締切済み

お客様とのやり取りの効率化について

2014/11/21 20:09

自分の仕事は大分効率かできてきているのですが、お客様とのやり取りが何度もあり、時間がかかってしまっています。定時で終わるはずの日が、お客様対応で残業になる事が多いです。何か良い方法はありますか？

marimonea
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その他（ビジネス・キャリア）
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専門家
横山真衣（@okwlb0001）ワークライフバランスコンサルタント

2014/12/02 16:26 回答No.5

株式会社ワーク・ライフバランスの横山と申します。ご質問に回答いたします。お客様とのやり取りに時間がかかってしまうとのこと。では、ちょっと視点を変えて考えてみましょう。もしあなたと同じ業務を上司や先輩がされた場合、あなたと同じ時間が費やされますでしょうか？数十分でも「短く対応できる」と思われたならば、あなたと上司・先輩との差は何でしょうか？経験？スキル？私たちは働き方を見直していく際、【要因分析シート】を用いて、原因を紐解いていく手法を用いています。例えば、「お客様とのやりとりに時間がかかる」という大きな課題に対し、「なぜ？」を繰り返していくのです。この時に、単に頭の中で考えてしまうとループしてしまうので、紙や付箋に書き出し、見える化することをお勧めします。進め方ですが、紙のいちばん左に「お客様とのやりとりに時間がかかる」と書き、その隣の列に「必要な情報が聞けていない」「知識不足」など考えられる要因を書き出します。そして各項目「必要な情報が聞けていない」に対し、「パターンが多く、体系化されていない」といったように、書き出した要因を更に深く探っていくのです。大きな要因も小さく分解していくことで、解決策を思い浮かびやすくなります。これは15分～20分あれば十分できますから、移動などのスキマ時間に考えてみてはいかがでしょうか？ご自身なりの要因分析を上司や先輩に見せることで、的確なアドバイスももらいやすくなるはずですよ！