今回の処理をすると
11/28　消耗品費○○○/立替金○○○
12/5　立替金○○○/現金○○○　となります。
「立替金」の部分にどうのような名称を使うかは、会社ごとにルールがあるはずです。会社によっては「未払金」などを使う場合もあります。

お礼

回答いただきありがとうございます。
「発生主義」と「現金主義」言葉は聞いたことありましたが、
意味を理解していませんでした。勉強になりました。
ありがとうございました。

回答No.2

Hamida

振替伝票を使わないで、現金出納帳を付ける場合は、現金勘定が動いた日付、実際に出金した日付で記帳します。

お礼

回答いただきありがとうございます。
実際にお金が動いた日ですね。で、あれば今まで通りで大丈夫と思います。
とりあえず安心しました。

回答No.1

riku2009

・領収証の日付（11/28）
　　　　　　11/28 消耗品　￥ＸＸＸＸ　/　未払金　￥ＸＸＸＸ
・実際に出金した日付（12/5）
　　　　　　12/ 5 未払金　￥ＸＸＸＸ　/　現　　金　\ ＸＸＸＸ
上記の通り其の都度仕訳します。
カード、ローンで購入したときもこの様な仕訳です。

お礼

回答いただきありがとうございます。
一応そのようにつけてみたのですが、これでいいのかな？
と思いまして。