ケアレスミスを無くすには

質問

ご覧頂き有り難うございます。
入社2年目の社会人で、営業をしています。
2ヶ月ほど前から先輩の下に着いて様々な仕事を任せてもらうようになったのですが、書類やExcelのミスがひどいです。

・必ず発注しなければならないものを忘れる(メモしていたのに、メモしたこと自体を忘れていた)
・配布された新しいフォーマットで記入しなければならない書類を、新しいフォーマットがあることを忘れて古いフォーマットで記入してしまう。
・取引先に提出するExcelの大切な金額を間違えて入力・先方に提出
・入力欄を間違えたまま入力を進めて気付かない
・Excelの表を作成し、その中の項目で数字の打ち間違い等があっても気づかない
・相手に本来送るべきものとは違うファイルを送ってしまう(しかも見せてはいけないもの)
・書類作成時「○○に△を追加して」と先輩に言われたのに、その△を忘れて作成してしまう
etc…
どれも社内や取引先に大変な迷惑をかけてしまうミスばかりです。

自分ではミスしないように
・言われたことはすぐメモをとる
・出来上がったら一項目ずつ見直す
・先輩に確認をお願いする
といったことをしているのですが、メモをして何度も見返しても忘れてしまうし、見直しも「見直したつもり」になってしまっているようで、ミスに気がつくことが出来ません。また、先輩への確認ですが、先輩も仕事が多いので毎回入念にチェックをする時間はありません。「任せるから」と言われ、見直しをして頂かない(もしくは私が書類の作成に時間がかかってしまい、先輩が見直す時間が無くなる)ことがよくあります。

自分の性格としては、完璧主義、すぐキャパオーバーする、といったことが挙げられます。また、注意力に関しては「一点に集中しすぎて視野がせまい」「木を見て森を見ない」と言われたことがあります。集中力が無いわけではないようなのですが、集中のしどころが狭すぎるというか...。最近よくいう大人のADHDではないかと思ったのですが、ネットで簡易的な診断チェックをしたところそうではないようです...。

視野を広く持ち、注意力を高めてミスをしないようにするにはどうしたらいいでしょうか？

世間一般でいう高学歴の大学を卒業しており、先輩方にも少し期待を持って頂いていたようなのですが、こんなに使えないと信頼を失っていそうな気がします。最近は自己嫌悪に陥り過ぎて、帰ると毎日涙が出てきます。しかし泣いてもミスが減るわけでは無いので、一刻も早く周りに迷惑をかけないようになりたいです。

長文失礼しました。ご回答よろしくお願い致します。

回答No.14

返信は補足が多め（@happine）

脳にはブドウ糖が必要ですよ。
朝ごはん食べていますか？朝ごはんを食べないと、午前中ミスして当たり前です。
ブドウ糖は、ご飯、砂糖、パンなどを食べると体内でブドウ糖になり、摂取出来ます。

仕事の前（３０分前）に、砂糖入りのコーヒーを飲んでみてください。砂糖入りのコーヒーは頭の働きをすごくアップしてくれまして、落ち着いて仕事出来ます。ミス防げますよ。
私は、コーヒー以外に「ＤＨＡ」と「ビタミンＢ類」のサプリメントを飲んでいます。
頭の働きを良くするものです。これで私は８割ほどミスが減りました。
朝昼御飯は、必ず、ご飯粒を食べてください。パンよりご飯の方がブドウ糖の効き目が長いですから。
それから、同じ仕事の書類は全部、透明のクリアファイルに入れます、メモも含め全部入れます。Ａの仕事のクリアファイル、Ｂの仕事のクリアファイル・・・と言う風に。
Ａの仕事をするときは、Ａの仕事のクリアファイルの中の書類全部を見て仕事をする。こうすればミスは防げますね。
例えば、新しいフォーマットで入力とわざわざメモに書いてそのメモをファイルに入れたら、その仕事をするときにファイルからそのメモを発見出来ますね。
そうしたらミスしませんよね。
メモは小さすぎると隠れて見つからないので、Ａ４の半分ぐらいまでのサイズにするのが良いです。
それから、ミスの確認ですが、指さし確認と頭の中で声出し確認すると良いです。
目だけでさらーっと確認するだけではミスを見つけられません。指で指しつつ、声に出してしっかり確認すると良いです。
全部の仕事を一覧で書き出して、終わったら線を引いて消すとかするのも良いです。
そうすれば頭の中をすっきりさせられます。
一覧で書いているのを見れば良いので、万が一忘れても良いわけですから、頭がすっきりしますよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
栄養もミスを防ぐためには大切なのですね。朝ごはんは毎日食べています！レパートリーが少ないのでいつも同じメニューにしてしまいますが、お米は欠かしません。アドバイスに従って、朝に少し甘いカフェオレを飲むようにしてみました。ぼんやりする機会が減ったような気がします。

