間違って届いた書類…この場合どうすれば?

質問

勤め先の役場に別の役場宛の書類が間違って届きました。封筒に書いてあった住所は本庁、中の書類が別の役場宛でした。因みにその書類の様式は全国の自治体共通のものです。名簿を調べてもその人の該当がなく、自治体名の欄に別の役場の名称があったことで気がつきました。封筒を開けてからしばらく経っていたと思います。

本人に何度か電話しましたが繋がらず。本来その書類が届くべき役場に連絡したところ「確かにうち宛の書類っぽいけど一応本人に確認して」との返事。本人に再度連絡するもやはり繋がらず…ということでお手紙を出すことにしました。しかし、こういうケースはあまりなく文章が思い付きません。

相手に伝えたいのはざっくり言うと「この書類、あなたに一度返送するか。それともうちから本来の送付先の役場に送付することもできるけどどうする?」ということです。

お力貸して下さい。

回答No.1

noname#244068 · ベストアンサー

まずは、「住所は本庁」という宛先は、あなたのいる役場ではないと思って書きます。

プロフィールを拝見しましたら、あなた様は20代とのこと。
「勤め先の役場に別の役場宛の書類が間違って届きました」とありますように、今回の件は職場においてのトラブルですよね。
勘違いなさらないでほしいのですが、「このサイトで質問するな」と言ってるのではないですよ。そうではなくて、年齢からして推測できるのは、あなたは現職場で、最終決定できる権限のない立場だと思うから、読者としては次のように回答してしまうのですが・・・。
「本件は、あなたの上司の指示を仰ぐのが本来の筋ですよ！」なのです。
わかりますか？
あなたの役所のどなたかが、誤配された郵便物を、宛名をよく確認もしないまま開封した（←ミスです）ものを、下っ端のあなたという「個」がですね、上司の許可なく勝手に「本人に何度か電話しましたが繋がらず。本来その書類が届くべき役場に連絡した」するべきことではないんです。（まちがってたらすみません。上司の命令だったかどうかが質問文には書かれてなかったので勝手に想像しました。）

ここが役所同士だったから、あなたは親切心からそのようにしたのかもしれませんけど、一般では、誤配された郵便物は開封してはいけないんです。これが基本です。
しかしながら、どなたかがすでに開封しまっていたと。
ならば、（順番で言うと）まずは差出人様へ、あなたの役場の代表者が「すみません。宛名が違ってたにも関わらず、誤って開封してしまいました」と謝罪すべきなのです。（こういう謝罪は、部下のミスでも、通常はある程度の役職がある上司がやるものです。）
その上で、上司さんが差出人様と、中身の書類をどうするか話合う。（ふつうはこんな感じで進みます。）
（だから、「本来その書類が届くべき役場に連絡したところ「確かにうち宛の書類っぽいけど一応本人に確認して」との返事。」だったわけです。）

ただ、「本人に何度か電話しましたが繋がらず。本人に再度連絡するもやはり繋がらず…」なので、しかたなく、「お手紙を出すことにしました。」となったのですよね。
もし未開封だったなら、やはり宛名宛先が間違ってたということで、張り紙をつけて郵便局へ返せました。

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次に、「住所は本庁」という宛先は、あなたのいる役場のことだと思って書きます。
ということは、差出人が、送付先を誤って郵送してしまった。
この場合は、もちろん電話連絡してあげてもいいですが（まちがって違う役場に届いたよ。どうしましょうか？と）、なにせ電話連絡が何度やっても取れなかった場合、手紙で・・・と、上司に指示されたのなら（やはり、ここでも独断で消決めてはなりませんよ。上司の指示を仰ぎましょう！）、冷たいようですが、いったん書類は「うちに送るべき書類ではないので、まちがって届いたので、返送させていただきます」を丁寧なことばにして書いてください。例：○○様　早速ですが、○○役場本庁（あなたの役場の名称）にご送付いただきましたが、こちらの書類の提出先は当役場ではございませんので、返送させていただきます。
お手数ですが、提出先をご確認下さい。
尚、ご質問がございましたら、○○役場（あなたのいる役場）、○○課、担当○○（担当者名）、電話何番　までご連絡下さい。ーみたいな感じでいかがでしょうか？　っていうか、もっと適切な文言を、上席の方々ならご存知ですよ。自分で判断せずに、指示を仰いで下さい（職場ごとに、やり方が違うので、質問サイトで得た回答を、丸写しで利用するのは危険ですよ。我々側も責任とれませんからね）。

普通は、「うちから本来の送付先の役場に送付することもできるけどどうする?」などという（意味の）ことを文章では書きません。電話ならあるかもしれませんが、あなたの書く手紙（の段階）では、「返事もらうまで預かっておくからどうしてほしいか決めてね」って親切転送はしないでしょう。

筋道を考えれば、誰が権限があって、どうしたらよいかが見えてきますよ。
ご自分一人で、問題を抱えないで、上司に相談しましょう。職場職場により、やり方が違うんですよ。それもご理解下さい。

お礼

すいません、「本庁」→「本町」の間違いです。ありがとうございました

回答No.3

noname#252679

そんなに小難しく考える必要はありませんよ。
公務員ですと何かと風当たりが強いですからね。（もしかして、私も同職かも！？）

まず、本来は、その誤配達の書類は開封しては、ダメだったんです。
役所であろうと会社であろうと。
しかし、人間ですから間違いはあります。
開けてしまったものはどうしようもないですから、
一番簡単なのは、もう一度貼るなりして、封をしましょう。
で、あなたの部署の部署印かあなたの印があればそれを押印して完全に封をします。
その過程で、あなたの課の上司にも報告するでしょう。
あとは、郵便局の方が来たときに、おそらく、総務課にきますよね？
総務課にもっていき、誤配達されたものだから、これを郵便配達員に返却するよう伝えればそれで終わりです。

公務員だから云々というよりも、もともとの原因は誤配送した郵便局側に責任があるからです。
郵便局に返却すれば、あとは郵便局の処理の問題です。

補足

すいません、「本庁」→「本町」の間違いでした。封筒の住所が勤め先役場、中身が別の役場でした。

回答No.2

tihe

説明が無茶苦茶ですね。

＞封筒に書いてあった住所は本庁、中の書類が別の役場宛でした。
中の書類は本町宛じゃなかったということですか？
そもそも我々はあなたが本庁にいるのか他にいるのかも知りませんよ。
＞名簿を調べてもその人の該当がなく
何の名簿ですか？住所録？
＞相手に伝えたいのはざっくり言うと「この書類、あなたに一度返送するか。それともうちから本来の送付先の役場に送付することもできるけどどうする?」ということです。
だから何？文面を考えてほしいならそう書かないとわからない。
結局質問が何なのかも書かれていない。間違って届いた書類…この場合どうすれば?が質問なら本人に確認するって指示をすでにもらっているでしょう。
あなたよくそれで公務員やってますね。

補足

すいません、「本庁」→「本町」の間違いです。封筒に書いてある住所は本町、中身は別の役場でした。