電話対応

質問

4月から新社会人になったものです。
電話対応が苦手で、情けないですが、こちらで質問させて戴きます。

早番を任され、朝私1人しかいない状況で電話対応をしなければならないのですが、誰にも聞けない状態で、わからないことを電話で聞かれた場合、どういう風に応えればいいのかわかりません。

答えがわかってから折り返し電話する、という行動をしなければならないことはわかるのですが、それをどのように丁寧に伝えるかで困っています。

そのまま使えるような例文を教えていただけたら、大変助かります。
よろしくお願いいたします。

回答No.5

kon555 · ベストアンサー

例文としては「申し訳ありません、ただいま詳しい者が席を外しておりますので、後ほど折り返させて頂いてよろしいでしょうか」あたりですね。
　また相手の名前と電話番号が分からなくなると取り返しがつかないので、この2点だけは確実に確認しましょう。
　相手から聞く時は「お名前とお電話番号を頂戴できますか」、確認する時は「確認のため復唱いたします。お名前が◯◯様、お電話番号が×××、ご用件は●●について、でお間違いないでしょうか」が定型です。

　ちなみにですが、こうした電話応対はそれ用のメモを作成して手元に置いておくとグッと楽になります。
（参考ページ）
https://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/memo.html
　慣れない内は受け応えの言い回しなどだけで頭がいっぱいになるものですから、そのメモに定型句も書いておいて、読み上げるようにすれば大失敗は防げます。

お礼

回答ありがとうございます。
お礼が遅くなってしまいすみません。

詳しく例文を教えていただきありがとうございます。
そのままメモに書き写して、無事に早番終えられました。

回答No.4

habataki6

かかってくるのは従業員がほとんどです、例えば生理休暇で
休みます、などいわれたら人事の総務課にそのまま伝言する
ので、伝えていおきますで役目は終わります。
どこの誰ともわからない人には、基本的に対応しません、全て
業務時間内にならないと、管理職はいませんから、どう判断
するのかは、担当や権限有る人でないと対応できません、業務
時間を案内するだけです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が遅くなってしまいすみません。

たしかに同じ従業員の方からの連絡も多いのですが、それは緊張せずに受け答えできます。ただ仕事柄お客さんからの連絡も多いので今回質問させていただきました。

回答No.3

iyonohanamuko

申し訳ございませんが、確認の上、改めてご連絡いたします。
お手数をおかけいたします。

くらいで良いのではないでしょうか？
今の時期ですと、研修を終えて新人さんたちが電話応対をさせられているのは社会人の方々には想像ができます。
初々しさを前面に出し、丁寧に電話応対しようと心がけると相手も気づいてくれて、懐かしさを思い出してほっこりするのではないでしょうか。

一人前でないのは十分承知の上です。わからなければ、生意気に適当に返事をするよりも、確認して改めて電話差し上げるのがマナーです。でも、ろくに情報を聞き出せず確認するといって切ったは良いけど、何を確認するのか・・・確認する前にある程度情報を入手する必要があった・・・などと後悔したりするケースもあります。
でも、これも勉強の一つです。
若い内にたくさん経験して、恥をいっぱいかいてください。絶対あなたの糧になります。
年を取った後は恥をかけないのでつまらない大人になってしまいます。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が遅くなってしまいすみません。

例文、また優しいお言葉ありがとうございます。
無事早番終えられました。

回答No.2

noname#251737

大変おそれいりますが、ただいま担当が席を外しております、確認しだいのちほどお電話させていただきます。

おそれいります、すみません、みたいな感じをだすと、意外と大丈夫ですが、急ぎのこともありますね、なので上に書いたように言えばいいというもんでもないとは思いますが。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が遅くなってしまいすみません。

無事に早番終えられました。

回答No.1

hiro_1116

会社の先輩は、そういう教育をしてくれないのですか？

お礼

どういう行動をすべきということは教えてくださいましたが、具体的にどういう風に言っているなど言葉遣いなどが教えていただいてないです。