書類の整理は、今まで案件ごとにまとまってればいいか、くらいだったので、ファイル分けしてみます。
指差しと、こっそり声出しもやってみました。確かに声に出すと引っかかるところがわかりやすかったです。(隣の席の人にちょっとびっくりされましたが笑)
一覧はいつも書いているのですが、やることを忘れて書き漏れなんかもあったので、言われたことをすぐ一覧に書き足すようにします。

沢山の具体的なアドバイス、とても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.13

300m

温めたグレープフルーツジュースを飲むとリラックスした状態で集中力が高まるそうですよ。

がんばれー。

お礼

ご回答ありがとうございます。
グレープフルーツジュースを温めて飲むというのは初めて耳にしました...！
グレープフルーツジュース好きなので、実践してみます。
ありがとうございました。

回答No.12

sukeken

こんにちは。

ひとつひとつですよ。
ふぁいと。

お礼

励ましのお言葉、ありがとうございます。
早く迷惑をかけずに出来るようにならなくちゃ、早く完璧にやらなくちゃ、と焦ってばかりでしたが、焦るよりひとつひとつ、丁寧に臨もうと思います。
少しほっと出来ました。ありがとうございました。

回答No.11

kurokuro_siro

一定時間でできる仕事量を把握する。
時間を区切って仕事をする。
同じ作業や似た作業は同じ時間の区切りの中で実施する。
多少怒られてもめげない。改善できるようなら改善する。

これでいいんじゃないですか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
こまめに時間を区切って、メリハリをつけることが大事ですよね。
クリアな頭で仕事出来るように、参考にさせて頂きます。
ありがとうございました。

回答No.10

noname#237141

ものすごくおかしな、奇異な文章に感じます。
タイトルにはケアレスミスと書かれてあるが、
文章内には、大変な迷惑をかけしまうミスと書かれてあります。
高学歴な大学を卒業しかり・・・ちょっとしんどいなぁ、、という印象です。

内容的には、ケアレスどころか重大インシデントミスですよ。
（中身は強烈なミスなのに、タイトルにケアレスミスと書いてしまって
いるその温度差に気付かない・・・見直さないってことですね）
メモったものを忘れる、メモったことすら忘れているのも信じられないし、
新旧フォーマットの使用うんぬんも信じられません。
そんなことあり得るんですかね？！

エクセル入力で欄を間違える・・一瞬ケアレスミスに思えますが、
集計時点で大きな間違いに発展するから、一概にケアレスとは言えない。
これが金額集計ならなおさらです。

たぶん幼少の頃から学校卒業するまで見直すとかしたことないんじゃないですか？
親のフォローばかりで育った感じします。
卒論もコピペばかりで自分の意思はまったく入っていない、とか。

育った環境や教育のことはよく知りませんが、高学歴な大学≒有名大学って
意味で書いたんでしょうけど、実社会では何の意味もありません。
まずはとことん挫折してください。
大事な場面を大事だと認識出来ていないってことです。
ミスって信頼落とすのは仕方ないです。出来ないんだから。

しかしがんばって信頼を回復するのもあなた次第です。
人って信頼を落とすのは一瞬ですけど、回復するのに何年もかかります。
その覚悟があって、山を乗り越えた時にはミスはなくなっているでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ケアレスミス、というのは、「確認不足等自分の不注意で起こしてしまうミス」という意味をお伝えしたかったのですが、何だか軽いイメージになってしまったかも知れません。前の方がご指摘下さった「高学歴の大学」と合わせ、至らない文章で失礼致しました。
信じられない、そんなことがあり得るのかと思われるのもごもっともかと思います。私の不注意で、あり得ないことがあり得てしまいました...。
残念ながらご推察頂いたような環境では無く、見直し等は幼い頃から気をつけてはいたのですが、学校のテストでも解答欄を間違えて惜しいことをした経験があります。振り返ってみても昔から視野が狭かったかと考えています。
今は天狗にならないようとことん鼻っ柱を折り、ひとつひとつ注意を払って信頼を回復し、いつか自分に後輩が出来たときにミスの防ぎ方を教えてあげられるよう、精進していきます。
ありがとうございました。

