文書番号のふりかた

質問

今度、会社で文書管理を担当することになったのですが、書類にどのような番号をつけたら便利なのか分からなくて困っています。

みなさんの会社では見積もり、契約書、請求書など文書の番号の付け方はどのようにしていますか？

今考え付くのは「○○01-04-01」→「区分（請求書か見積もりかなど）／西暦-月-発行順番号」などの簡単なものなのですが、もっと管理しやすい番号はないでしょうか？

よろしくお願いします。

回答No.1

noname#24736

文書番号の付け方は、お考えの方式で宜しいと思います。

将来、パソコンなどで管理する場合ことを考慮すると、番号の間の－（ハイフン）はないほうが良いかと思いまする

ご存じとは思いますが、文書管理で難しいのは、各部署での文書の重複保管の排除・同一文書の共同管理・保存年限・廃棄決定などが重要なポイントになります。

その辺りに留意されて、ご検討ください。