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手書伝票と会計ソフトの両立は必要か
個人事業主です。数年前から会計ソフトを利用しております。 最近、『会計ソフトを使っていれば、プリントアウトすればいいだけの事だから、手書伝票や出納帳などは必要ない』ということを会計事務所に勤めている知り合いから 聞きました。 数年前、商工会で記帳代行していただいたのを、 自分でやるようになったのですが、 その際会計データと振替伝票（手書伝票）と現金出納帳を頂きました。 その時、税務調査の際「入る人によっては、古い考えの方（言葉が適切でないかもしれませんが） がいる為、調査に入った際、コンピューターでの記帳は認めない場合が あるから両方あった方がいい」 という事を聞いたので、手書伝票と現金出納帳、売掛、買掛、仕入帳を手書きで書き、それを会計ソフトに転記という形を取っていました。 面倒だとは感じていましたが、やむを得ないと思い 黙々とやっておりましたが 最近になって、上記の事柄を聞いたので、今まで何て無駄な時間と労力をかけていたかと思いました。 その旨を商工会に話したところ、現金出納帳くらいは手書の方が良い、と言いましたので、その情報がイマイチはっきりしないのです。 立入調査は人によっては調べ方が異なるという話も聞きましたので不安です。 情報の提供を御願い致します。
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- poor_Quark
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伝票から総勘定元帳や合計残高試算表を経て決算書までを全部手作業でつくるとなるとたいへんです。特に仕訳数が数千を超えるほど多ければ、最終的な貸借が合うことはまずないと言っていいくらいです。たいていの職場には間違いを見つける名人がいて時間をかけて転記間違いやダブルブッキングを見つけてしまうものですが、会計ソフトがない昔はそういうことをやっていたんだ、と年配の人からよく聞かされます。 確かに一時期、処理の過程で貸借不一致となるソフトもありましたが、今はそういうこともなくパソコンでやった方がはるかに正確な処理ができて伝票の入れ忘れなど事後処理の必要があっても即座に対応できて便利です。一部の税務署の方はその便利すぎる点を危惧なさっているのでは、と想像します。期中に何らかの伝票を入れ込もうとすると手作業の頃は総勘定元帳に必ずその痕跡が残るものでしたが今は何度でも再構築できます。私は、便利なものは使えばいいし、機械的な作業は機械にさせればよいと思います。要は取引の内容が実質的に伝票にあらわれているか、それだけに気を遣えばあとは機械的な作業に過ぎません。 例えば税務調査時にこういったよけいな疑念を持たれないようにするためには、証憑番号と伝票番号を必ず日付順に発行し、証憑には伝票番号を、伝票には証憑番号を記すようにしていれば後から見てもおかしなことはできないことになります。一番大事なものは証憑（領収書などの原始伝票）ですので、それを時系列にそった順番通りに処理していることがはっきりわかればよいのではないかと思います。仕訳伝票すらいらない場合もありますが、その時はジャーナル（仕訳日記帳）を伝票の替わりに保存するとよいでしょう。 商工会や青色申告会が用意している現金出納帳などはページがしっかり止めてあり、おまけにページ番号がはっきりと記されています。これはやはり事後の訂正が困難な仕組みになっているからだと思います。 現金出納帳はとても大事で、パソコンでやってももちろんいいのですがパソコンは立ち上げるのに時間がかかりますし、情報アクセスの随時性に関しては手書きがはるかに上だと私は思っていますので、必ず付けた方がよいと思います。一日の中に締めの時間を設定し、金庫の中などの現金の実有高と、前日の残高から貸方借方のどちらかに現金があらわれている伝票を抜き出し、前日残高と借方合計と貸方合計から計算上の残高を算出し、会計ソフトの日計表の現金の残高と３つが一致しているかどうか確認するとよいかと思います。これは税金云々の話ではなく、経営管理上の必要がはるかに大きいと思います。 また商品があるなら商品出納のおおよその流れを把握し売り・買い掛けがあるなら取引相手との残高を合わせるなど問題があるなら日常的に処理するなどしないとすぐに帳面はぐちゃぐちゃになります。そうやって時間がたつうちに調査の時に税務署に見せるだけの帳簿を付けるようになると、矛盾はいろいろな形で露見し、払わなくてもいい税金を払う羽目になります。帳簿を付ける目的の軸足は常に経営上の必要にあり、税金を払うための目的は二の次でよいくらいだと思います。 ＞立入調査は人によっては調べ方が異なるという話も聞きましたので不安です。 納税者としては税務署がどういうことを疑念に思うのかそれをはっきり理解していることを前述のような処理を通じて調査にこられた署員の方にわかっていただくことができれば、ある程度は不安は回避できると思います。署員による個人差は確かに大きいですがね。 以前私は会計ソフトにはひょっとしたら裏フィールドがあって秘密の方法で各伝票の入力日がわかってしまうんじゃないかとの不安から、いったんすべてCSVに書き出して、再度読み込ませるなどとやったことがありますがこればかりは善し悪しです。ただしCSVに書き出すと証憑との照合やいろんなことの確認のための処理をするときは非常に便利です。人間のやることには必ずミスがつきまといますので何らかの照合は必要ですが、CSVなどのテキストファイルの扱いになれておくと多方面からものが見られるようになれます。 ＞面倒だとは感じていましたが… 確かに面倒ですが徹底した日常化でその負担は軽くなります。むしろ１週間に一回とかの経理処理が一番精神的負担が大きいと感じます。証憑から取引の実態を思い出せないことがあり、摘要欄が空白になってしまう伝票が増えるとやはり怖いです。日常生活の一部にしてしまえば負担を意識しないうちに仕事は終わってしまいます。だまされたと思って是非お試しを。 http://okweb.jp/kotaeru.php3?q=951382
お礼
＞現金出納帳はとても大事で、パソコンでやってももちろんいいのですが パソコンは立ち上げるのに時間がかかりますし… 確かに、その日の現金の動きはメモ用紙等の手書きの方が 忘れずに記録できるからPCよりは良いかもしれません。 現在はレジのジャーナルと 会計ソフトに打ち込みやすくするための 入金出金伝票で、行っています。 問題は、入金出金伝票に記載したままで会計ソフトに並行して 打ち込みを行っていないので、打ち込みが溜まる事と 売掛を伝票発行していない、レジ打ちをしていない為 請求忘れ、会計ソフトに打ち込み忘れの可能性が出てくる事です。
お礼
＞入出金があった日の当日又は翌日に会計ソフトに入力ができ、会計ソフトの現金残と実際の現金残が常に一致している状態であれば伝票を記帳されずにダイレクト入力で処理されても問題がありません。 ここですが、よく考えるとリアルタイムに会計ソフトに現金の動きを打ち込んでいけば 大丈夫だとは思いますが、一日が済んで精算時に現金の動き を何か忘れる可能性があるため、手書きが必要かも知れませんね。 あとはその日のうちに現在有高を調べる事でしょうか。 あと問題は売掛が発生した際、現金ではなく商品のやり取りで 伝票を発行していない為（忘れるのが多い）、請求忘れ、記載忘れ が起こっています。 この点で税務調査にチェックされると問題がでる恐れがありますね。