仕事におけるコミュニケーションの重要性

質問

来月から新しい職場で事務をすることになりました。
今までデータ入力で黙々と仕事をしていた為、コミュニケーションがうまく取れるかどうか不安です。
今度の仕事は社内以外にも他部署や社外との人とも仕事をしなくてはなりません。
お互いが気持よく仕事を進める為にはどのようにコミュニケーションを
取ったらよいのでしょうか？

回答No.1

takuya1663 · ベストアンサー

たまたま人事等で実務を担当してきた者に過ぎません。会社により違いがありますが、ご質問のような事柄に関する教育研修などを担当してきたに過ぎないのですが、どんな会社や組織でも良く言われることで、ご存知かと思いますが、「報告」「連絡」「相談」ということが前提かと思います。

一見簡単そうなことなのですが、これがなかなかうまくいかない場合が多く、例えば「悪い報告ほど早く行なう」のは当然ですが、これはクレームやトラブル、事故など何らかの事態に早急に対応することが必要という理由があるからかと思います。

コミュニケーション能力に関する書籍などネットでも様々なコミュニケーション能力向上に関する参考となるものが多いと思います。

大切なことは今までされていたデータ入力にしても、「次の工程や仕事」があるから行なっている業務なので、同じく自分の仕事や部署なども次を考えた場合、会社が最も重要とする顧客満足にも関わることかと思いますが、常に次の工程はお客様意識という面も大切と新入社員の頃かなり厳しく指導されてきました。

あまり「上手く」コミュニケーションを取ろうとするあまり、自分がそうだったことがありますが、目的が手段になってしまい円滑どころかたった一つの報告を怠っただけでかなり悪い影響を与えてしまった経験などもあります。

「お互いが気持ちよく仕事を進める」という意味では、挨拶やマナーなども大切ですし、たまたま部下に聴覚に障がいがある方が数人おられ、非言語コミュニケーションという言葉以外の態度やゼスチャーも必要で少しの解釈や伝わり方次第で良くも悪くもなる場合があると思います。

どのようなコミュニケーションを取るかはそれぞれかと思いますが、お互いに意思疎通を円滑にするには、基本的なことですが、まず相手の話を「傾聴」することから始まるのではないかと思います。
相手の話し方や細部を気にするのではなく、話の大筋と趣旨を正しく把握することが必要かと思います。

「話上手は聴き上手」などと良く言われますが、これはどんな社会でも家族でも同じことではないかと思います。

また、これも基本的なことですが、改めて新しい職場で事務などをするにあたり、「約束を守る」「時間を守る」「礼儀や秘密を守る」ということを心がけ、また後輩や後任の方が職場に配属されたり、他部署の方と連携することや問題点や改善しなくてはいけない場面に直面することもあるかと思います。
自分では判断に迷う、また、仕事の優先順位が分からなくなる、などといったこともあるかも知れません。
同じ質問ばかりでは困る場合がありますがあとになって「今さら聞けない」ということにならないように、様々な人に合わせるのではなく、謙虚な気持ちも必要かと思います。

また、ビジネスマナーということを身につけることも大切かと思います。
これは研修や訓練、また先輩や上司の指導と慣れという面や自分で努力することも重要かと思います、偉そうなことなど断言できる者でもありませんが、参考程度にでもなれば幸いです。

新たな気持ちで頑張って下さい。