報告書の書き方(総会が定足数に満たず不成立)

質問

築50年、100世帯程のマンションで管理会社は無く自主管理、理事は6名です。
80歳越えが４名　65歳越え１名　そして私が45歳。4名が離脱表明してるので、
新理事を集めなければなりません。今、私が副理事長と会計主任を兼務してますので
このまま行くと、形式的でも来年度理事は私になりそうです。

毎年毎年、新理事を立候補で呼びかけてますが、当然誰も来ません。今回は、住人全員に意思確認を取らせて頂きました。(コロナ自粛の為書面にて対応)
　(提案１)理事役員への立候補または、他者を推薦
　(提案２)Web会議の参加有無
　(提案３)アドバイザーとして協力
　(提案４)コミニティへの参加
　(提案５)諸事情により全て不参加
回答は「来年度理事は現理事留任でお願いします」が３件
提案５の全て不参加が２６件。他、無回答。

現状、意見聴取の段階なので総会と言うと違うかなとも思います。
しかし、この後正式に【来年度理事についての書面決議】へと持ち込む予定が
立ち止まってしまった状態です。

意見聴取の報告を元に、次の作戦を考えないと行けません。
超高齢者の一人暮らしも多いので輪番制は難しいと考えます。
となると外部管理の話になるのかな？
基本的には自主性を尊重したいと思います。

何か良い形で報告書作成したいのですが、提案がありましたらお願いします。

回答No.1

OldHelper

状況が読み切れません。
自主管理で、共用部分の維持管理はどのようにしているのでしょうか。
積立金の徴収や共益費の徴収・管理はどのようにしているのでしょうか。
当然、支払われなくなる居住者も出るでしょうが、どのようにしているのでしょうか。
自主管理の現状管理組織に権限があるのなら、規約を改正して、現状役員だけで決定できるようにすれば済みます。
規約改正の通知を出して、「異議があれば返信」、「返信がなければ同意」としておけば、関心のない人は返信しませんから成立です。
異議のある人には、サポートすればいいのです。

お礼

回答有難うございます。

補足事項が必要みたいなので、補足の方に再度記載いたします。

補足

必要有るか分かりませんが、一応、状況説明追記します。

【共用部分の維持管理】
大規模修繕は10年毎に塗装がメイン。後は都度都度破損ヶ所の補修。

【積立金の徴収や共益費の徴収・管理】
入金系は全て口座引落。
支出があった際には、3名の確認を元に支払い。
帳簿作成、決算報告書などは私。

【滞納者対策】
計画としては催促状・督促状などを送付。それでも駄目なら電話、最終手段は法廷へとしてます。今の所、悪質滞納者はゼロなので督促状まで至っておりません。

【役員権限での決議】
議案書出して決議決定と言う流れは分かります。
しかし、ルール変更にしろ決議は必要で、現行ルールに乗っ取った形が必要では無いですか？
本来、住人の2/3以上の同意が必要となっていた筈です。

そもそもの問題が、役員が居なくなると言う現状。
今の役員もただ居るだけで、特に何か意見を出す訳ではありません。
既に辞任表明を出してるので、他人任せ状態。

今回は新理事を決める為の意見聴取。その段階で理事辞退の申出。
何かを決議しようにも、このままでは進みません。
「来年度理事に関する決議案」に対し、
「新理事候補者が出ませんでしたので、再度、候補者を募集します」
「理事選任について、規約改定(案)」
おそらく、この流れになるのでしょうが、実際の所、どう文書を作って良いのか分からずにいます。

理事解散で管理会社に一括任せなのか、
少人数理事で続けるなら、どんな方法があるのか
どう言う条件なら新理事が来るか・・・