社員名簿の管理方法

質問

社員名簿について質問です。
みなさんの会社では、社員名簿はどのように管理されていますか？
今現在うちの会社では、エクセルで作成してあるのを社内の掲示板に載せていて、
誰もが見ることが出来る上、印刷もかけられます。さらに、ファイルの保存も可能です。
個人情報保護法が施工されましたが、この状況だと保護法にふれそうな気がします。
また、一人一冊社員名簿を配布するくらいであれば、保護法にはふれないのでしょうか？

回答No.1

ark_kiss · ベストアンサー

社内掲示板ということですが、外部の方には見えない状態になっているでしょうか？
その場合であれば、個人情報保護法には抵触していません。
これを外部の方が、いつでも閲覧できる状態だったりすると抵触します。

当社でもイントラネットという形で、社員情報を公開しています。
しかし、公開する情報を限定しています。
というのも、会社の中で使用すべき情報しか載せないのが常だからです。

・社員番号/管理番号/
これは会社の中の基幹的なもので使用するため、載せてはいけません。

・氏名/会社E-Mailアドレス/部門/勤務地/外内線番号
これは会社で共有すべき情報である為、載せてもいい範囲です。

・住所/プライベート用電話番号/生年月日（年齢）
これは業務では使用されることのない情報です。これは載せるべきではありません。

以上のような区分けで、何か引っかかっている点は無いでしょうか。
もしあるのでしたら、そのエクセルファイルを加工して掲載させる必要があります。

一番気がかりにされている、印刷/保存ができる事は問題ではないのかということですが、私も勉強中で少し判断が難しいです。

当社でも、社内イントラネットに公開しているので印刷/保存が可能な状態です。
ですが、私よりも勉強して詳しい方にお聞きしても、法には抵触しないとのことです。

まだまだ私も勉強不足ですね。

お礼

この場合、法には触れないのですね。
個人情報保護法は難しいですね。
どうもありがとうございました。