出張旅費清算書などで領収書が無いときがあります。どうするのが良いでしょうか?

質問

経理をやっています。
出張旅費清算書綴りや領収書綴りをやっていますが、
領収書が無いときがあります。
こういうとき、経理の人間として、どう対応をするのが良いのでしょうか?
私としては、領収書も無いのに「20000円使いました」と言われても納得いきません。
また、領収書じゃなくてなんかの紙に自筆で金額を書いて持ってくる人もいます。
みなさんは、こういう時どうしているですか、
また、どう対応するのが一番よいのか教えて下さい。
よろしくお願いいたします。

回答No.7

gutoku2 · ベストアンサー

この質問は、一般的な会計上の問題と、税法上の問題に分かれます。

会計上
　１．原則論
　　交通費の精算には、領収書の添付が必要です。
　２．内規による例外規定
　　○公共交通機関の運賃等は、領収書の添付を省略できる
　　　公共交通機関とは、私鉄、乗合バス・・・・。
　　　　原則は領収書添付であるが、金額が定まっており
　　　　一般的に領収書の交付が困難な公共交通機関の領
　　　　収書は内規により領収書の添付を免除します。
　　○　X円までの運賃に関しては、領収書の添付を免除する。
　　　これは、領収書管理をするコストが膨大になる事を
　　　避ける為に行います。これは会社として不正を防ぎ
　　　つつ、コストを削減する限界金額までは領収書の添
　　　付を免除します。
　　　この内規が合理的であれば会計上問題はありません。
このように、明示的な内規（社内規定）が必要です。
内規がなければ、画一的な運営はできませし、あの人は
認めるが、この人は認めない等の恣意的な運用が横行し
ます。

税法上
　１．領収書が添付され、所属の上司が認めた支出は、
　　　税法上の損金と認められます。
　　　（支出が業務に関わるもので、合理的である場合）
　２．領収書が必要ない旨の内規があり、上司がその支出
　　　を認めたものに関しては、税法上損金として認めら
　　　れる場合と認められない場合があります。
　　　（高額で領収書が無い物に関しては、例え内規に
　　　　領収書の添付が免除される旨の規定があっても
　　　　損金とは認められない場合が多くなります）
　３．高額で且つ領収書の無い物で、業務に関して支出し
　　　たものと証明できないものに関しては、税法上は
　　　給料として、当該従業員に支払ったものと看做され
　　　ます。

質問者さんの職務執行方法
　１．質問者さんは、内規に従って職務を行ってください。
　　　明記されていない場合は上司の指示に従ってください。
　２．内規（上司の指示）が質問者さんの考える常識から逸
　　　脱している場合は、上司とよく話し合ってください。

内規もしくは上司の指示に従い職務を執行して、その結果が
税法上問題があってもその責は上司（会社）が負います。
質問者さんの憤慨する気持ちは分かりますが、創業家は会社
を私物化しているようですから、そのような人たちに対して
正論を言われても残念ながら為すすべがありません。
税務調査時に膿が出るようにされては如何でしょうか。

回答No.6

simakawa

杓子定規にやれば，原則領収書の無いものは出金できませんと経理責任者の印を押して回覧します．
無くていいものは，電車，バス代，地下鉄位でしょうか．今までの分で，税務調査で指摘された場合は個人の責任で対応して頂きますと一文を入れておきます．
飛行機の場合は出張命令書で対応できますから領収書要らなくてもいいですね．この場合も上司の認め印も必要とします．

回答No.5

wildcat

本当の話だったら、大変ですね。領収証がなければ支払はできません、というしかないと思います。領収証なしで支払いをする時は「仮払金」にしかならないし、そのまま決算を迎えれば全額「交際費」にするしかないでしょうね。使ってもいないお金を渡しているかもしれないし、使い込みがあってもわからなくなるし、記録なしでお金のやり取りをするといいかげんになってくるので困ると話して根気よく説得するしかないでしょうね。現金残高が合わないと疑わなくてもいい人を疑うことにもなるし、・・本当に困った問題ですね。多分、そういう人達は正論を言っても聞かないでしょうから、社会常識から言わないとだめでしょうし、使用人の分際で生意気だと言われるかもしれないし、・・・大変でしょうが頑張ってください。

回答No.4

tomoaska

公共交通機関（電車、バス、飛行機）でしたら、規定の運賃どおりです。役職者はグリーンまたはビジネス料金も認められます。
タクシーは領収書がないと経費として認めません。
宿泊費は会社規定の料金のみで、それ以上支払っても認められません。
接待や飲食で使ったもの、土産代は領収書がなければ自腹です。
冠婚葬祭の祝儀、不祝儀は案内状や挨拶状を原本提示の上、コピーを取ります。
気をつけなければいけないのは、旅費交通費は税務署に目をつけられやすいところです。領収書等がない場合は役員報酬や給与とみなされることもあります。必ず、裏づけとなる書類をつけています。

回答No.3

zorro

支払った者に会社作成の支払証明書に記入してもらっています。小額のものであればこれでＯＫです。

回答No.2

Hiroshi101

相談されるということは、あなたに権限が無いということですか？

権限が無ければ、権限を持っている上役に相談してください。
通常であればNo1さんの仰るとおり、特別承認者が特認している場合
もしくは、社会通念上、領収書を発行されない（公共交通機関などや
少ないケースと思いますが自販機がらみ）ケース以外は
自・腹・が・常・識・
です。

補足

権限を持っている上役が領収書を持ってきません。
あと、創業者の家族とかです。
この場合、どうしたらいいのでしょうか。
あと、公共交通機関とは具体的にどんな乗り物ですか?
ちなみに、うちの会社では飛行機の領収書がほとんど無いです。
どうなんでしょう?

回答No.1

hiroki0527

勤務先では「基本的に領収書無しは自己負担」です。
例外の場合は事業部長が特認した場合と領収書が出ない乗り物に乗ったときだけです。

突っぱねたらどうですか？
社会人としては「領収書がないのは自己負担」だと思いますけどね。