公文書の種類について

質問

すみません ちょっと教えていただきたいのですが公文書の関係で質問があります。
（１）口頭による決済できる文書はどのようなものがあるか。
（２）定例的な文書とはどのようなものがあるかわかりません。
教えていただけるとうれしいです。よろしくお願いいたします

回答No.1

talkie（@utilityofa）

○　「口頭の決裁」が許される場合
ストレートなお答えとしては「日常、ごく軽易な意思決定について、事実上、口頭の決裁が行われる場合がある」くらいのお話ではないでしょうか。でも、記録性の確保（後から読み直して決定の内容に争いがないようにすること）や責任の所在（誰が最終的にＧＯサインを出して決定したかということ）を明らかにするために一定の方式を踏むという本来の考え方からいえば、「口頭の決裁」は、意思決定権者の「事前了解」くらいのお話で、基本的な意思決定のスタイルとして、許される場合があってよいものではないと思われます。
現実問題として、決定された意思が急施を要する場合は、「口頭で決裁権者の意思決定を仰ぐ」こともないではありませんが、その場合でも、後刻に（後追いで）決裁文書が作成して、記録性や責任の所在が明らかにしておくというのが、一般の事務処理ではないかと思われます。
○　定例的な文書はどのようなものか
ごめんなさい。このことについては、質問者さまのご質問の意図が、あまりよくわからないので…。とりあえず、ひととおりのことを回答しておきます。
公文書には、大きく分けて「法規文書」「令達文書」「公示文書」「一般文書」があるといわれています。
これらの文書は、それぞれ用いられる場面の種類によって分類されているもので（冗長となるので、その個々の意味の説明は、ひとまず省かせていただきます。）、それぞれに場面に応じた基本的な「フォーマット」というものは、おのずと決まってくることになります。
拝察するに、質問者さまは、そういう「フォーマット」のことを「定例的な文書」とおっしゃっているのでしょうか。
そうであれば、事務処理の簡素合理化のために、そういう制式ごとに、大体のフォーマットが決められている（自然と決まっている？）というのが実際で、そのようなフォーマットを個々のケースに当てはまるように修正して使っているのが現実の文書実務だ、というところだと思います。
あいまいなお答えで恐縮ですが、求めていただければ、私のお答えできる範囲で捕捉したいと思います。

お礼

お忙しい中、回答いただきありがとうございました。
すごく助かりました
ありがとうございました。