補助適用文について、領収書保管について

質問

個人事業で青色申告にPCソフトを使ってます。
補助適用文についてですが、現金出納帳の摘要の下に補助文は必ず記入しないといけないのですか？申告の時のために記入しておいたほうがいいのでしょうか？
旅費支払いの場合は電車代バス代、雑費の場合は印鑑証明代コピー代、事務用品の場合はボールペン代PCソフト代、などを詳しく書いておいたほうがいいのですか？
補助適用文って摘要文を詳しく説明する文っていうとらえかたでいいのですよね？

領収書やレシートの保管についてですが、上手く保管する方法はないですか？みなさんどうしてるのでしょう、ノートに貼り付けていくのでしょうか？パンチで穴を開けてヒモを通してもいいのでしょうか？

開業日より前の経費も普通に旅費交通費や消耗品費等で仕訳していいのですね？それともまとめて開業費で仕訳するのでしょうか？開業費って何年で償却するのでしょう？

素人質問ですがお願いします

回答No.3

poor_Quark · ベストアンサー

＞ミラーリングとはなんでしょう？

　ハードディスクは製品の個体差の大きないわば脆弱な消耗品でして、この中に大事なデータを残すときは、必要なことかと思います。半年でハードディスクが壊れたりというのはよくあることです。そこで複数のハードディスクに同時にアクセスして、鏡で映したような全く同じ内容を自動的に保持し、どちらか一方が不意に壊れたときにも、生き残った一方からデータを取り出すことができるしくみのことです。ＲＡＩＤ１ともいいますが。

　このサイトを読んでいても、ある日突然ハードディスクが壊れて大事なデータをなくしてしまったなどという話を聞きます。

　ただし、その都度他のメディアにデータ入力が終わるたびにコピーを保存するなどしても差し支えありません。ハードディスクが脆弱な消耗品であることはパソコンで会計データを管理するときは、必ず念頭に置いておかなければならないことです。

　ご創業されたばかりで、たいへんかとは思いますが、経理やパソコンのことはあくまでもサブにすぎません。本業の仕事のほうにすべての力が発揮できるよう、このサイトをこれからも有効にお使い下さい。過去問を検索してもかなり勉強になると思います。

　それからひとつ書き忘れてましたが、証憑にパンチャーで穴を空けて保存される場合は、一枚ずつ穴を空けた方がよいかと思います。何枚かまとめて穴を空けると、大事な記載部分（例えば年数の部分）が失われて税務調査のときに経費として否認された経験があります。（これには別の背景があったようなんですが、なんにせよ穴など空けずに保存した方がけちをつけられなくて良いかも知れません。）ただし、自分が後で見るときに当該証憑を素早く見つけられるよう保存のときに順序は必ず守らなければいけませんが。

お礼

わかりやすいお答えありがとうございます。このサイトを有効に使いながら勉強していきたいと思います。まだまだわからない事も多くでてくると思います、また質問したらお願いします。ありがとうございました。

回答No.2

noname#24736

１．補助適用文って摘要文を詳しく説明する文です。
後日の税務調査や、管理のためにも記入しておいた方がよろしいでしょう 。

２．領収書の保存は、文房具店に売っているスクラップブックに、日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けていくのが一番楽です。
これを1年毎にまとめて、表紙に「＊＊年度領収書」と書いておきます。

もう一つの方法は、いらない紙に日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けて、ある程度の厚さになったら、上部にパンチで穴を開けて、厚紙で表紙を作り綴じ紐で綴って、表紙に「＊＊年度領収書」と書いておきます。
枚数が多い場合は、1ケ月か2月で一冊にして、表紙に＊＊月分と書いておくと、後で探しやすいです。

３．開業日より前の経費も普通に旅費交通費や消耗品費等で仕訳しても問題ありません。
開業費でまとめて処理した場合でも、その年の経費に出来ます。

お礼

スクラックブックを文房具屋に見てきます。解りやすいお答えありがとうございます。

回答No.1

poor_Quark

＞現金出納帳の摘要の下に補助文は必ず記入しないといけないのですか？

　必ずってことはないと思います。見て分かるものなら必要はないと思いますよ。逆にいうと、相手先や但し書きは「上様」「品代」などの漠然とした表現は避け、明細が記されたレシートがあれば、添付しておくと後でわかりやすいと思います。

＞申告の時のために記入しておいたほうがいいのでしょうか？

　パソコンソフトを使って決められた日常処理を続けていけば、申告のときは一応の決算書はできあがっているはずです。厳密に言うと申告のためと言うよりは、売掛・買掛金管理や自分自身の経営分析のためという意味合いが大きいと思います。データ入力に手間や時間がかからないよう、また後でみたときに分かるように最低限のルールを決めて記録を残しておかれると良いともいます。またこれらのデータは申告時よりも税務調査のときに絶対に必要なものです。