回答No.9

hkinntoki7

ADHDではなく、アスペルガーじゃないでしょうか？自分が興味あることはとことん突き詰めるので突出した結果を残すのが特徴です。例えばTOEIC850点以上とかね。多分、一流大学も勉強が性にあっていたのではないでしょうか？
　昔、働いた会社の同僚がアスペルガーでした。質問者様が挙げている特徴と同じです。本人は真面目に一生懸命、業務に当たっているつもりなのに、指示を直ぐに忘れる。
　ですけど、冒頭に述べた特徴があるので、ビル・ゲイツ、スティーヴ・ジョブス、イチローなど大成功している方も多いようです。
　対処法ですけど、自分で各作業のマニュアルを作り、それに添って自分のペースで作業するくらいしかないと思います。と言ってもそれができれば相談される苦労などないと思います。

　アスペルガーかどうか不明ですから医者に相談されることをお薦めします。もし、アスペルガーなら夢中になれることは極められる頭の良さを持っているはずなので、もっと自分に適した仕事を探されれば苦労などしないはずです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
アスペルガー診断もしてみたのですが、あまり当てはまらないようでした...。ただネットの簡易的な診断ですので、1度お医者様にかかってみようかとも思っています。
教えて頂いたチェックリスト、他の方もアドバイスして下さっているので、早速取り入れようと今たたき台を作って試行錯誤中です。
アスペであってもなくても、もう少しだけ今の仕事を続けたいのでアドバイスを参考にもがいてみます。
ありがとうございました。

回答No.8

izumi044

金額に関しては、数字だけを見ているからではないですか。
その金額が妥当なのかが判断出来れば、打ち間違えた時点か見直した時点で気が付く率は上がるように思います。
そういう意味で、仕事が「流れ作業になっていないか」を考える必要はあるかもしれません。

言われたことを「やらなきゃ」「間に合わせなきゃ」と、気持ばかりが先走るのでミスが生じやすいのでしょう。
一つ仕事を終えたら、一度リセット。
深呼吸を10回するとか決めて、まずは脳をリフレッシュさせること。

一度で完璧を目指さない。
ミスはあって当たり前。(今の質問者さんの状況)
ミスは訂正できるもの。

必ず新しい仕事に取り掛かる時に、自分に言い聞かせてからはじめてもいいかもしれません。

もし、細かな作業がお好きでしたら、自分用にチェックシートを作るのも手でしょう。
過去にしてしまったミスを、仕事別に分けて作るとかね。
それと照らし合わせるだけでも、客観的なチェックが出来るのではないかと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
まさに仰るとおり、金額の「意味」を考えるところまで頭が回っておらず、目先の数字の羅列だけを追ってしまいます。
これはどういう意味なんだろう、利益は適正か等考えてやってみます。

見直す前に１度席を立ってゴミを捨てに行ったりしているのですが、さあ見直すぞというときになると異様に緊張し、不安になります。もっと余裕を持って、クリアな目で見直せるようにします。
チェックリストの件も参考にさせて頂きます。
ご回答者様のアドバイスのお陰で、今より広い視点を持つきっかけを頂けました。ありがとうございました。

回答No.7

kaitara1

まず、高学歴の大学という表現がおかしいのでは、これはケアレスミスなのかどうか。普段の生活がいい加減なのでは。肝心なことは人任せで自分がきちんとやらなければうまくいかないことをあまりやっていないのでは。例えば料理などは自分ではせずにコンビニで間に合わせるとか。仕事の時だけきちんとやろうとしてもなかなかうまくいかないと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
自分で何の違和感もなく書いてしまったのですが、高学歴の大学、という表現は確かに変でした。名の知られている大学、等の表現が適切でしたね。ケアレスミスというより、これを変だと思わなかった自分の言葉遣いの問題でした。失礼致しました。
衣食住を雑にするのは好きでは無いので、なるべく全て自分でやるようにしています。「きちんとし過ぎていて息がつまらないの？」といったことをよく周りに言われます...。そんな自分でも、今日くらい楽しようか、と思う日もありますが、そうやって楽を求めてしまうところが良くないのかも知れませんね。生活も仕事も、人に甘えないように気をつけます。
ご指摘ありがとうございました。

回答No.6

toi_awase_01

先ずは、多少時間を掛けてもよいので、「きちんと見直す」事です。
見直しがなぜ大切かは、多分経験されていると思いますが、失敗の
修正に掛かる時間の方が、見直しに掛ける時間のより長いからです。
また、いろいろな方に迷惑が掛かってしまいます。

「一点に集中しすぎて視野がせまい」「木を見て森を見ない」は、
2年目ではまだ難しいかもしれません。
どうしても一点に集中しますし、先ずは木だけを見ます。
経験により自然とその力が養われますので、自信を無くさないで下さい。

