立替をした場合の帳簿記入について

質問

現在英会話スクールを開いている青色申告者です。　簡易簿記をつけているのですが、生徒さんが使用するテキストを取り寄せるためにいったんテキスト代を立替て後日生徒さんにお支払いいただくのですが、立替をした場合の帳簿は現金出納帳以外にどのように記入すればよいのでしょうか？　立替ですのでこの取引では一円の儲けも損も発生していません。　初歩的なことですが帳簿をつけ初めてまだ一週間あまりの初心者です。　宜しくお願いいたします。

回答No.1

hyde19

現金出納帳以外ということは、出納帳には立替金で支出を記載したということですね。
あとは、内訳帳を作れば良いかと思います。売掛や買掛と管理の仕方は同じですね。
私はエクセルでやってます。

形式は普通に借方貸方があるものでいいですね。
日付｜勘定科目｜摘要｜借方｜貸方｜残高
勘定科目覧はなくてもいいですね。科目が決まってますから。

で、立て替えたときに、一括でテキスト代として書くか、誰の分をいくらと人数分書くかですね。
集金したときには相手の名前と金額を個別に書く方が良いと思います。もちろん、日付毎に一括でも構いません。

個別に人名を書いた方が、あとで未納の分を調べるのには役立ちます。
集金時のみの場合は、誰から集金したかを重視、立て替え時に名前を書く場合は、未納をすぐに見つける役に立つでしょう。
どこまで細かくやるかは事務量次第です。領収書はどちらにしても残しておくので、未納の調査は可能ですが、帳簿で細かく書いて置くと楽ですね。
あと、テキストを渡したかどうかもチェックしとかないと、立て替えたけど渡していないということも発生するかも知れませんね。個別に立て替え発生を記述するなら、摘要にチェック覧を作っても良いかも。

もし、テキストを人数分以上に買って在庫しておくのなら、商品代として支出し、テキストを渡した時点で、商品を減らし、売掛金にします。
あとは入金時に売上にして売掛金を消します。売掛金の管理は上記内訳帳と同じですね。この場合は個別に記述しましょう。
今は利益がなくても、数を仕入れて安くなることもあるかもしれないですしね。在庫の把握ができるのが利点です。
面倒なら、テキストを買ったときに費用として発生させ、入金時に売上を起こすこともあります。

どれにせよ、継続して同じ方法を採用することが大切です。事務量に応じて細かくしたり、大ざっぱにすることがありますが、最初に決めたらそのやり方を継続しなければ税金対策みたいに思われてしまいます。
まあ、金額が少ないので、楽な方法でも悪くはないです。

お礼

とても詳しく説明していただきよくわかりました。　初心者の私でもかなりクリアに理解できました。　早速実行してみます。　ありがとうございました！