＞旅費支払いの場合は電車代バス代、雑費の場合は印鑑証明代コピー代、事務用品の場合はボールペン代PCソフト代、などを詳しく書いておいたほうがいいのですか？

　ＰＣソフトの場合は金額によっては全額が経費とならなず減価償却する場合がありますのでご注意を。
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=289440

　また、旅費などの場合は仕事上どうしてそこに行く必要があったのか簡単に記録しておいた方がいいかもしれません。
　なんでも詳しく書いておくにこしたことはありませんが、あまり手間暇がかかっても長続きしませんので、必要最小限の事だけを簡潔に記録することを心がけるとよいと思います。

＞補助適用文って摘要文を詳しく説明する文っていうとらえかたでいいのですよね？

　ソフトによって機能はちがいますが、補助簿を作成できるものがあります。補助科目は普通は売掛・買掛・普通預金などそれぞれの内訳の残高を管理するためのものです。お使いのソフトで科目の下に補助科目が設定できるのであればそのような機能が付いているはずです。（例えばＡ商店の売掛が現在いくらあるかなどといったことです）

＞領収書やレシートの保管についてですが、上手く保管する方法はないですか？

　まず証憑類の保管義務ですが税法で７年、商法で１０年とされています。７年なり１０年分の証憑類の保存となるとそのための場所もバカになりません。また紙ダニやゴキブリが大量に発生することもありますので、保存する証憑類は必要にして最小限のものを考えておく必要がありそうです。

　以下はあくまでも私が試行錯誤の上実行していた方法です。まず、伝票類は保存しない。できれば作らない、ということです。おおきな会社じゃあるまいし（大きな事業所でしたら失礼）、いちいち伝票に転記していたらめんどうだし時間もかかります。また、伝票はメモと同じで、法的に保存が求められる原紙証憑ではありません。（ただし証憑の発生しないリベートなどの経費はメモで残しても良いと税務署の方はおっしゃっていましたが…）

　私の場合は、基本的には仕訳日記帳という形で伝票をのこしましたが、現金出納帳の場合はそのままのイメージで印刷して残すとよいと思います。

　領収書はホッチキスで留めたり、パンチで穴を空けたりせず、順番通り重ねて封筒に保存します。私の場合はＣＡＤ図面の印刷などで失敗したＡ３の紙がありましたので、これで暇なときに封筒をつくり順序通りに重ねて入れていました。スクラップブックに貼り付けると、あとで出てきた領収書をはるときなど、特に税務調査のときに痛くもない腹をさぐられていやな思いをすることがありますし、スクラップブックそのものも高いし数年分となるとかさばります。

　封筒は月ごとにとじて表にマジックで年と月を書いておきます。一緒にその月のジャーナル（仕訳日記帳）などを印刷して入れておくと良いでしょう。ただし、レシートは年数が立つと文字が薄れて見えなくなるものがあります。ボールペンも然りです。経験上一番信頼できるのは鉛筆ですが、鉛筆は会計記録にはさすがに不可でしょうね。極力光が当たらないところに保存することだと思います。

　法律ではあくまでも紙の保存を求めています。（例外もありますが）しかし入力したパソコンデータも一緒に保存しておいた方があとあと便利なことがあります。これはあくまで私の経験ですが、フロッピーにしても、ＣＤやＭＯにしても５年も１０年も安心して保存できるメディアではありません。ＣＤ－Ｒなら半年ごとに前のデータと次々と加えていく形で複数のメディアに焼き直し、必要のなくなった以前のメディアは処理が終わり次第、割ってから廃棄すると良いと思います。またＣＤ－Ｒの場合、直射日光があたると悪くすると１時間で情報が失われることもあります。一般的なアクリルのケースではなく遮光ケースに保存されることをお勧めします。もっとも今はハードディスクが大容量化していますので、ミラーリングなどの処置を施した上でデータを残していくという手段が現実的かもしれません。

＞開業日より前の経費も普通に旅費交通費や消耗品費等で仕訳していいのですね？それともまとめて開業費で仕訳するのでしょうか？開業費って何年で償却するのでしょう？

http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=312922
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=300299
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=263210
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=241312
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=209702
などが参考になるかと思います。繰延資産とされるものは、たとえ定率法の届けを出していても、その全額を均等に償却することをご承知置き下さい。

お礼

大変詳しく書いていただいてありがとうございます。遮光ケースなんて物があるとは知りませんでした。ところでミラーリング等の処置を施した上でデータを残すとのことですが、ミラーリングとはなんでしょう？？また教えていただければと思います。