ISO9001 文書管理について

質問

ISO9001の文書管理の要求事項の中に「どれが外部文書か明確にしなさい。その配布管理もしなさい」という主旨のものがありますが、どういう不具合を防止するためのものか、理解できません。教示ください。
その他の要求事項は要求以前の常識的なことばかりですが、発想が貧弱なのか、この要求の重要性を認識できません。
当方はゼネコンで工事事務所を指導する立場です。
よろしくお願いします。

回答No.1

process9 · ベストアンサー

process9です。
ISO9001の取得に関わったことはありませんが・・・・
調べたところ、ざっくりとした意味では、

＞外部文書
＞・外部から入手する文書でも、仕事のやり方を指定するものについては、
＞　文書として管理すること（顧客 から渡された仕様書や図面、共通仕様書、
＞　関係する法律やＪＩＳ規格など）。
＞　どれが管理する外部文書であるのかを決めること。
＞・これらを社内に配布する時は、やはり上のｄ）に記したように、配付の管理をすること。

とありますので、これも常識的な範疇かと。

＞どういう不具合を防止するためのものか
まず、渡された図面や共通仕様などが自分たちの都合の
いいように変更してはいけないからでしょう。
（電話内容で話して合意を得たものであってもかな）。
その変更にて、責任の所在がわからなくなる。不具合が出たときの
連絡先が内部・外部どちらに聞けばいいのかわからなくなる。
なのでちゃんと、渡した外部の方に変更依頼をして、書き直してもらって
最新として頂く。
また、外部文書に指定されている要求や仕様に製品やサービスが沿って
いるかというのをチェック（顧客から求められているものを全て網羅しているか）する資料にも使用するでしょうし。
これらを実現するには、どの資料が勝手に書き加えてはいけないもので、
変更を要求したい場合には、どこに依頼すべきなのかなどが
管理されていないとできないことでしょう。

配布管理に関しては、文書の最新管理にも関わるのではないですか？
渡された図面や共通仕様の差し換えなどがあった場合、
よく前のは忘れてくださいとか、これを最新にしてください。
などあると思うのですが、複数の部署に配布しているときなど、
どこの部署に配布しているのかわかってないと
そこの部署は、前の版で作成することにもなりかねません。
ちゃんと最新の外部文書に沿ってやっているか。
差し換え依頼があったら、ちゃんと連絡がされているか。
（ここが重要でしょうね。文書置き場には最新があっても、
手元にある印刷された古い版で仕事している場合が出てきますから。）
これらをやるには、配布管理をやらないと実現できないのではないでしょうか。

というか、なんらかの形で既に実行してると思いますけどね。
（きちんとやってるかは別として、常識でしょうから・・・）
要は、文書管理における他の要求事項は主に内部文書に関して
で、外部（で作成された）文書はこのくらいは管理しましょう
とのことでしょう。

この辺の理由からではないでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます
また、お礼が遅れて申し訳ありません。

外部文書≒受領文書（変更指示書や新たな要求）のイメージなのですね。
外部文書は製本された共通仕様書、標準仕様書のイメージで凝り固まっていました。目からうろこのような気分です。