こういう場合はどう対応すれば良いでしょうか（請求書関連）

質問

請求書の再発行に関することですが

(1)得意先の理由で、請求書の宛名がかわったので過去（今年の４月）にさかのぼって請求書を再発行して欲しい。

(2)２ヶ月前の請求書の中の請求明細（少々高額　200万くらい）の請求書だけ別口座に請求して欲しい。これをしてくれないと入金してもらえないと客が言っている。

これらは、対応すべきでしょうか？　また、対応して問題はないでしょうか。

請求書再発行に関するポリシーがないので、いろいろなケースが登場する訳ですが、みなさんは請求書再発行に関してなにか基本ルールのようなものをもうけていらっしゃいますか。

よろしくお願いします。

回答No.2

cookie09 · ベストアンサー

営業への牽制の意味で、請求書は総務又は経理が発行することになっています。牽制の意味は、架空売り上げ等の営業の暴走防止のためです。
ということは、(1)について二重請求にならないようにすることが必要です。一度発行した請求書は、領収書とペアで管理し(番号を合わせる)、入金確認も経理で実施する。そうすると、(2)に関して、経理が管理している口座であることが重要です。悪く考えると、別口座に入れさせて、先方と共謀して、私的に流用する可能性があります。ですから、この(2)の場合、その理由も確認が必要です。
以上を理解したうえで、No1.さんの言うとおりにしておくことと、その経緯を残しておくこと。また、上司の決済を取っておいて、自分を守ること、が必要です。

お礼

ありがとうございます。
返事が遅くなったことをお詫びします。
大変参考になりました。当社はゆるい部分が多いので少しずつ整備していきたいと思っているところです。

回答No.1

soraoba

(1)再発行の場合は、差替えをするので以前の請求書を返戻してもらいます。それが不可能な場合は、請求書に『再発行』表示をして作成します。

(2)これも同じ対応ですが、差替え又は『再発行』と表示をします。

取引先又は、担当者に気になる点があるようでしたら、再発行の依頼を文書（簡単なFAXやメールでの依頼状）をもらって保存しておくといかがですか。
私の職場では、差替えによって返戻された請求書や領収書を、その依頼文書に貼って保存していますよ。

お礼

ありがとうございます。
お礼が遅くなったことをお詫びします。
少しずつルール化していこうと思います。