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文書の保管期間について
ちょっと細かい話なのですが、当社では文書と記録は管理手順書を別にしております。（記録は文書の一部ではありますが・・・） 保管期間を定める場合に、記録に保管期間を設けることになんら違和感はないのですが、例えば手順書類の文書に保管期間を設ける場合には違和感を感じます。保管期間が過ぎたら手順書を廃棄してもいいという理屈はおかしいからです。手順書であればほぼ永久使用のはずです。 保管期間は常識的には記録に関する要求として捉えてしまっていいのでしょうか？ 文書管理手順書、記録管理手順書を作成していて疑問に思いました。 宜しくお願い致します。
- oimoita
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こちらを参考に。 文書保存期間の目安 https://www.tkc.or.jp/bhk/bhk.htm
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- nerimaok
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回答No.1
その場合の「手順書」は「改訂して古くなった手順書」の場合に該当するんではないでしょうか?
お礼
ご回答ありがとうございます。 改訂後の旧版については廃棄の規定にて管理をしているので使用不可の状態で廃棄されるか責任者の許可を得て廃止文書であることを明記して保管可能としています。 廃止文書なのでその保管期間にまで触れる必要はないと考えています。