ビジネスのコミュニケーション能力を向上したい

質問

こんばんは。

実は、今悩んでいることがあります。
私は全国に支店のある企業のサラリーマン（30代）です。今は大阪の支店に勤務しています。
販促関係の仕事なので、社内や社外の人とコミュニケーション取る機械が多いのですが、最近、耳の痛い話があります。

私が、同僚などに仕事を依頼するときなどのコミュニケーションが思わしくないらしいのです。
要は、不快感を与える表現になってしまっている、と。
主にメールでのやり取りの際、そう指摘されることがままあります。
指摘は上司を通じて間接的に複数の方からいただいています。

なんとかしたいのですが、こういうことを研修などで克服する方法ってありますか？そういう研修とか講座があったら教えてください。
また、そういう手段ではなく、別の方法でも効果的なものがあったら教えてください。

よろしくお願いします。

回答No.3

skoncho · ベストアンサー

はじめまして。スコンチョと申します。(^_^)　活字で手短に書きます
ので、厳しい感じがするのはご容赦ください。

>要は、不快感を与える表現になってしまっている、と。

メールという通信手段は電話とならんで、使用頻度が高いコミュニケー
ションです。そこに何らかの問題がある人が、他のコミュニケーション
（会話・電話・手紙等々）で全く問題がないとは思えません。ことは
コミュニケーションの問題ではなく、「礼儀・マナー」から入った方が
近道かもしれませんね。なにせ、心にもないことをつらつらと書けるよう
になるのは難しいですから。

例えば「仕事上の指示・命令なのだからきちんとやれ！」と思っていても
「今度の取引に重要な書類になります。忙しい時期ですが、正確を期する
ようにお願いします」と伝えることとなります。

ここには「取引に重要な書類」＝作業の目的、「忙しい時期ですが」＝
イレギュラーな仕事に対して相手への配慮、「正確を期する」＝一番留意
してほしいところ、「お願いします」＝たとえ同僚や部下に対してでも
一歩下がってお願いする姿勢。これとは別に、具体的な内容・体裁・期限・
提出方法等々を段落を変えて書いてあげると親切ですね。

例えば同じ内容でも「例の書類を早急にやってください。最優先です。
ミスがあると困るのできちんとやるように。以前も言ったことなので
大丈夫とは思いますが」このようにかかれると、受け取った人は「こっち
の仕事の優先順位も分からないくせに」とか「困るのなら自分でやれば」
と感じてしまうかもしれません。

参考URLはビジネスマナーのサイトになります。頑張ってください。

参考URL：

http://www.e-manner.net/

補足

skonchoさん、ありがとうございます。
みなさんの回答に加えて、skonchoさんの回答をいただいて、やっとすっきりしてきました。

＞「礼儀・マナー」から入った方が
そういわれるとそういう気もしてきました。
正直、自分が礼儀・マナーが模範的だとは全く思いませんので。

＞例えば同じ内容でも「例の書類を早急にやってください。最優先です。
＞ミスがあると困るのできちんとやるように。以前も言ったことなので
＞大丈夫とは思いますが」

待ってました！
って喜んではいけないのですが、まさにそんな感じ。手前味噌ながら、さすがにここまでドライな文章ではないですが、悪い例をやっちゃってます。

そして、
＞受け取った人は「こっちの仕事の優先順位も分からないくせに」とか＞「困るのなら自分でやれば」と感じてしまうかもしれません。
という部分ですが、～しまうかもしれません。という部分がミソで、輪私はどちらかというと「そこまで思わないだろう」ろ思ってしまうことが多いです。
なぜなら、割と自分が気にしない方だからです。体育会系なんですかね？「やれ。」といわれればやる、という性分なので。
むしろ、バカ丁寧な依頼が同僚から来ると、「そこまで卑屈にならなくても。」と思ってしまいます。
そういう点で言うと、やはり「出来ない」のでは無く、そういう発想があまり無いのですね。

アドバイスは大変ありがたいのですが、原因が判ってくるにつれ、自己嫌悪と言うか、かなり自分を変えていかなければならないことがわかり、憂鬱になってきました。
きっと今まで自分ではあまり気付かないうちに、スーパー体育会系な集団に属していたんだと言うことに気付きました。
そしてそれに慣れきっていたと。

