文書番号について

質問

製造業で総務部に所属しています。文書管理手順書の文書番号のつけ方について見直しを行っています。
改版、改定、改訂、改訂番号と訂符、全面改定、部分改定、全面改訂、部分改訂といろんな言葉があって頭の整理と使い分けについて困っています。

改版は、『印刷物の原版を新しく作りなおすこと。書物などの内容を訂正し、印刷・発行しなおすこと。また、その出版物。』とあります。
改定は、『法律や制度など以前のものを改めて新しく 定めること。』とあります。
改訂は『書物の内容（誤字脱字等）を改め正すこと。』とあります。

改版は改定と改訂の両方の意味を持っている言葉ですか？
全面改定とは誤字脱字を修正する改訂の意味も含めていいのでしょうか？それともあくまで改定と改訂は区別すべきでしょうか？例えば内容の見直しと誤字脱字の修正の両方を行った場合は改定番号と改訂番号は両方つけなおす。ということでしょうか？

全面改定と部分改定の境界線は一般的にどこでしょうか？いくつ以上改めた場合に全面改定とすべきでしょうか？それとも責任者の判断にまかせる感じでしょうか？

改訂番号と訂符の違いはなんでしょうか？誤字脱字を修正した箇所に直接記すのが訂符で修正箇所には特に記さない場合は改訂番号で明示するのでしょうか？

細かくて大変恐縮ではありますが、アドバイスをお願いします。
※上司に聞いて下さいというような類のご回答は期待しておりません。ご理解下さい。

回答No.2

isoworld

少なくともＩＳＯの審査では、改訂でも改定でも改版でも言葉はどーでもよいことで、文書の変更点と版の識別が出来るようにしておけば宜しい。ちなみにＩＳＯ／ＪＩＳ規格が変わるときは改定と言っているようです。

　私がコンサルティングする場合はすべて改訂だけにしています（部分改訂も全面改訂もいちいち区別しません）。

　余計なことですが、誤字脱字は（内容が重大な場合を除いては）修正すべき点をまとめて持っておき、もっと大きな内容の変更の機会に一緒に直せば宜しい。誤字脱字（（内容が重大な場合を除く）を直すことは本質的な問題とかけ離れているので、そんな修正には何もマークしません。

　そんなことよりも、文書の配布と配付の違いに注意するほうが大事です。どうでもよい些細なことに時間を費やすよりも、もっと本質的な課題に取り組むべきです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
おっしゃるとおりだと思います。

ところが、弊社のマネージャーの中にへそ曲がりの方がいまして言葉の定義について
非常にうるさいのです。要点だけ押さえたルールにすると従ってくれないのです。
それなので、その方が何も言えないような文書管理手順にするためにご質問させていただきました。

最初の方と同じお礼の内容になってしまいましたがご了承下さい。

回答No.1

trytobe

ISO などでの文書管理では、そのような文書の内容が変化した経緯を記録するようにせよ、としているはずで、

それができるようなルールが「文書管理手順書」に書かれていれば、その通りに「管理文書」の内容が変わるたびに年月日と変更内容の記載があればいいだけです。

難しく考える必要はありません。

文書を全部見直すようなときは、改版＝全面改定。一部修正（改正・改訂）や変更は、まとめて一部改定。

つまり、普通の書籍が第○版第○刷とあるように、「(全面)改版」と「(一部)改定」の二種類しか発生しないように定義しておけばいいのです

お礼

ご回答ありがとうございます。
おっしゃるとおりだと思います。

ところが、弊社のマネージャーの中にへそ曲がりの方がいまして言葉の定義について
非常にうるさいのです。要点だけ押さえたルールにすると従ってくれないのです。
それなので、その方が何も言えないような文書管理手順にするためにご質問させていただきました。