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売上履歴をオフィスで管理する方法
- 売上履歴を管理するためには、エクセルでの打ち込みが一般的ですが、効率が悪いため改善したいと考えています。
- エクセルでは、文字制限やデータ量の問題がありますので、Accessを使用することを検討しています。
- 導入費用がかかる販売管理システムを導入せずに、Office内で売上履歴を管理する方法を教えていただきたいです。
- heartmakeup
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- 財務・会計・経理
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>Ａｃｃｅｓｓは先述のようなデータ管理をするものなのでしょうか？ そうです。 プロの方々の中には、アクセスなんか大したことないという人も多いようなのですが、たぶんそればSQLサーバーとかオラクルとかと比べた話で、気合のエクセルで乗り切れるくらいの規模なら問題いと思います。 >少し調べたところメモ型でも文字制限があるという事ですが 文字数の制限とはフィールド(しいてエクセルに例えれば、セルにあたる)に格納する文字数の制限のことでしょう。 現在のエクセルのスプレッドシートで各セル5文字程度ということであれば、文字数制限なんか全然関係ないです。 >1000行超えるような量です。 「行」はアクセスではレコードに相当しますが、1000レコードなんてアクセスにとっては物の数ではないです。 まずは「初めてのAccess」みたいな感じの入門書をご覧になったらどうでしょう。 アクセスが難しいのは、エクセル、ワード、パワーポイントといったようなソフトのように、具体的に見えている何かを編集するわけではないことです。 データベースの設計というのは少し抽象的な作業になるので、アクセスを開いてみて「はて、これで何ができるんだ」ということになるとおもいます。 フィルタで当該データを探すというのが主な作業であれば、入門書もまずは「テーブル」と「クエリ」のところを読めばいいです。クエリもいろいろなことできますが、当面の目標は「選択クエリ」が使えるようになることです。 ただ、テーブルとクエリだけではかっこいい帳票で出力するというようなわけにはいきません。 まず最初はアクセスでするのはデータ処理だけにして、そのデータをエクセルに写したうえでかっこいい表やグラフにするという風に使うといいのではないでしょうか。 そうして使いながら、複数の表を結合するとか、入出力インターフェースを作るとか、少しづつレペルアップしていくといいと思います。 まずはとにかくクエリを十分に使えるようになることです。クエリで実現する機能こそが、データベースソフトを使う理由なのですから。 そのうちにVBAなども使えるようになると、とても使い出のあるデータベースを作ることができるようになります。
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データベースの概念がわかり、どの項目をキーにするかを設計できればAccessの方が、便利でファイル容量も小さくできます。 ＞エクセルで Ａ Ｂ Ｃ Ｄ Ｅ Ｆ で各セル5文字位で1000行超えるような量です。 →AからFまでの６要素程度なら、何万レコードでもAccessの方が有利です。 しかし、６要素程度でデータベースを構築するのももったいないので、Excelでも良いと思います。 時間ができたときにＡｃｃｅｓｓを勉強してみてください。 販売管理システムを導入するより、自分でＡｃｃｅｓｓをいじれるようになると、かなりコスト削減ができます。
- stardelta
- ベストアンサー率25% (293/1135)
売り上げ履歴ということでそのくらいのデータ量だとアクセスが最適と思います。 後で見たいデータはお客様の購入履歴でしょう、 お客様の電話番号とか名前を入力してこのお客様がいつ何をかったか。 あるいは商品名を入力してどのお客様が買ったかのリスト。 いつからいつまでの期間にこの商品はどの位売れたか、またそのお客のリスト。 お客ごとの一年間の売り上げ一覧。それによるお客様へのお礼のための宛名シール印刷。 などを実際にアクセスでやっています。今使っているのはプロの方のアルバイトで格安に作ってもらいました。 時間がかかっても良いなら入門書から入って自作も可能ですよ。
- hav16040
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Accessは学んで損はないと思います。入門者向けのテキストを購入してとりくんでみてはどうでしょうか。 とはいえ、いきなり現業務で実用的なデータベースをつくれないかと思います。 とりあえずは、EXCELでデータを継続してつくり、Accessが理解できてきたら、Excelでつくってきたデータを移行してゆくのが良いかと思います。 EXCELではCTRL＋Fキーの検索を使うと目的のデータを検索しやすくなります。
- lv4u
- ベストアンサー率27% (1862/6715)
>>販売管理システムは導入する予定はなく どうにかＯｆｆｉｃｅで済ませたいんですが やはりexcelでズラズラ打ち込むのが最善なのでしょうか。 どういうことをやりたいか？によって最適なソフトは変わります。 ただし、一般論として、売上履歴入力であれば、エクセルは不適で、Ａｃｃｅｓｓを使うほうがいいでしょうね。 また、素人さんであれば、販売管理システムを導入するのがベスト解でしょう。 でも、ソフトの導入が嫌で、さらにＡｃｃｅｓｓも判らないとなれば、現状のままエクセルを継続されればいいと思います。