同僚といえども、同い年が近くにいることは少ないので、大抵上下関係がつきますよね。そうすると、「頼む。」「分かりました。」で仕事が進んじゃってたので。お互いに。

ちょっと長い目で考えます。

それにしてもみなさん、暖かい。
そしてもう一歩。
さらにどなたか、これに関しての研修等の情報あれば最高です。

回答No.2

DANCE71

同年代の会社員です。毎日３０～４０通ぐらい仕事でのメールのやり取りがあります。残念ながら研修などは知らないので、普段自分なりに気をつけていることを参考までにご紹介します。
（同僚にものを頼む時のことを想定してます）

１．仕事の内容が正確に伝わる依頼メールか確認する。
多少細かいかな？と思えても注意して欲しい点や、困った時には誰々に聞くとよい、などのヘルプもメールに入れて気遣います。
同僚がやってくれたにも関わらず結構後で「勘弁してよ・・・」と不具合を見つけることも少なからずあり、疲れを覚えますが、それは実は自分の指示不足であったりもするので、きちんと最初から押さえておいて欲しい要点は明示しておくようにしています。

２．クッション言葉と感謝の言葉を忘れない。
「お手数だけど…」「忙しいところ申し訳ないけど…」など、頼んでいる事実を和らげる表現を織り交ぜています。
また必ず、ありがとう、とか、助かった、なども出来るだけ忘れないように書き添えます。違った表現を２個つける時もあります。
例えば「送ってくれた資料バッチリでした。助かりました。ありがとう！」といった具合です。

３．“脱メール”も時には有効。
ご質問への回答にはそぐわないかもしれませんが、あまりにメールに頼りがちな自分を発見したことから最近ではもっと基本的なコミュニケーションを大事にするようにしています。
一案件につき、依頼と進捗確認と案件終了（＝感謝）メール３通必要だとして、それぞれじっくり考えて書いて仕事を進めるより、電話をしてしまったほうが断然早い。また同じビル内なら昼飯ついでに相手のとこへ寄るのも有効で以外に時間が節約出来たりするものです。文字は冷静に書けば事務的でクールに、熱く書けば怒ってるとか批判めいてるとか、文字なのに誤解を生むこともあります。ビジネスメールが一番下手なことは、“柔らかさ”を伝えることではないでしょうか。

私はこの３点を常に忘れないようにして“丸投げ”も乗り切ってます。（笑）
ちょっと相手にとって面倒で重たい案件かな？と心配される時などは、メールを準備しつつも相手にさっと電話して、今頼んでいいかどうか確認し、概要なども簡単に伝えてからメールで丁寧に頼むなど、１～３を適宜組み合わせてます。

＞主にメールでのやり取りの際、そう指摘されることがままあります。

そのような状況であるなら、やはり“文字”で伝える時に少し言葉が不足しているのかもしれませんね。大丈夫ですよ。既にここで質問をされているという点でコミュニケーションに注意を払う第一段階はクリアされているのですから、ちょっとした気遣いで改善されると思いますよ。
以上、参考になればよいのですが。頑張って下さい！

補足

DANCE71さん、ご回答ありがとうございます。

１については多分OK。３もまあ実行している方ですね。
問題は２でしょうか。
そう言われると、「出来ない」のでは無くて、面倒くさい方が先に来ているかもしれません。
あまり、お世辞的な事が好きではないので、親しくて本当に感謝したりしたときは、そのメールだけで１通出してしまったりするのですが、軽い仕事の内容なら、さらっと流していますね。

表現手法ではなく気持ちの問題かもしれません。
まあ、それも仕事だと思ってやるしかないですね。
がんばります。

回答No.1

mat983

質問者さんのこの内容は、理路整然としていてご心配な点は見受けられません。
投稿するにあたり、文章に気を遣い、直しながらではないでしょう。
メールは手書きと違い、乱暴になります。
その上絵文字など遊びの要素が入り、時に勘違いしてしまうのではないでしょうか？
文章のように推敲し、一度は見直してから送信するように心がければ解決すると思います。
送信まえに、一呼吸という所です。

補足

ありがとうございます。

すでに、「一呼吸置いて」送信する手順は踏んでいるのですが、どうもよくないみたいです。