仕事をためない方法

質問

社会人二年目で、仕事の仕方について質問があります。

事務仕事なのですが、問い合わせが多く、常に電話の取次や書類の持ち込み、メール対応を同時にやっています。
また、会話の多い部署なので、常に黙っているわけにもいきません。そのため、終業後18時以降でないと集中できる時間があまりありません。
そんな環境下、

◯上司や先輩に聞いて理解したつもりだったが、途中でわからないことが出てきたもの
◯じっくり考えないとわからないもの(仕訳がどこに立っているのか等)
○単純作業だが時間がかかるもの
◯何度も他部署に確認しないといけないもの(こちらから確認を入れないといけないもの)

上記のようなものを溜め込んでしまいます。
指示を早く出さなければ、といつも思っていますが、気がつくと机に書類も仕事もたまっていて、全てやってから帰ろうとすると終電近くなってしまいます
(最近は諦めて22時までは帰るようにしていますが)

これから新人の教育係にもなるので、仕事を効率化したいのですが、
具体的にどんな対策を取ればよいでしょうか？

回答No.4

demerger · ベストアンサー

社会人二年目で、下記a～d（すみません、当方でアルファベット付番しました）のように、
仕事の分類ができるのは、素晴らしい能力をお持ちだ、と感じました。

a　○　上司や先輩に聞いて理解したつもりだったが、途中でわからないことが出てきたもの
b　○　じっくり考えないとわからないもの(仕訳がどこに立っているのか等)
c　○　単純作業だが時間がかかるもの
d　○　何度も他部署に確認しないといけないもの(こちらから確認を入れないといけないもの)

このうち、

aとdに関しては、就業時間内にすべき仕事になるように思います。
（他人・他部署との関連が大きいので）
さらに
aについては、上司や先輩の立場からすると、生じた時にすぐ、報告・連絡・相談（ほれんそう）してほしい事のように感じます。
dについても、同様に、他部署の立場からすると、生じた時にすぐ、確認してほしいように思います。

bとｃに関しては、自分自身の業務処理なので、これは、最悪、後回しにする仕事のように思います。
特に
ｂについては、日中会話が多いとのことなので、集中できる時間に、ミスなく処理したいように感じます。
ｃについては。
仕事の内容に依ると思いますが。
15時頃に処理する・・つまり、午後のダレダレ（集中が途切れる）時間帯に向く仕事ではないか、と感じます。

きちんとご自身で
「溜めこみがちな仕事」を分類されている訳ですから、
そうした仕事を一つの「まとまり」として捉えて
「成すべき時間帯」に振り分けてしまうと方法は、どうでしょうか。

お礼

a・dは確かに他部署ともかかわるものなので、先にやるべきですね！
ただ、a・dがbの性質をもつことが多いので、なかなか大変かもしれません。
順番としては
a・dのうちて早くやれるもの→a・dのうち時間のかかるもの→b→c
の順に片付けていくのがいいでしょうか。

やってみます！

回答No.5

ele_sheep

常に電話での問い合わせに対応しているのを何とかしないと効率化は難しいでしょうね

よくあるＱ＆Ａリストをつくってみる
電話での問い合わせは緊急性の高いものだけにしてもらい
緊急性の低いものは定形フォームに記載してメールしてもらう

仕事のインプット方法に改善ポイントがあるように見えます

回答No.3

histrie22

優先順位を付けず、舞い込んできた仕事に取り掛かかる事です。

よくあるビジネス書やアドバイスは「緊急度」や「重要度」で優先順位を付ける、
というものです。
これは職種にもよりますが、あんまり役に立たないような気がします。

仕事が「５つ」ならそれも良いですが、１つ目の作業をしている間に６つ、７つと
増えていくものです。
優先順位はころころ変わりますので、考える時間があれば何かに取り掛かる方が
良いと思っています。

