ISO文書管理の電子化について

質問

ＩＳＯ文書管理を電子化しようと取組んでいます。ソフトを購入するには高いし自社にあったものにするため自作しました。ここに来てほぼ完成に近づいてきましたがどのようにすればよいか判らないことがあります。新しく文書が承認された場合に文書が更新された通知をするようにしますが、この時一方的に通知するだけでよいのでしょうか。通知した相手から確認を取る必要があるでしょうか。ＩＳＯの文書管理に関する要求事項にはここまでなかったと思いますがどうでしょうか。

回答No.3

noname#230359

ISO9001認証取得済みメーカーです。品質文書は まだ全て紙です。
「通知した相手から確認を取る必要があるでしょうか。」というご質問ですが、参考までに、うちのやり方を説明します。
品質文書を他部門に配付する場合は、品質文書に「配付・回収票」を添付します。配付先の品質文書管理責任者は「配付・回収票」に文書を受領した日付を記入、捺印し、「配付票」は保管、「回収票」は配付元に送付します（旧文書がある場合は添付します）。
最新版の管理を確実にするために、こういう方法を採っています。
もし、品質文書を電子化するとすれば、「配付・回収票」はメールでのやり取りになると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。最新版の管理を確実にするにはこの方法が一番よいのかもしれません。参考にさせていただき運用上/管理方法を作っていきます。ありがとうございました。

回答No.2

noname#230359

こんにちは、ISO文書の電子化なんですが、まず貴社の文書管理規定等の中で、電子化に対する管理方法が確立されておられますか？ISO規格で要求されている、いないは別としまして実運用で支障をきたすと考えられます。文書が更新された場合は、更新連絡を当該文書責任者が実施し、電子化されたISO文書マップとうにバージョン表示して（Newとかのマークを入れる）改訂されたことを表示されては如何でしょうか。

参考URL：

http://www.takeuchi-iso.com/

お礼

ご回答ありがとうございます。要求事項としては問題ない状態になっていると思いますが運用上でどのようにしていくかが私どもの現在の課題となっております。要求事項と運用方法は別物で、要求されていないからといって済むことではなく、企業として実運用で支障がないようにしなければなりません。貴重な意見ありがとうございました。

回答No.1

noname#230359

おはようございます。
電子化とは呼べないですが運用の一例として見てください。

文章の作成,変更後プリントアウトした原紙を承認手続き（電子承認では有りません原紙で実施します）。
原紙は作成部署が保管。
一部のみ管理コピ－を作成し一ヶ所にて保管（管理コピ－は受け取り確認実施）。
全社の閲覧用としてスキャナ－にてP/C上にコピ－作成（P/C読み込み作業の確認実施）。
作成,変更部署は関係部署に文章の作成,変更をメ－ルで通知。
メ－ルの受け取り確認は開封返信機能で実施。
通知を受けた部署は　管理コピ－かP/Cで内容確認。

コストを考えての内容です。
自信ありません参考程度にしてください。

お礼

ご回答ありがとうございます。なるほどコスト面でよく考えられた運用方法だと思います。参考になります。