効率のよい管理方法

質問

小さな会社の事務をしています。ここでは、社内での精算（交通費・高速代・ガソリン・仕入れなどなど、すべて）を月末締めて翌月初めに精算という形を基本的にとっています（流動的）
そうなると、領収書の日付で未払金で一度伝票をきり、その後翌月に、その未払金を処理する形になりますよね？（合っていますか？）

実際そのように弥生会計を使い、入力しているのですが、だんだん「どの伝票が精算済み（帳簿上相殺済みなのか）なのか、どの未払金の伝票がまだのこっているのか？などが把握しづらくなってきて、何かいい方法はないか」と悩んでいます。
弥生会計には、未払金/現金で精算した後も、その前の●●/未払金という伝票もずっと載ってきます。精算したらこれが載ってこないなどあれば、把握しやすいのですが、全部載ってくる中で、どうチェックすればよいのかわかりません。

どなたか「実際にこの方法でやっているよ！」「弥生にこんな便利な機能があるよ」など、何でもいいので教えてください。
よろしくお願いします！

回答No.3

wbs32318

会計事務所の職員です。
効率的に経理をするには、経理以外の人の協力が必要です。
例えば、法人カードを作ってもらい、ガソリン、高速代とかはカード
をつかってもらうとかできないでしょうか？ポイントもつきますし。

あと月を跨がないのであれば未払金をたてる必要はありません。
精算（現金を支払った日）に仕訳（費用項目／現金）を起こせばいいです。弥生会計の適要に領収書の日付の入力があればよりベターです。

あと流動的の意味がよく分からないのですが、精算日が決まっていない
という解釈をすると、みんなに協力してもらって精算日を決めるというのはどうでしょうか？
そうすれば、こまぎれではなくてまとめて処理が出来ます。
領収書の日付、精算日の月が跨がないような日がベストです。

あと精算袋（１００円ショップに売っている）というのを営業マンに渡して定額を前渡にしておくという手もあります。
この場合は１万円を渡し、仕訳補助科目で仮払金担当者名をつくる
（仮払金鈴木　／現金）鈴木は担当者名です。
月末　精算袋を見せてもらい、処理（旅費交通費／仮払金）
おつりを回収して来月分の１万円を入れる。
定額資金前渡法（通称小遣い制）があります。

ただ何よりも、現金処理を少なくするにはどうしたらいいか工夫してみてください。
会計ソフトはあなたほど優秀ではないのですから、会計ソフトで何とかするという考えから入らないほうがいいと思います。

回答No.2

marumets

こんにちは。

弥生会計に、付箋という機能があります。（05以降はこの付箋の種類が格段に増えました。04以前は1種類のみ）
これを利用して、

１）未払金計上時に付箋にチェックをいれます。
２）清算仕訳入力時は、付箋にチェックのあるものという条件で検索してやれば、未清算のもののみが表示されるので、それを見ながら入力し、清算が終わったものはチェックをはずす。

という方法はどうでしょうか。

お礼

付箋機能は使っていましたが、その条件指定で検索！というのを思いつかず、一生懸命付箋を目でおっていて・・・疲れてました！条件指定したらいいですね。ありがとうございます。どの方法も、一度トライしてみようと思います！ありがとうございます。

回答No.1

noname#22062

中小企業の経理担当をしておりました（３末まで）

以前の会社では勘定奉行を使っており、勘定奉行ではどの伝票が精算済みなのか把握しづらかったので、エクセルを使って、未払計上した分は未清算のシートに入力し、精算したら削除というパターンで管理しておりました。

弥生会計ですが、私の後任が弥生会計を使ったことがあったので、引継ぎしていたときに弥生会計に未清算を管理する機能はあるのかと聞いたところ、ないとのことでしたので、おそらく出来ないのだろうと思います。（弥生会計については分かる方に託したいと思いますので、もしも管理できない場合の管理方法を答えたいと思います）

あと紙ベースでの管理をするとなると、
１．「済」の印鑑を用意して、精算をしたら「済」を押す
２．ファイリングするファイルを用意して、原本保存用と未清算用を作成し、未清算用にはコピーをファイルして精算したらそのコピーを破棄する
といったことが思い浮かびます。１．は前の職場でもやっていた方法です。

お礼

ありがとうございます、地道な処理をするしかなさそうですね。今は社員数が少ないので、後清算でもなんとか把握できていますが、月がかわってから全員のどっと領収書がやってくるので、「これって二度手間では？」と提案したのですが、現状維持でいっています。ますはエクセルでの消しこみ作業を試してみようと思います。経理、初めてですががんばってみます！ありがとうございます。