内部監査で測定結果報告書の承認で指摘されました

質問

最近、内部監査が有りました。

指摘の中で、「客先に出している測定結果に職制の印がないと駄目」だと言われました。
実際、毎日測定しているのはパートさんです。
現場は、パートさん2名で仕事をまわしています。

測定器に関しては、渦電流式膜厚計を使用しています。
社内で、登録管理されているものです。
社内校正はされていて、記録もあります。
測定者は、パートさんですが自分が教育してキャリブレーションから測定まで
任せられるようにしてあります。
スキルアップ記録・作業能力表に評価してありますが
客先へのコピーの提出に、職制の印鑑は必要でしょうか？

量産品なので、コピーは毎日添付しています。
現場は、パートさん2人に任せている状態です。
測定結果報告書には、キャリブレーション実施者と
各処理毎の、6点測定の実施者は記載しています。

異常が見られるときは、連絡をするようになっています。

自分は、管理職を任されていますが
特に品質などの経験があったわけではないです。
一応QC2級までは取りました。

全部で3つの管理職を兼任しているため、常駐することができません。

客先への提出物なので職制のサイン、または判子が無いと駄目でしょうか？

駄目だとしたら、何か良い方法は無いでしょうか？
よろしくお願いします。

回答No.2

noname#208392 · ベストアンサー

内部監査でしょう？オーディターは同じ会社の人でしょう？聞いてみたらいいじゃないですか。なんでダメなんですかって。
あるいは監査の結果としてオーディターがレポートを作るはずですが、そこには「なぜいけないのか」という根拠が書かれているはずです。
まぁ、根拠なく俺ルールで監査するオーディターもいないとは言えないですが。

ここでは仮にオーディターがまともなオーディターだったとしましょう。
そのオーディターがダメだと言ったら、この種の話題はこんな公共の場所で聞いても意味のない話です。
おそらく、あなたの会社のマニュアルや規定書の類でそう決められていることなのでしょう。
あるいは、あなたの業界では暗黙のうちにそういう決まりになっているのかもしれません。

>客先への提出物なので職制のサイン、または判子が無いと駄目でしょうか？
一般的に言えば別にダメじゃないでしょう。
私はハンコもサインもない測定レポートを客先に送ってますよ。
うちの会社にはそういう決まりはないし、客先だって要求してませんから。

品質というのは要求事項を満たす度合いを言います。
ISO9001に基づく内部監査だと勝手に思っていますが、ISOでは品質をそういうふうに定義しています。決して高級だとか、壊れないとかそんなことではありません。
典型的な要求事項は図面や仕様書です。「図面通りにできていない」というのは品質の悪いものです。
会社の基準書の類だって要求事項のひとつです。
実用上問題はない、というのは品質管理システム監査をするときには何の言い訳にもなりません。決められたことを守っているかどうかが問題なのです。

いい例が昔あった不二家で期限切れの原料を使った事件ですよ。
あれは、それで病人や死人がでたわけではありません。まさに「実用上問題はない」のです。現場の人だってそう思ってたからやったんでしょう。
品質管理システム的に言えば、使ってはいけないはずの期限切れの原料を使った、つまり決められたことを守っていないことだけが問題なのです。

>駄目だとしたら、何か良い方法は無いでしょうか？
まず、なぜだめと判断されたのか確認するのが一つ。
もし社内規定の問題なら、規定を変えてもらうんですよ。
例えば代理人を任命することができて、その代理人のハンコでもいいことにする、とか。

もし根拠のないただのオーディターの俺ルールならあなたはゴネる権利があります。

回答No.1

Tann3

ダメとか、それで良い、という客観的な基準があるわけではなく、「そのデータに誰が責任をとりますか」ということです。
　そのデータに何か問題があったとき、それにより客先に被害や損害を与えたときに、パートさんに責任を取らせ、賠償させることができますか？　
　パートさんという個人ではなく、会社として責任を取るわけで、本来は「社長」が責任者なのですが、その責任を委譲された者が「職制」ということです。

　印があろうがなかろうが、「職制」としてあなたにその責任があるということを、あなた自身は認識していますか？
　会社の中で、あなたの「権限」と「責任」は何なのですか。それが全ての判断ポイントです。

　指摘の趣旨は、その「権限を移譲された者」が誰かを「明示せよ」ということでしょう。決して「印」という形式的な問題ではありません。

＞駄目だとしたら、何か良い方法は無いでしょうか？

　印がなくとも、会社として責任を持つ旨、契約書なり会社の定款に明記すれような代替案もあるでしょう。現実的ではありませんが。
　内部監査部門に提案してみてはいかがですか？