仕事の仕方について

質問

入社3年目です。
いまの部署に来て一年がたち、慣れてはきたものの、ミスが多く困っています。
内容としては、
⚪︎毎月つくる報告書類のExcelの式が何故か壊れていて、足し算が引き算になってしまっている
⚪︎打ち合わせのスケジュールを組むのに、もともと予定があってダメな日程だと気づかず振り出してしまう
⚪︎用意して共用スペースに置いた書類が、会議直前になってなぜか無くなっていることに気づく(もう少し前に確認しておけば、直前に慌てずにすんだ)
といった、初歩的なものです。
ですが、毎日とにかく忙しいと自分は感じており、勤務中もほぼ休憩せず仕事をこなしているのですが、初歩的なミスに気がつくことができません。
気軽に相談できる同僚がおらず、雑用の多くはわたし一人でやらなければなりません。他の先輩方がゆっくりしているときも、わたしは一人で作業にのめり込んでいます。何もかも自分ひとりでやらなければいけませんが、それができていません。
周りに気を配る気持ちの余裕もありませんが、できるようにならなければいけないと上司は言います。
どうすれば、ミスに気がつけるようになるでしょうか。
作業中は、とにかく一直線に集中してしまうため、あとから確認をするようにはしているのですが、電車がなくなるまで残業するか休みに出るしかないため確認を体力的に諦めてしまうことが多いです。無理してでも確認すべきなのですが…もっと生産的な方法はないでしょうか。

回答No.1

tukamon5151 · ベストアンサー

細かいミスが続く時の理由は大きく分けると以下の3つあります

1. 1日に取り組むタスクを把握出来ていない
2. 作業の完了条件が無い
3. 業務のゆとりが少なく、チェックや振り返りる余裕が無い

1.
始業の際に、一日の自分のタスクを洗い出してみましょう。この時、割り込みタスクを予測する必要はありません。この時のタスクの粒度はあまり細かくしすぎず、意味のあるまとまりの単位で切りましょう(例: ◯◯のMTGの資料作成、 ◆◆会社の営業とのアポイント等)。
タスクを一通り洗い出したら、ざっくりとでいいのでそれぞれどれ位の時間がかかりそうか見積もりを出してみてください。
見積もりができたら、後は優先順位を考えてざっくりと一日のスケジュールを引きましょう。
ココで大切なことは、スケジュールを守ることではなく、一日のタスクの優先度と大きさを認識することです。

2.
1で立てた1日のスケジュールを元に、タスクを順々にこなしていきます。
複数の事を同時に行なうのではなく、優先順位を決めて
一つ一つの作業に着手しましょう。
この際重要なのは
* 何をもって完了と言えるか？
を明らかにしておくことです。
完了条件が明らかになっていない状態で漫然と作業をしていても、
「頑張った感」
だけが残りますが、実際にその作業が進捗しているかどうかがわかりません。
誰が見ても完了と言える状態を定義する癖をつけると、
それだけで驚く程ミスが減り、質の良いアウトプットになります。

3.
最後に、たてるスケジュールと、着手する際の業務の時間にはゆとりをもたせましょう。
人には集中を連続して続けられる限界の時間があります。
わたしで言うと、だいたい1時間毎に5分程の休憩を挟んでいたり、
休むことを前提にスケジュールを組みます。
ゆとりを持って仕事に臨むと、その休みの間に頭をリフレッシュ出来るだけでなく、
書くスパンでの振り返り等、自分の作業を客観視する時間を作ることも出来ます。
まじめな人にありがちですが、ずっとぶっ通しで働き続けるのは、
一見頑張っている様に見えますが、仕事ではあまり尊重されないと思います。
仕事で最も大切なことは、一生懸命働くことではなく、
求められている以上のアウトプットを安定的に出し続けることです。
この視点を持つだけで、仕事中に休みを挟むことの本質的な意味がすっと入るのではと思っています。

上記に上げた3点を一気にやるのではなく、まずは1から初めてゆっくり自分の仕事のペースを作っていけば、必ず改善されると思います。

お礼

大変実践的なアドバイスをいただき、ありがとうございます。
上司にもどうすれば良いか聞いていたのですが、次々仕事を振られ、結局自分の業務を振り返ることができずにいました。
早速取り入れてみます。