お客様が来られたときのマナー

質問

会社で事務兼受付やってます。
あまり経験がないので教えてください。

お客様が来られたら上司に取り次ぐのですが、応接室に案内しても「ここで待ってます」と言われて傍で待たれることがしばしばあるんです。けっこう気まずいです。当たり障りのない会話（気候など）するのですが、しらじらしくなって、すぐ終わってしまいます。
こういう時、そつなるやるにはどうしたらいいのでしょうか。
人と会話するのが苦手なのかなぁと悩んでしまってます。

回答No.4

salmiyanousagi

そのお客様が、応接室まで行かず、受付で待ちたい何らかのワケがある場合もある・・・と考えて、受付でお待ち頂くとしますね。

「応接室にご案内します」
「いえ、ここで待ちますので」
という会話のあとですよね？問題は。

近くにソファなど座って頂くところがあれば、「では、あちらにおかけになってお待ち下さい」と促しましょう。
椅子がなければ、もう一度くらい、「こちらでお待ち頂くのは、恐縮ですので、応接室へご案内致しますが・・・」と申し出、やっぱり、断られたら、「かしこまりました」と引き下がりましょう。

そして、その後の会話は、不要です。

なぜなら、お客様は、待たされているちょっとした時間に仕事のことを考えたいはずだからです。

上司の方に会ったら、先日の○○の件のお礼を言わなきゃなぁ、とか、
今日、伝える用件はあれとあれで（と頭の中で整理）・・・とか、次の訪問先は、○時の約束だから、ここを何時には出ないといけないなぁ、とか　etc.

沈黙が、気まずいと思う必要は全くありません。
何か（天気の話でも何でも）、話しかけられた場合にのみ、お返事をするというのがベストだと思います。

補足

ありがとうございます。
受付とはいえ、もう事務所の中なので、必然的に会話することになってしまいます。わかりづらくてすいません。お客様はたいてい顔見知りでフレンドリーなので、会話は必然です。どのようにすれば会話がうまくできるか・・・が悩みの種です

回答No.3

jckl

応接への案内をしてもその場で待つのは訪問者のマナー違反ですね。

「申し訳ありません。ここでお待たせしては上の者に叱られますので」

と言われると従わざるを得なくなりますので、案内をして下さい。
それでも動かない場合には、NO.1さんの言われるように「規則～～」で従わせます。

案内した応接内では立って待つのが普通ですので、席の案内までで離室します。

補足

ありがとうございます。
近くで待ってもらわざるを得ない場合が　わりとあります。
それで、会話が上手になりたいと思い質問したんです。

回答No.2

ellecon

「いえ、このような場所でお待たせするわけには参りませんので・・・」
など、どうでしょうか。

補足

ありがとうございます。
近くで待っていただく場合もあるので、あまり強くは促せません。

回答No.1

mat983

よくある光景ですね。
親しくなければ会話など続くはずはありません。
「宜しければ、新製品のパンフレットをご覧下さい」と、差し出す。

または、
質問者さん「今、○○にお取次ぎを致します。恐れ入りますが応接室でお待ち下さい。今、ご案内します」

お客さん「いえ、ここで待ちます」

質問者さん「申し訳ございませんが、規則ですのでどうぞ」
と強く促す。
１度この会話で誘導できれば、次回から大丈夫です。

補足

ありがとうございます。
お客様はちょっとした書類の受け渡しなどだけの場合も実際にはあり、応接室まで強く案内する必要はないときもあるんです。そういう時会話がうまくできないので、どうやったらそつなくできるでしょうか？