ただ、他者とやりとりが必要なものは〇時くらい、自分１人でできることは〇時くらい、
というおおよその目安はつけます。

自分１人ででき、集中を要する仕事は電話が頻繁にかかってくる時間帯には不向きとかですね。

お礼

優先度がどんどん変わっていった結果、いつまでも後回しになっているものが残っている、というのが現状です。

また、集中を要する仕事は19時以降になり、気がつくと22時くらいになっています。
ここまで遅くならずに済むように、効率化したいために質問させていただきました。

回答No.2

f-uga

社会人2年目の開発職の者です。

重要度と緊急度で判断しましょう。
重要度は高いが、緊急性がなけれ後回しにする。
重要度が低くても、緊急性が高ければ優先的に進める。

会話が多いので黙っているわけにはいかないと言うのは、
仕事をためてしまう言い訳にしか捉えられません。
仕事がたまっているののであれば、周りのことは気にせず集中するべきです。

仕事が遅れているという、周囲へのアピールも必要です。
仕事が遅れている人に、わざわざ別の仕事の話や無駄話をしてくる人なんていないでしょう。
いるのであれば、それは社風に問題がります。

>上司や先輩に聞いて理解したつもりだったが、途中でわからないことが出てきたもの
報連相が出来ていません。
5分自分で考えても分からなければ、すぐに確認に行きましょう。
分かりもしないのに、一人で考えている時間は無駄です。

>じっくり考えないとわからないもの(仕訳がどこに立っているのか等)
どこかでまとまった時間を確保し、考えるようにしましょう。
メール対応は後回にし、電話対応は周りの人にお願いしましょう。

>単純作業だが時間がかかるもの
簡単な仕事で量が多いと言うことでしょうか？
簡単な仕事は、難しいしい仕事の合間(休憩代わり)に行うのが効率が良いです。

>何度も他部署に確認しないといけないもの(こちらから確認を入れないといけないもの)
予め考えられる事態は想定し、1度で確認しておきましょう。
それでも確認しなければならない事態は発生しますので、確認する回数を減らすようにするとが大事です。

すべてを満たす必要はありませんが、
効率よく仕事を進められる人には、
このような人が多いのではないでしょうか。

一、効率よく仕事を進められる人は、
重要度と緊急度から、その仕事の優先度を決めることのできる人です。

一、効率よく仕事進められる人は、
難しい仕事の合間に、簡単な仕事を処理することのできる人です。

一、効率よく仕事を進められる人は、
仕事を時間で区切って進められる人です。

一、効率よく仕事進められる人は、
書類のコピー中やトイレに行っている間でも、効率の良い方法を模索する人です。

一、効率よく仕事を進められる人は、
休憩時間には絶対に仕事をしない人です。

お礼

・時間を区切って仕事をする

これは大事ですね。
仕事が終わらないのを理由に、ついだらだらと続けてしまっていたので、デッドラインを設けて必ず守るようにします。
ありがとうございます！

回答No.1

Ghionea_329

文面からしますと、営業事務かなと思いました。

会社の規模にもよりますよね。
私自身には専門業務があっったのですが、その昔中小企業で
産休を取った事務員の代わりとして派遣スタッフを雇うまでの
短期間、という条件で受け継いだことがありました。
単純作業と思いきや、処理の流れや処理のコツをつかまないと
意外と大変な作業と実感しました。

事務は集中力と、何を優先にするかという処理能力がかなり
必要だと思いました。　
効率をあげるためには　○（質問中）の内容は保留としてファイルを
別にしておく、また書類を持ってくる社員に対しても受付時間を
決めたり、同日処理・3日以内・一週間以内など受付ボックスを
別にするなど工夫されてはいかがでしょうか？
つまり、ファイリングの徹底・細分化ではないかと思います。

お礼

・書類の受付時間を決める
・いつまでに処理するかでボックスをつくる

これはとても良いですね！
参考にさせていただきます。ありがとうございます！