ビジネス文書について

質問

文面の内容をどのように書いてよいのか悩んでいます。どなたか詳しい方、ご教示ください。

３社より見積をとり、決定業者Ａ社への結果通知で悩んでいます。
上層部へ決済を伺うのに、決済文書に契約書、仕様書、他社見積書、結果通知書（３社分）を添付との指示。すぐにＡ社へ連絡し、決定した旨を伝え、添付書類の１つ目の契約書を作成し送っていただくように依頼しました。そこで添付書類４つ目の結果通知書なのですが、もちろん文面で正式に決定を伝えるのは当然だと思いますが、決定したことの旨だけの文面でもいいのでしょうか？

私は決定の結果通知で契約書などをお願いするものだと思っていたのですが、結果通知書も契約書も一緒に添付との指示だったので、文面の内容に困っています。

適切な文面などありますでしょうか？一般的には相見積から物品納入完了までの流れはどんなものなのでしょうか・・・・はじめてなもので、よくわからないまま進めている状況です。

回答No.4

AR159

質問文が分かりにくいのですが、上層部に決裁をもらうというのは「Ａ社に決定する」という案件のことではないのですか？

だとすると、社内の正式決定の前にＡ社に通知してしまったということになりますが。またその場合、決定する前に契約書を取り寄せるということにもなるので、Ａ社側も困惑しているのではないですか？

通知書の文面だけならこういったところで。

http://www.bizocean.jp/doc/detail/105051/

補足

文章がわかりにくくてすみません。。。

Ａ社の方は快く了解してくれました。
ただ、私も契約書については「？」と思っているところです。決定通知を送って契約書をお願いするものだと思っていたので…

ご回答ありがとうございました。

回答No.3

osakajapan2001

仕事を請け負いに出すのに
相手に合わせる必要はありませんが
ものには雛形がありますので　参考にはなります
この問題は日本語の基本的文章作成能力の問題でビジネス文章の問題ではありません
ネット上の雛形をお勧めはしませんが　そちらの検索を先ずなさって下さい

※貴方の質問文は少し理解しにくい文書だと書けば　気分悪いよね
ゴメンネ

補足

ご指摘の通りです。
子供のころから、文章作成が大の苦手で…

困り果ててます。。。

回答No.2

papafuji

相手A社へ決定通知書を作成する時に二部つくり（コピーでも）一部は相手にそして契約書をコピーと合わせて、又他社見積もりを同じく合わせて出す。そして、契約書の一部を相手に渡すと契約完了です。

補足

参考になりました。

ありがとうございました。

回答No.1

RTO

A社に「他社の見積書」を送るのは信義にもとる行為かと存じます。

補足

文章力不足ですみません。

「他社の見積書」は、上層部への決済伺いの際の添付書類の１つです。

Ａ社へは、決定通知を送ります。Ａ社に送る前に、その決定通知を、決済伺いの際に添付しなければなりません。