メモを取ることは大事ですが、メモを取ったことはもっと大事です。
（忘れたらメモの意味がないため）

＞世間一般でいう高学歴の大学を卒業

本当に高学歴であれば、メモは取らないと思います。
以前、一緒に仕事をした人で、メモを取らない人がいました。
一見ぼーっとしていて、こいつ大丈夫か？と思えるような風貌でした。
或る時、重要な会議があり、全員必ずメモを取るように言われました。
殆どの人がノートに会議内容を数ページも記録していましたが、彼は
小さい紙の切れ端にメモを取っていました。
紙の切れ端とは1cm四方の本当に切れ端（ゴミ）で、結局鉛筆で真っ黒
となり、誰が見ても何が書いてあるか全く分からない黒塗りの状態でした。
周りの人も私もそれを見て笑い、本人は別の意味で笑っていました。
東大卒でしたが、東大卒が全員彼と同じとは思いませんが、彼にメモ帳は
必要無く、全ての内容を完璧に頭の中に記憶していました。
これ程、私に言わせると「病的な」記憶力の持ち主に今まで会ったことが
無く、サヴァン症候群以外でこんな人がいることを初めて知り、当時は
大変驚きました。

高学歴であれば試験の出題者の考えている事を読んで、傾向と対策が
普通の人より優れていたり、記憶力が普通の人以上に良いと世間一般では
思いますので、あなたは高学歴である事は隠した方が良いと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
これまでやっていたような見直したつもり、ではなく、他の方がご回答下さっているようなチェックリストづくり等でしっかり見直すことが大切ですよね。
お知り合いの方のような記憶力は私には無いのでやはりメモは必要となるのですが、今まで以上にこまめに見直す等してきちんとメモを活用します。
大学名は本当に伏せていたかったです、皆様が思うイメージと自分が乖離しすぎているので...。(入社時の社内報に大学名も載ってしまい、ばれてしまいました)そのイメージに合うような、さすが！と言ってもらえるような人になるべく努めます。

回答No.5

kanemoto_s

こんばんは。

>自分ではミスしないように
>・言われたことはすぐメモをとる

おろらく、現時点では逆効果になっているのでしょう。メモを取って安心してはいけません。安心するくらいなら暗記した方がマシです。

>・出来上がったら一項目ずつ見直す

やり方に問題があるのでしょう。
自分は十分やってるんだから心配ないと考えると必ず失敗するものです。
見直すためのチェックリストをExcel等にして自分で作りましょう。そしてミスする度にチェックリストの内容を柔軟に追加、変更しましょう。
いくらチェックしても見落としは必ずあるものだと思っておきましょう。
自分のせいではないなどと、考えるようになれば終わってしまいますよ。

>・先輩に確認をお願いする

これは駄目。上司が確認するのは当たり前の話で、それに頼ったらお仕舞いです。
最初から自力でなんとかなるように心がけて下さい。

>大人のADHDではないかと思ったのですが

この文章内容を見ればADHDを疑われるのも無理はないでしょう。一度専門家(発達障害対応の精神科か心療内科)に見てもらった方がいいかも知れません。ADHDが原因なら薬が有効な場合が多いですので。

あなたの文章を読むと、脳内のワーキングメモリが枯渇しているのが最大の症状です。ネットで「ワーキングメモリ」を検索して鍛え方を調べてみるとよいでしょう。

ADHDの判断サイトで子供の頃からの部分でチェックが外れたなら、食生活が主の原因になってくるので健康な食生活を心がけて下さい。無理なら野菜ジュースと牛乳を1日1杯ずつ飲むとよいです。牛乳が苦手ならヨーグルトにするか、暖めて飲むか、帰宅直後に飲むとよいですよ。

>古いフォーマットで記入してしまう

古いフォーマットは捨てるか(別フォルダ等に)片付けてしまいましょう。

>金額を間違えて入力

重要なことは2度3度チェックしましょう。

>入力欄を間違えたまま入力を進めて気付かない

画面や文章全体を斜め読みする能力を鍛えましょう。

>違うファイルを送ってしまう

送る前に2度はチェックしましょう
メールなら、一度保存してしばらくしてチェックし直しましょう。

>その△を忘れて作成してしまう

重要なことから記入しましょう。

ではでは。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ワーキングメモリ、というものの鍛え方があるんですね。是非調べてみます。
メモをとって安心している、というのは気が付きませんでした。メモをとって終わりじゃ意味がなさすぎますよね。
チェックリストも参考にさせて頂きます。
また、事例に対する対処法も、ひとつひとつアドバイス頂きありがとうございました。