仕事でのケアレスミスが多くて悩んでいます。

質問

仕事でのケアレスミスが多くて悩んでいます。

仕事内容はユーザーサポート（電話・メール）で実働10時間働いています。
継続年数はもうすぐ2年です。
ミスが多いのはメール業務です。メールで問い合わせがきたら、
回答案を作成し、上司にチェックをしてもらうという流れです。

一言でメール業務と言っても何種類もサイトのサポートをしていて
それぞれ処理方法が異なっています。

チェックをしてもらうと自分が作ったメールの文章に誤字・脱字、があるか、
時間がかかりすぎることが悩みです。
サイトに障害が発生した場合は大量のお問い合わせが発生する為、
時間との勝負で手際よく処理をしないといけません。
他の人がやれば15分か20分で終わる仕事が私がやると30分近くかかる上にミスが重なる時もあります。

文章のチェックはするようにしていますが、時間をかけていられないので大まかなチェックしかできません。送信時間が限られているので時間を置いて自分で再チェックはできない状況です。
メールの処理中に電話対応など、他の業務が発生する事もあります。

もうすぐ2年経つし、年下の先輩がすごく仕事ができるんですが、
自分にできない事がすごく悔しいです。

みなさんが仕事でのミスをしないで速く進めるために心がけていることを教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.3

ka28mi · ベストアンサー

No.１で回答したものです。

＞まず、「仕事の速い人にコツを聞く」これはやってみます。

何か、お役に立つ事が聞ければいいですね。「盗んで覚える」のは限界があるでしょうから。

＞オペレーター同士でチェックしあう事があります。その場合は誤字や脱字を見つけられるんですが・・・。

他人が書いた文章だと、誤字脱字を見つけられるわけなんですね。
では、質問者様が見つける誤字脱字と、他人から指摘される誤字脱字は、同じような内容でしょうか？
違う内容ならば、「気にするポイント」が違うのだと思います。上司の方や先輩は、どんなポイントを気にしているのか意識して見られてはいかがでしょう？

同じような間違いを他人がしたら見つけられるのに、自分のものだと見つけられない、というなら、自分が書いたものだと「大丈夫なはず」という先入観にひきずられているのかもしれませんね。私の場合は議事録などで同じような経験があります。自分は書こうとする内容を理解していますから、書き上げて読み返しても「知っている」アタマで読んでしまうんですね。
私が取った方法は、書いてから読み返すまでに１つ別の仕事を入れる、というものでした。ちょっとでも間をおくと私の場合はマシになりましたね。
質問者様の場合は、１つずつ上司の方のチェックが入るようですから難しいかもしれませんが、最初に２つ作る、といった方法は取れないでしょうか？
メール１，２の回答を作る。
メール１をチェックする。
メール1を上司の方にチェックしてもらう。
メール３の回答を作る。
メール２をチェックする。
と、していくとメール１以外は少し間を取れそうなのですが。
この方法がとりがたい場合は、他人のを読んでいるんだ、と意識するしかないのでしょうね。

仕事のコツが上手く見つけられない時は悩んでしまうと思いますが、一歩一歩進んでいくしかないと思います。悩んで身に着けたコツは必ず自分のものになりますし、今後、後輩を育てるにも役に立ちますよ。
頑張ってくださいね。

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません。

具体的なアドバイス頂いて本当にありがとうございます。
読ませて頂いてすごく参考になりましたし、
気持ちも楽になりました。

これから、すぐに実行できる事は実行して、
少しでもミスを減らせるようにがんばってみます。

本当にありがとうございました。

回答No.2

odefreesey

こんばんわ。
人間にミスはつきものです。ミスのない人間はいません。機械じゃないんだから。

私が心がけていることは、まず落ち着くこと。深呼吸をしたりストレッチをしたり。あと、自分のペースを維持すること。他人のスピードに合わせようとしない、ほかを見ればスピードは落ちます。
あとは、適度な休憩をとること。これはなにも横になって休まなくても、少しの間、眼をつぶるとか、または時間を決めて休んでもいいですね。二時間置きにコーヒーを飲むとか（飲み過ぎ？）。

私もミスが多い、と怒られるほうですがあまり気にしてません。悔しい気持ちはわかりますが、これが自分のペースなんだと諦めましょう。そうしていくうちに、要領もつかめますよ。人間は環境に順応するようにできてるんですから。大丈夫、がんばってください。

お礼

お礼が遅くなり、申し訳ありません。
回答頂きありがとうございました。

励まして頂いて気持ちが楽になりました。
頂いたアドバイスを参考にして自分なりの努力をしてみます。

ありがとうございました。

補足

丁寧なアドバイスを頂き、ありがとうございます。

他人のペースは気にしないで自分のペースでいいのでしょうか・・・。
ちなみに今日もメール作成に時間がかかってしまい（私にとっては難しかったのですが）
上司から「もっと、時間を意識して仕事をするように」と叱られてしまいました（この上司も年下です）

でも、その後のメール作成の際は時間を意識して行う事ができたと思っています。
子供みたいですが、そのできた事に対して何か褒めてもらえる一言があったら、
私としては、達成感があるのですが、何も無いのですっきりしませんでした。
（他の人は褒められたりする事がよくあります。）

