同業者です。
最近は学生さんとかの契約が多いですので、まさにこのような問題が生じますね。
中には、電話だけで取引・契約成立する場合もあります。そういった場合、私のところでは、
１重要事項説明書と契約書をＦＡＸか郵送で送る
２電話で特に重要だと思われる点を説明します。家賃や敷金の精算について・ペットの可否・違約金の発生する場合などは絶対に説明します。
３それから、署名捺印をしてもらいＦＡＸか郵送をしてもらう
という方法でやっています。今までトラぶった例はありませんが、取引主任者証を見せていないので違反と言えば違反ですが、そこに突っ込んでくる人はいないと思います。そうしないと、「当社まで来てください。それでないと契約しません」と言われては、お客さんも困ってしまうでしょう。重要事項の全部を説明し、できれば、契約書も読みながら説明をしたいのですが、電話だと限界があります。なので、後々、トラブルになりそうな、借主側に不利な特約があればそれを優先的に説明するようにしています。
さらに時間を省かないといけないのは、法人契約の場合です。法人の場合は、契約の担当者が入居者になるわけではないのと、時間の関係で２，３つくらいしか説明しません。「あとは読んでおいて質問あったら聞いて下さい」と言っておきます。説明しようとしても、「時間ないから」「入居者じゃないので」となることが多かったです。
しかし、最近では、大きな会社ですと、賃貸契約を代行する会社が間に入ってくることが多くなったので、その場合は、ＦＡＸしておいて後で質問や変更希望があったら連絡するように、と言っておけば大丈夫です。
決済してから来店した時に直接説明というのもありかもしれませんが、そうすると、「こんな規定があったんだ、これだったら契約しなかったのに」というトラブルに発展するかもしれませんので、おすすめはしません。地域が違えば契約内容も大きく違ってくることもあります。自分では全国的に広がっている常識だと思っていたものが、他の地域では違うこともあります。やはり、事前に説明しておいて借主に納得してもらってからの方がお互い気持ちいいでしょう。
お礼
回答いただきまして、ありがとうございました。 法人契約で代行業者が入っている場合はやはり多くの場合FAXで送るだけになってしまうんでしょうかね。 当店では後日でも入居者になるべく説明を聞いてもらうような方針らしいのですが、そこまでする必要はないのかもしれないのですね。 またいろいろ教えてください。 今後ともよろしくお願いします。