ハイカの管理方法

質問

会社で用意しているハイウェイカードの管理についてなんですが、うちの会社は高速代をハイカの貸し出しで行っています。
で、この管理が煩雑になっています。同じような管理をされている方がいらっしゃいましたら、どのような管理をしているかおしえてください。
また、どのような管理がよいと思うか教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.1

k-family · ベストアンサー

管理される目的によると思います。chihirokさんのところでは何を目的にしているのでしょう。それによると思います。

うちのところでは（ハイカではありません、地下鉄のカードですが）、カードに番号を記入し、ノートにカード番号、利用者、目的（行き先）、使用前と使用後の度数を記録しています。
主目的はだれがカードを持ち出しているか（返していないのは誰か）を見るためです。副次的な目的として、記録があるよと言う、無言のプレッシャーで無駄遣いをさせないこともあります。
それ以外の管理は一切していません。つまり記入するだけです。

たとえば誰がいくら使ったかを確認／管理したい。
毎月のデータが欲しい。
どこへ行っているのか確認したい。
などが目的ならたとえばエクセルで管理するようなことも考えられます。

chihirokさんの立場と会社の状況がわかりませんが、経営的視点で考えて、うちでは細かな管理をするコストと無駄遣いされてしまうコストとの比較の結果、管理しないことにしています。
管理しないととんでもないことになるようでしたらまずいのですが・・・

やはり、何を目的に管理するのかを、上司と一緒に考えた方が良いのではないかと思います。その結果管理しないという結論もあるかも知れません。

補足

早速のご返答ありがとうございます。
今現在、経理を担当しています。中小企業なので、なんでもかんでもやらなくてはならない状態です。はい。

で、５万円のハイカを何枚かまとめて買ったときに経費計上しますよね。決算をまたぐっていうのは抜きにして。そこで、使用された領収書がないと後々税務署対策として問題になるのではないか。と個人的に思っている次第です。
また、使用済みカードも書類と同じように保存期間みたいのは決まっているのかどうか・・・。
前回に、使用した領収書を捨ててしまった。って言う人がいたりするのですが、この様な場合は経費として認められなかったりするのでしょうか？
すいません。色々わからないことが多くて。

回答No.3

k-family

なるほど経理処理の問題なんですね。

経費／経理については素人なんで良くわかりませんが、

１）期をまたがなければ、かつ
２）全ての使用済みカードが残っていれば
交通費（経費）として認められるような気がします。脱税のブラックリストにでも載っているのなら、個々の行き先について説明を求められるかもしれませんのでノートにでも書いておけば完璧だと思います。

使用中で期をまたいだ場合でも購入時点で経費処理することは許されると思います。
未使用で期をまたぐときは流動資産かもしれません。私が社長なら面倒なので買ったらすぐ使え、と言うかもしれません。

使用済みカードは補助的な物で、やはり領収書の方がメインになるのではないでしょうか。
証拠物件があるに越したことはないと思いますが、やはりカードにマジックで番号を記入し、ノートに記録を取っておけばカードが紛失したことの状況証拠にはなると思います。

質問の趣旨が経理関係と言うことでしたので、先ほどの回答も、今回の回答も自信なしに変更します。ただ、現実にうちの会社では先ほど回答のような管理をしています。

また、現金での交通費精算ですが、定型のフォーマットに日付、行き先、乗り物、運賃を記入して氏名と印鑑で処理しています。もちろん社内での経費伝票は発行していますが、記録／管理という意味ではこの定型フォーマットだけです。当然領収書も何もありません。

お礼

ありがとうございました。
参考にさせていただきます。
やっぱり、管理してるぞっていうのが見えれば、
使用者もしっかりやらねばって思うんでしょうね。
すきを見せないようにせねば・・・。がんばります。

回答No.2

papiko1111

目的や管理方法はNo.１の方の回答が素晴らしいので割愛します。
私も以前、テレホンカードを同じような目的、方法で管理していました。

で、基本的にはこの管理方法で特別問題になるようなことはないと思います。
ただ、私なら高速の領収書って必ず発行されるものだから、領収書は提出してもらって、このカードのどれの分ってわかるようにしておきます。使い方についての質問があった場合は、それを見せれば『キチンと管理されてますね』ということで終わると思いますから。

使用済みのカードですが、テレホンカードの場合は廃棄していましたが（何番～何番、廃棄と記録して）、この場合は会計処理の根拠として一緒に保存しておくべきだと思います。
領収書を棄ててしまう人というのもいろんな意味で危機感がなくてどうかな・・・と個人的には思いますが、カードの裏に日付と金額が出るので、日報等でその行動が把握できる根拠があれば良いと思います。でも、提出するって決めちゃえばどうですか？

余談ですが、テレカ・ハイカ・商品券など、購入して自分の所で使う場合は課税取引ですが、景品や他社に差し上げるために購入したものは非課税取引になります。

お礼

ありがとうございました。
参考にさせていただきます。

みんな、危機感に欠けてるんですね。
中小企業の悪いとこです。
もうすこし、きちっと指導していきたいと思います。