そんな事はきにするべきではないのでしょうか？

回答No.1

ka28mi

時間に追われるお仕事は精神的なプレッシャーが大きいですよね。

ミスをしないため、早く進めるため、の心がけですが、まず第一に同じ仕事をしていて早い人、正確な人に何かコツがあるのか、工夫をしている事があるのか、聞きます。
「○○さん、早くて正確ですよね。私、遅いので落ち込んじゃいます。何か工夫されていることってありますか？」と、相手を「デキる人」と認めた聞き方をすると結構教えてくれるものですよ。
教えてくれない場合は仕方ありませんから、その人と自分で何が違うのかを気にします。昔の職人さんは「技術は盗むもの」と言ったそうですが、それですね。
同じ仕事をしていても個性が違いますから、そのまま真似できるとは限りませんが、まったく違う仕事の人より参考になる可能性が高いです。

ご参考までに、私が問い合わせを受けるような仕事をした時に取っていた方法も書いてみますね。

≪型を作る≫
「何種類もサイトのサポートをしていてそれぞれ処理方法が違う」との事ですが、実際に型を作れるものはないでしょうか？ショッピングにせよ、質問にせよ、返信の型って結構似ているイメージがあります。
受付日などの情報があって、こちらから連絡した内容があって、ご回答や連絡事項があって、署名、という感じが多いです。フォーマットを多く作りすぎてしまうと検索に時間がかかって逆効果ですが、検索可能な範囲でフォーマットを作っておくと、作業時間が減る可能性はあります。
完全なフォーマットが無理なら、５Ｗ２Ｈを満たしているかチェック項目を作るだけでも、早くできる場合があります。

≪作業を早くする≫
当たり前の事ですが、実は意外とロスが多いところです。
例えば、タイピング速度。単純に考えて、一定時間の間で文字をたくさん打つことができれば、見直し時間が増えますよね。単語登録を使うとかの工夫はされてますか？以前、後輩でメールを１通作成するのに結構な時間がかかる人がいました。よくよく見ていると、あいさつ文や結句のような定型文言、会社名などをすべてイチからタイピングしていました。
他にも電話の待ち時間の間に別のメールを開ける、同じようなメールがないかざっと見渡す、など作業効率を上げられる事はないでしょうか？

≪誤字脱字への感度を上げる≫
知人で誤字脱字を「まったく」と言っていいほど、しない人がいます。文章を使い慣れているんですね。結果、誤字脱字のチェックをほとんどする必要がありません。当然、仕事は速いです。
「時間との勝負」なのは分かりますが、誤字脱字が多いのであれば、荒っぽくしすぎかもしれませんよ。結果、訂正に時間をかけていれば意味がありません。
これは訓練で上達します。と言うより、訓練でしか上達しません。質問者様の文書を拝見していると、なんとなく文章を書きなれていない、視点がぶれたように感じるところがあります。

例えば、「チェックをしてもらうと自分が作ったメールの文章に誤字・脱字、があるか、時間がかかりすぎることが悩みです。」という文章ですが、
「チェックをしてもらうと～」と言うのは、「質問者様」が「上司」に「チェックをしてもらう」ですよね？
「時間がかかりすぎることが悩みです。」と言う文章と繋がっていないと思われませんか？前半では質問者様は受身なのに、後半では質問者様が主体になっています。
私でしたら「上司にチェックをしてもらうと、自分が作ったメールの文章には誤字・脱字があることが多いです。また、メール作成に時間がかかりすぎることも悩みのタネです。」と２つに分けますね。
他にも、言葉の選び方に「ん？」と思うようなところがあります。もちろん人それぞれですので、好みの問題もあるとは思いますが。

具体的な提案ですが、人の文章を添削してみてはいかがですか？
意外とプロの作家さんでも単語や慣用句を間違っていたり、視点がずれていたりするものです。
人の文章を見ていると、分かりやすい文章、読みやすい文章の型が分かってきますよ。

２年くらいたつと、自分の「できてなさ」が見えてくる頃だと思います。大変でしょうけれど、そこで改善を考える人と考えない人には、大きな差がつきます。
頑張ってくださいね。

補足

丁寧なアドバイスありがとうございます。
また、質問文に関するご指摘ですが、確かに言われてみるとおかしな文になっていたと思います。
わかりずらい下手な文章で申し訳ありません。
質問を投稿する際に短くまとめようと意識しすぎてました。

守秘義務がある為、仕事内容はあまり詳しく書けないのですが、可能な限りで補足します。

まず、「仕事の速い人にコツを聞く」これはやってみます。そして、「仕事は盗んで覚える」これは両親にもよく言われることがありますので、実行しているつもりなんですが、まだまだかもしれません。

≪型を作る≫に関しては元々決まった文章はあるので、それを適宜変更して文章を作成しています。
≪作業を早くする≫の単語登録ですが、これは残念ながら毎日同じ席ではなく、他の人と席が共有なもので少々難しいかもしれません。なので、使える文章を探せるように過去対応を見るなど、工夫しようと思います。

また、人の文章の添削という点は他の人が作成したメール文を上司ではなく、オペレーター同士でチェックしあう事があります。その場合は誤字や脱字を見つけられるんですが・・・。

補足は以上です。長くなってしまいすみませんが、この補足に目を通して頂いて何かアドバイスがあればよろしくお願いします。